Wat is BTW? Definitie en basis
BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde (in het Engels: VAT – Value Added Tax). Het is een indirecte belasting die consumenten betalen over producten en diensten. In officiële termen heet BTW ook wel 'omzetbelasting'.
Hoe werkt BTW?
De consument betaalt BTW aan de verkoper (jou als ondernemer). Jij incasseert die BTW en draagt het periodiek af aan de Belastingdienst. BTW is dus een doorgeef-belasting: jij int het namens de overheid.
Voorbeeld:
Je verkoopt een product voor €100 exclusief BTW. Je berekent 21% BTW = €21. De klant betaalt €121. Jij houdt de €100 en draagt de €21 BTW af aan de Belastingdienst via je BTW-aangifte.
Waarom 'toegevoegde waarde'?
De naam komt omdat BTW alleen geheven wordt over de waarde die je toevoegt. Als je producten inkoopt en doorverkoopt, betaal je alleen BTW over je marge (verkoopprijs min inkoopprijs). Dit komt door het systeem van BTW-aftrek (zie verderop).
BTW-tarieven in Nederland: 21%, 9% of 0%?
Nederland kent drie BTW-tarieven die je toepast afhankelijk van wat je verkoopt:
1. Algemeen Tarief: 21% BTW
Dit is het standaard tarief voor de meeste producten en diensten.
Voorbeelden:
• Kleding en schoenen
• Elektronica (computers, smartphones, TV's)
• Meubels en woninginrichting
• Software en digitale diensten
• Horeca (restaurant, café) – alleen ter plaatse consumptie
• Dienstverlening (advies, reparaties, kappers, etc.)
• Auto's, motoren en fietsen
2. Verlaagd Tarief: 9% BTW
Het verlaagde tarief geldt voor eerste levensbehoeften en bepaalde culturele/educatieve diensten.
Voorbeelden:
• Voedingsmiddelen (brood, groente, fruit, vlees, zuivel) – let op: veel uitzonderingen!
• Water (drinkwater)
• Medicijnen (op recept)
• Boeken (fysiek en e-books)
• Kranten en tijdschriften
• Personenvervoer (openbaar vervoer, taxi)
• Kunst en antiek
• Toegang tot musea, concerten, sport evenementen
• Kampeerterreinen en hotels
• Kapper diensten
• Renovatie en herstel van woningen (vanaf 2 jaar oud)
Uitzonderingen bij voedsel (blijven 21%):
• Alcoholische dranken
• Frisdranken en sap
• Snoep en chocolade
• Luxe voedsel (kaviaar, kreeft, etc.)
• Eten in restaurants (alleen afhaal kan 9% zijn, afhankelijk van product)
3. Nultarief: 0% BTW
Technisch gezien is dit ook BTW, maar dan 0%. Dit is niet hetzelfde als BTW-vrijgesteld (zie verderop).
0% BTW geldt voor:
• Intracommunautaire leveringen: B2B-verkoop binnen de EU aan bedrijven met geldig BTW-nummer
• Export buiten de EU: Verkoop aan klanten buiten Europa
• Scheepvaart en luchtvaart: Bepaalde diensten in internationale sector
Voordeel 0% vs vrijgesteld: Bij 0% BTW mag je wél voorbelasting (BTW op inkopen) aftrekken. Bij vrijgestelde omzet niet.
Wanneer ben je BTW-plichtig?
Niet iedereen hoeft BTW te berekenen. Of je BTW-plichtig bent, hangt af van je situatie:
Je bent BTW-plichtig als:
• Je als ondernemer goederen of diensten levert in Nederland
• Je omzet hoger is dan €0 (er is geen omzetdrempel in Nederland!)
• Je BTW-nummer hebt aangevraagd bij de Belastingdienst (gebeurt vaak automatisch bij KvK-inschrijving)
Uitzonderingen – Je bent NIET BTW-plichtig als:
• Je gebruik maakt van de kleinondernemersregeling (KOR) (zie verderop)
• Je alleen BTW-vrijgestelde diensten levert (bijv. zorg, onderwijs, verzekeringen)
• Je een particulier bent die incidenteel iets verkoopt (geen structurele onderneming)
Automatisch BTW-plichtig:
Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel als ondernemer, word je meestal automatisch BTW-plichtig en krijg je een BTW-nummer toegewezen. Dit tenzij je aangeeft gebruik te willen maken van de kleinondernemersregeling.
Let op: Ook als je nog geen omzet hebt gemaakt, kun je al BTW-plichtig zijn zodra je je inschrijft als ondernemer!
Kleinondernemersregeling (KOR): Vrijstelling van BTW
De kleinondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling waarmee startende ondernemers geen BTW hoeven te berekenen over hun omzet.
