De uitdaging: facturen beheren als bol-verkoper

Als bol.com verkoper heb je te maken met veel administratie: bestellingen, facturen, retouren, BTW-aangiftes. Vooral facturen kunnen een hoofdpijndossier worden als je geen goede tool hebt.

Veel verkopers zoeken naar een app om:

• Overzicht te houden over alle facturen

• Snel facturen te kunnen zoeken en downloaden

• Onderweg inzicht te hebben in hun administratie

• Meldingen te ontvangen bij nieuwe bestellingen

Winkel Factuur: Webdashboard optimaal voor mobiel

Winkel Factuur biedt een volledig responsive webdashboard dat perfect werkt op je smartphone of tablet. Je hebt toegang tot alle functies:

Facturen bekijken en zoeken

Blader door al je facturen, zoek op ordernummer of klantnaam en download PDF's direct naar je telefoon.

Real-time statistieken

Bekijk je omzet, aantal orders en BTW-overzicht waar je ook bent.

Meldingen

Ontvang notificaties bij nieuwe bestellingen of problemen met facturen.

Snelle acties

Genereer een creditnota of stuur een review e-mail met één tik.

Je hoeft geen aparte app te installeren – open gewoon je browser en ga naar dash.winkelfactuur.nl.

Voordelen van een webgebaseerde oplossing

Waarom we kiezen voor een webdashboard in plaats van een aparte app:

✅ Geen installatie nodig: Werkt direct in je browser

✅ Altijd up-to-date: Geen app-updates nodig

✅ Cross-platform: Werkt op iOS, Android, Windows, Mac

✅ Dezelfde ervaring: Identieke interface op mobiel en desktop

✅ Veilig: Geen extra aanvalsvlak door native apps

Moderne webapplicaties (Progressive Web Apps) bieden dezelfde snelheid en functionaliteit als native apps, zonder de nadelen.

Mobiel versus desktop: wat werkt beter voor factuurbeheer?

De keuze tussen mobiel en desktop hangt af van wat je wilt doen. Beide hebben hun sterke kanten voor het beheren van bol.com facturen.

Desktop is beter voor:

• Het instellen van je facturatiesysteem en templates

• Het verwerken van grote aantallen facturen tegelijk

• Het maken van exports voor je boekhouder

• Het analyseren van uitgebreide rapportages en grafieken

• Het aanpassen van e-mailtemplates en automatiseringsregels

Mobiel is beter voor:

• Snel even checken of alle facturen zijn verstuurd

• Onderweg een creditnota aanmaken bij een retour

• Een klant direct helpen met een factuuraanvraag

• Op de hoogte blijven via meldingen

• Een snelle blik op je dagomzet of weekcijfers

In de praktijk gebruiken de meeste verkopers desktop voor de grote taken en mobiel voor het bijhouden tussendoor. Een goed facturatiesysteem biedt op beide apparaten dezelfde functies, zodat je naadloos kunt wisselen.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een facturatie-app?

Niet elke facturatie-app of webdashboard is geschikt voor bol.com verkopers. Er zijn een aantal functies die je zeker moet hebben voordat je een keuze maakt.

Directe bol.com API-koppeling

De app moet rechtstreeks verbinden met de bol.com Retailer API. Zonder deze koppeling moet je orders handmatig invoeren, wat het hele doel van een app tenietdoet. Let erop dat de koppeling bestellingen, retouren en klantgegevens automatisch ophaalt.

Zoek- en filterfuncties

Bij honderden facturen per maand wil je snel kunnen zoeken op ordernummer, klantnaam, datum of bedrag. Goede filters besparen je minuten per zoekopdracht.

PDF-generatie en download

Je moet facturen als PDF kunnen bekijken en downloaden. Op mobiel is het belangrijk dat de PDF direct opent in je standaard PDF-viewer, zonder extra stappen.

