De regel: Amazon maakt niets, tenzij jij VCS aanzet

Amazon is een marktplaats, geen verkoper. Voor een bestelling die jij verkoopt, ben jij de partij die de factuur moet uitreiken. Amazon biedt daarvoor een dienst aan — VCS — maar die staat niet standaard aan. Wie zich als verkoper registreert en niets instelt, moet elke factuur zelf maken en uploaden. Amazon eist dat de factuur binnen één werkdag na verzending beschikbaar is voor de klant.

Dat is een ander model dan bij bol, waar de klant een factuur kan opvragen en de verkoper dan moet leveren. Bij Amazon is de verwachting omgekeerd: de factuur hoort er te zijn vóór de klant erom vraagt. Zakelijke klanten via Amazon Business zien ontbrekende facturen direct, en Amazon meet het als Invoice Defect Rate.

Wat VCS wel doet

Met VCS geef je Amazon je btw-nummers, je vestigingsland en per product de btw-classificatie. Amazon berekent dan per bestelling de btw op basis van het land van de klant en genereert een factuur op jouw naam, die de klant in zijn account kan downloaden. Voor verkopers met veel bestellingen op meerdere Europese marktplaatsen scheelt dat handwerk.

VCS bepaalt ook of een zakelijke klant de prijs exclusief btw ziet en of een B2B-bestelling binnen de EU met verlegging wordt gefactureerd. Die logica is op zich correct, maar hij is alleen zo goed als de gegevens die jij hebt ingevoerd. Een product met een verkeerde btw-classificatie krijgt in elke factuur het verkeerde tarief — en omdat Amazon de factuur maakt, zie jij het niet tot je OSS-aangifte niet klopt.

Wat VCS niet doet

VCS draagt geen btw af. De factuur staat op jouw naam, de omzet is jouw omzet en de OSS-aangifte blijft jouw verplichting. Amazon is alleen fictieve leverancier — en draagt dus zelf btw af — voor verkopers die buiten de EU zijn gevestigd. Als Nederlandse verkoper met voorraad in de EU geldt dat niet voor jou, ook niet bij FBA. De uitzonderingen daarop staan in de Amazon FBA btw-gids.

VCS werkt ook niet op elke marktplaats. Amazon voegt marktplaatsen toe (Ierland en België zijn recente voorbeelden) en VCS volgt niet automatisch. Verkoop je op een marktplaats zonder VCS, dan val je voor die bestellingen terug op zelf factureren — terwijl je bij de andere marktplaatsen gewend bent dat Amazon het doet. Dat is precies de situatie waarin facturen ontbreken zonder dat iemand het merkt.

En VCS maakt geen creditnota's zoals jij ze wilt hebben. Bij een retour maakt Amazon een correctie in zijn eigen systeem; in jouw administratie moet de retour alsnog als creditnota worden geboekt, op de retourdatum, met dezelfde btw-behandeling als de oorspronkelijke factuur.

Zo controleer je per marktplaats waar je staat

Open in Seller Central de btw-instellingen en kijk per marktplaats of VCS actief is. Vergelijk dat met de lijst van marktplaatsen waarop je daadwerkelijk verkoopt. Elk verschil is een marktplaats waar je zelf moet factureren. Controleer daarna in de rapportage van Amazon Business hoeveel zakelijke bestellingen zonder factuur zijn gebleven; dat getal vertelt je of het probleem theoretisch of al werkelijk is.

Een verkoper die wij hielpen, verkocht op zes marktplaatsen met VCS en had er een zevende bij gekregen zonder. Drie maanden lang waren de bestellingen van die marktplaats zonder factuur gebleven, en de OSS-aangifte over dat kwartaal was daardoor te laag — niet omdat de omzet ontbrak, maar omdat niemand het tarief van die bestellingen had vastgesteld.

De aanpak die op elke marktplaats werkt

Wie zijn eigen facturatie leidend maakt, is niet meer afhankelijk van welke marktplaats welke dienst aanbiedt. Winkel Factuur haalt elke Amazon-bestelling op, maakt een factuur met het tarief van het klantland, uploadt hem naar Amazon binnen de termijn en boekt retouren als creditnota. Met of zonder VCS, en op elke marktplaats waar je verkoopt — de bredere werking staat in Amazon Seller facturen automatisch maken.

Het resultaat is één administratie waarin Amazon, bol, Shopify en WooCommerce dezelfde regels volgen. Maak een account aan, koppel je Amazon-account en zie binnen een uur welke bestellingen van de afgelopen maand nog geen factuur hebben.