Voorwaarden KOR:
• Je verwachte omzet in het lopende jaar is maximaal €20.000 (exclusief BTW)
• Je omzet in het voorgaande jaar was maximaal €20.000
• Je bent gevestigd in Nederland
• Je levert geen vrijgestelde prestaties (zorg, onderwijs, etc.)
Voordelen:
• Je hoeft geen BTW te berekenen op je facturen
• Je hoeft geen BTW-aangifte te doen
• Administratief eenvoudiger
Nadelen:
• Je kunt geen BTW terugvragen over je inkopen (voorbelasting)
• Je facturen zijn minder aantrekkelijk voor zakelijke klanten (zij kunnen geen BTW aftrekken)
• Bij overschrijding van €20.000 wordt je alsnog BTW-plichtig (met terugwerkende kracht over hele jaar!)
Wanneer is KOR interessant?
• Als starter met weinig inkopen/investeringen
• Als je vooral aan particulieren verkoopt (B2C)
• Als je omzet ruim onder €20.000 blijft
Wanneer NIET voor KOR kiezen?
• Als je veel inkopen doet waarop je BTW kunt terugvragen
• Als je vooral aan bedrijven verkoopt (B2B)
• Als je verwacht snel boven €20.000 omzet te komen
BTW-aftrek: Voorbelasting terugvragen
Een groot voordeel van BTW-plichtig zijn is dat je BTW-aftrek (of vooraftrek) mag toepassen. Dit betekent dat je de BTW die je betaalt over zakelijke inkopen kunt aftrekken van de BTW die je int over je verkopen.
Voorbeeld BTW-aftrek:
• Je verkoopt producten voor €10.000 ex BTW → je int €2.100 BTW (21%)
• Je koopt voorraad in voor €6.000 ex BTW → je betaalt €1.260 BTW (21%)
• Af te dragen BTW: €2.100 - €1.260 = €840
Je draagt dus alleen de netto BTW af: het verschil tussen geïnde en betaalde BTW.
Voorwaarden voor BTW-aftrek:
• De kosten zijn zakelijk (niet privé)
• Je hebt een correcte factuur met BTW-specificatie
• De leverancier is BTW-plichtig (heeft geldig BTW-nummer)
• De kosten zijn redelijk en noodzakelijk voor je bedrijf
Wat kun je aftrekken?
• Inkoop van handelsgoederen
• Kantoorbenodigdheden
• Software en abonnementen
• Marketing en reclame
• Vervoerskosten (auto, brandstof – gedeeltelijk)
• Huur bedrijfspand
• Professionele diensten (boekhouder, advocaat, webdesign)
Wat kun je NIET aftrekken?
• Privéaankopen
• Representatiekosten (zakelijke etentjes) – slechts beperkt aftrekbaar
• BTW van leveranciers in de kleinondernemersregeling (zij berekenen geen BTW)
BTW-aangifte doen: Zo werkt het
Als BTW-plichtige ondernemer moet je periodiek BTW-aangifte doen bij de Belastingdienst. Dit doe je via MijnBelastingdienst.nl.
Hoe vaak moet je aangifte doen?
Dit hangt af van je omzet:
• Maandelijks: Bij omzet > €200.000 per jaar
• Per kwartaal: Bij omzet < €200.000 per jaar (standaard voor meeste kleine bedrijven)
• Jaarlijks: Alleen in uitzonderlijke gevallen (bijv. heel lage omzet)
Deadlines:
• Kwartaalaangifte: binnen 1 maand na afloop van kwartaal
• Maandaangifte: binnen 1 maand na afloop van maand
Wat vermeld je in de aangifte?
1. Omzet en verschuldigde BTW (per tarief: 21%, 9%, 0%)
2. Voorbelasting (BTW op inkopen die je wilt aftrekken)
3. Te betalen of terug te ontvangen bedrag (verschil tussen 1 en 2)
Betaling:
• Positief saldo (je moet betalen): automatische incasso of handmatig overmaken
• Negatief saldo (je krijgt terug): Belastingdienst stort terug binnen 2-6 weken
Wat als je te laat aangifte doet?
• Boete: €68 bij eerste keer, kan oplopen tot €5.514
• Belastingrente: Over verschuldigd bedrag
• Naheffingsaanslag: Belastingdienst kan zelf schatting maken (vaak nadelig)
Tip: Gebruik boekhoudsoftware die automatisch je BTW-aangifte voorbereidt op basis van je facturen. Winkel Factuur kan data exporteren naar software zoals Exact Online die aangifte voor je doet.
OSS-regeling: BTW bij verkoop in andere EU-landen
Als je verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, moet je rekening houden met de OSS-regeling (One-Stop-Shop, in Nederland ook wel 'Balieloketsysteem' genoemd).
Wat is OSS?