Meldingen en notificaties

Ontvang een melding bij nieuwe bestellingen, mislukte factuuruploads of retouren. Zo mis je nooit iets belangrijks, ook als je de app niet actief open hebt staan.

Veilige toegang

Controleer of de app werkt met versleutelde verbindingen (HTTPS) en of je tweestapsverificatie kunt instellen. Je factuurgegevens bevatten gevoelige informatie van klanten.

Snelheid en betrouwbaarheid

De app moet snel laden, ook op een gemiddelde smartphone met een mobiele verbinding. Een trage app wordt al snel niet meer gebruikt.

Koppeling met je boekhoudsoftware

Een facturatie-app wordt pas echt waardevol als je deze koppelt aan je boekhoudsoftware. Zo bespaar je dubbel werk en voorkom je fouten bij het overbrengen van gegevens.

Populaire koppelingen

Winkel Factuur integreert met de meest gebruikte boekhoudsoftware in Nederland:

• Exact Online: Facturen worden automatisch als verkoopfacturen ingeladen in Exact

• AFAS: Synchronisatie van facturen en klantgegevens

• Twinfield: Automatische boeking van verkoopfacturen

Hoe werkt de koppeling?

Na het activeren van de koppeling worden nieuwe facturen automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket. Je hoeft facturen niet meer handmatig in te voeren of te importeren via CSV-bestanden. De BTW-bedragen, factuurnummers en klantgegevens worden correct overgenomen.

Voordelen voor je boekhouder

Je boekhouder ziet alle facturen direct in het boekhoudpakket verschijnen. Hierdoor kan hij of zij de administratie sneller verwerken. Dat bespaart je niet alleen tijd, maar mogelijk ook kosten als je boekhouder per uur factureert.

Geen koppeling beschikbaar voor jouw boekhoudpakket? Via CSV- of PDF-exports kun je facturen alsnog eenvoudig delen met je boekhouder.

Meerdere bol.com winkels beheren vanuit één app

Steeds meer verkopers beheren meerdere bol.com accounts. Bijvoorbeeld een apart account per productcategorie of merk. Het beheren van facturen voor meerdere winkels kan snel onoverzichtelijk worden.

Eén dashboard voor al je winkels

Met Winkel Factuur kun je meerdere bol.com accounts koppelen aan één Winkel Factuur account. Je schakelt eenvoudig tussen winkels via het dropdownmenu in je dashboard. Alle facturen, creditnota's en statistieken worden per winkel bijgehouden.

Gescheiden factuurnummerreeksen

Elke winkel krijgt een eigen factuurnummerreeks. Zo lopen de facturen van je verschillende bedrijven niet door elkaar en houd je een nette administratie per entiteit.

Samengevoegd overzicht

Wil je toch een totaaloverzicht? In het gecombineerde dashboard zie je de omzet en het aantal bestellingen van al je winkels bij elkaar. Handig voor het beoordelen van je totale verkoopprestaties.

Aparte templates per winkel

Elke winkel kan een eigen factuurtemplate hebben met een eigen logo, kleuren en bedrijfsgegevens. Zo ziet de factuur er voor elke winkel professioneel en herkenbaar uit.

Of je nu twee of tien winkels beheert: door alles vanuit een centraal punt te regelen, houd je overzicht en bespaar je tijd die je anders kwijt zou zijn aan het wisselen tussen losse systemen.

Facturen beheren met Winkel Factuur

Dit kun je allemaal doen via het mobiele dashboard:

📱 Facturenlijst: Scroll door al je facturen met filters

🔍 Zoeken: Vind snel facturen op nummer, klant of datum

📊 Dashboard: Bekijk omzet en BTW in grafieken

📄 PDF downloaden: Open facturen direct in je PDF-viewer

📧 E-mail versturen: Stuur facturen naar klanten met één klik

↩️ Creditnota's: Maak creditnota's aan waar je ook bent

En het beste: alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Wat je op je telefoon doet, zie je direct op je computer en andersom.