Waarom AFAS en bol.com koppelen?

Als je via bol.com verkoopt, komen er dagelijks bestellingen binnen. Elke verkoop moet uiteindelijk in je boekhouding terechtkomen: voor je omzetoverzicht, je BTW-aangifte en je jaarcijfers. Doe je dat handmatig in AFAS, dan ben je veel tijd kwijt en is de kans op fouten groot.

Een koppeling tussen bol.com en AFAS lost dit op. De belangrijkste voordelen:

• Tijdsbesparing: Geen ordergegevens meer overtypen. Dit scheelt al snel uren per maand. Lees meer over deze tijdsbesparing bij automatische bol.com-facturatie.

• Minder fouten: Automatische verwerking voorkomt typefouten in bedragen, BTW en factuurnummers.

• Altijd actueel: Je boekhouding loopt niet achter, zodat je op elk moment weet hoe je ervoor staat.

• Sluitende administratie: Bij een controle van de Belastingdienst kun je elke bol.com-verkoop terugvinden in AFAS.

Wat houdt een AFAS-bol.com-koppeling precies in?

Bol.com en AFAS zijn twee aparte systemen. Bol.com is het verkoopkanaal waar je orders binnenkomen; AFAS is je boekhoud- en bedrijfssoftware. Een koppeling zorgt dat de gegevens van bol.com automatisch hun weg vinden naar AFAS.

In de praktijk gaat het om drie soorten gegevens:

• Orders en omzet: Elke verkoop wordt een verkoopfactuur of -boeking in AFAS.

• BTW: Het juiste BTW-tarief (21%, 9% of vrijgesteld) moet per product worden meegenomen.

• Kosten: De commissie en eventuele verzendkosten van bol.com horen als kostenpost in je administratie.

Bol.com biedt zelf een Partner-API waarmee software je orders kan ophalen. Die orders worden vervolgens omgezet in facturen en doorgezet naar AFAS.

Drie manieren om je bol.com-verkopen in AFAS te verwerken

Er is niet één vaste manier om bol.com aan AFAS te koppelen. Afhankelijk van je volume en budget kies je een van deze drie routes.

1. Handmatig exporteren en importeren
Je downloadt periodiek een overzicht van je bol.com-verkopen en voert die in AFAS in, of importeert een CSV-bestand.
Voordeel: Geen extra software nodig.
Nadeel: Tijdrovend en foutgevoelig bij veel orders.

2. Een middleware- of integratiekoppeling
Gespecialiseerde koppelpartijen verbinden bol.com via de Partner-API met AFAS. Orders stromen dan automatisch door.
Voordeel: Volledig geautomatiseerd.
Nadeel: Vaak duurder en complexer om in te richten.

3. Een facturatietool met export naar je boekhouding
Een tool zoals Winkel Factuur haalt je bol.com-orders op, maakt automatisch een correcte factuur en levert een export (UBL of CSV) die je in AFAS inleest.
Voordeel: Automatische, correcte facturen plus flexibele export.
Nadeel: Je houdt facturatie en boekhouding in twee tools, maar wel netjes gekoppeld.

Zoek je een bredere oplossing voor meerdere kanalen? Lees dan over multichannel boekhouding automatiseren.

Stappenplan: van bol.com-bestelling naar AFAS

Wil je de stap van verkoop naar boekhouding automatiseren? Zo ziet een typische workflow eruit.

Stap 1: Koppel je bol.com-account
Verbind je verkoopaccount via de Partner-API met je facturatietool, zodat orders automatisch binnenkomen.

Stap 2: Stel je BTW-tarieven in
Zorg dat elk product het juiste BTW-tarief heeft. Zo staat de BTW altijd correct op de factuur en in je export.

Stap 3: Laat facturen automatisch genereren
Bij elke bestelling wordt automatisch een factuur aangemaakt met een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Bekijk welke functies bol.com-factuursoftware hiervoor biedt.

Stap 4: Exporteer naar AFAS
Periodiek (dagelijks, wekelijks of per maand) exporteer je de facturen als UBL of CSV en lees je ze in AFAS in.

Stap 5: Controleer en archiveer
Controleer of de omzet en BTW kloppen en bewaar de facturen. De fiscale bewaarplicht is 7 jaar.

Let op deze bol.com-specifieke uitdagingen

Bij het koppelen van bol.com aan AFAS zijn er een paar aandachtspunten die specifiek zijn voor verkopen via een platform.

• BTW per product: Verkoop je producten met verschillende BTW-tarieven (bijvoorbeeld boeken tegen 9% en elektronica tegen 21%), dan moet dat per regel correct worden meegenomen.

• Commissie van bol.com: Bol.com rekent commissie per verkoop. Die kosten horen als aparte boeking in AFAS, los van je omzet. Lees meer over de commissietarieven van bol.com.

• Retouren en creditfacturen: Een retour betekent een creditfactuur. Zorg dat je koppeling ook retouren correct verwerkt, anders klopt je omzet niet.

• Uitbetalingen: Bol.com betaalt periodiek uit, niet per order. Je administratie moet het verschil tussen omzet en uitbetaling kunnen verklaren.

Winkel Factuur als brug tussen bol.com en AFAS

Winkel Factuur is gebouwd voor verkopers die via marktplaatsen als bol.com verkopen. De tool haalt je bol.com-orders op en maakt automatisch een correcte factuur, met het juiste BTW-tarief en een opeenvolgend factuurnummer.

• Automatische bol.com-facturen: Bij elke bestelling staat er direct een correcte factuur klaar. Zie hoe je bol.com-facturen automatisch verstuurt.

• Export naar je boekhouding: Je downloadt je facturen als UBL of CSV en leest ze in AFAS in. Zo houd je je boekhouding zonder overtypen up-to-date.

• Ook andere boekhoudpakketten: Werk je (deels) met een ander pakket? Bekijk bijvoorbeeld onze Twinfield-koppeling.

• Gratis beginnen: Tot 50 facturen per maand verstuur je gratis, daarna betaal je alleen voor wat je gebruikt vanaf EUR 2,29 per maand.

Zo combineer je het gemak van automatische facturatie met de kracht van je AFAS-boekhouding, zonder dubbel werk.