Sinds 1 juli 2021 geldt: als je online verkoopt aan particulieren in andere EU-landen en je overschrijdt de drempelwaarde van €10.000 per jaar (totaal voor alle EU-landen samen), moet je BTW van het bestemmingsland berekenen in plaats van Nederlands BTW.
Voorbeeld:
• Je verkoopt aan een Duitse klant
• Onder €10.000 totale EU-omzet: 21% Nederlands BTW
• Boven €10.000 totale EU-omzet: 19% Duits BTW (tarief van Duitsland)
Voordeel OSS:
Je hoeft je niet te registreren voor BTW in elk land waar je klanten hebt. In plaats daarvan doe je één OSS-aangifte per kwartaal via de Nederlandse Belastingdienst, die de BTW doorstuurt naar de juiste landen.
Wanneer OSS verplicht?
• Verkoop aan particulieren (B2C) in andere EU-landen
• Totale omzet naar EU > €10.000/jaar
• Zowel fysieke als digitale producten
Uitzonderingen:
• B2B-verkoop binnen EU (intracommunautaire levering = 0% BTW)
• Verkoop buiten de EU (export = 0% BTW)
Software helpt: Handmatig bijhouden per land welk BTW-tarief geldt en wanneer je de drempelwaarde nadert is complex. Winkel Factuur monitort automatisch je EU-verkoop en past het juiste tarief toe.
BTW-nummer: Aanvragen en verifiëren
Een BTW-nummer (ook BTW-identificatienummer of BTW-id genoemd) is je unieke nummer waarmee je als BTW-plichtige ondernemer geregistreerd staat bij de Belastingdienst.
Formaat Nederlands BTW-nummer:NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers
Voorbeeld: NL123456789B01
Hoe krijg je een BTW-nummer?
Bij inschrijving in het Handelsregister (KvK) wordt automatisch een BTW-nummer toegekend door de Belastingdienst – tenzij je aangeeft gebruik te maken van de kleinondernemersregeling.
Waarom heb je een BTW-nummer nodig?
• Verplicht op al je facturen als je BTW berekent
• Nodig voor intracommunautaire leveringen (B2B binnen EU)
• Klanten kunnen je BTW-nummer verifiëren of je echt geregistreerd bent
• Zakelijke relaties vertrouwen ondernemers met geldig BTW-nummer meer
BTW-nummer controleren (VIES):
Je kunt de geldigheid van een BTW-nummer controleren via het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie:
1. Ga naar ec.europa.eu/taxation_customs/vies
2. Voer het BTW-nummer in
3. Systeem geeft aan of nummer geldig is en bij wie het hoort
Waarom BTW-nummers controleren?
• Bij B2B-verkoop binnen EU: verkeerd BTW-nummer = geen 0% BTW = jij moet alsnog Nederlandse BTW betalen!
• Voorkomt fraude: check of je zakelijke klant echt bestaat
• Wettelijk verplicht bij intracommunautaire leveringen
Winkel Factuur controleert automatisch BTW-nummers via VIES en waarschuwt je als een nummer ongeldig is voordat je 0% BTW toepast.
Veelgestelde vragen over BTW
Kan ik BTW terugvragen over mijn auto?
Ja, maar slechts gedeeltelijk. Voor personenauto's is BTW-aftrek meestal beperkt tot zakelijk gebruik. Bij een auto die je 60% zakelijk gebruikt, kun je 60% van de BTW terugvragen. Voor bestelauto's (>500kg laadvermogen) is vaak 100% aftrek mogelijk.
Moet ik BTW berekenen bij verkoop op Marktplaats?
Alleen als je structureel verkoopt als ondernemer. Eenmalige verkoop van privébezittingen valt niet onder BTW. Maar als je regelmatig inkoopting hebt opgeslagen handel doet, word je gezien als ondernemer.
Wat is het verschil tussen BTW-vrijgesteld en 0% BTW?
Vrijgesteld: Je berekent geen BTW én mag geen voorbelasting aftrekken. Geldt voor zorg, onderwijs, verzekeringen.
0% BTW: Je berekent ook geen BTW, maar mag wél voorbelasting aftrekken. Geldt voor export en intracommunautaire leveringen.
Kan ik mijn kleinondernemersregeling opzeggen?
Ja, je kunt vrijwillig afzien van de KOR en BTW-plichtig worden. Dit kan voordelig zijn als je veel inkopen doet. Let op: eenmaal opgezegd, ben je minimaal 3 jaar BTW-plichtig.
Wat als ik BTW heb vergeten te berekenen op een factuur?
Je kunt een creditnota sturen voor de oude factuur en een nieuwe, correcte factuur versturen. Of je stuurt een aanvullende factuur met alleen de vergeten BTW. Belangrijk: los het op voordat je BTW-aangifte doet!