Eerst de factuur: termijn en betaalgegevens

De meeste herinneringen zijn te voorkomen op de factuur zelf. Zet de betalingstermijn er expliciet op (14 of 30 dagen), vermeld het rekeningnummer en het factuurnummer als betalingskenmerk, en voeg bij consumenten een betaallink toe. Staat er geen termijn op, dan geldt wettelijk 30 dagen. De volledige lijst van wat op de factuur moet, staat in de checklist verplichte factuurgegevens.

Consument: de veertiendagenbrief is verplicht

Is de termijn verstreken en is de klant een consument, dan mag je niet meteen incassokosten rekenen. Je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen die drie dingen bevat: een termijn van veertien dagen die begint op de dag na ontvangst, het exacte bedrag aan incassokosten dat na die termijn verschuldigd wordt, en de vermelding dat de klant nog zonder kosten kan betalen. Ontbreekt een van de drie, dan is de brief ongeldig en zijn de incassokosten niet verschuldigd — ook niet als de klant daarna alsnog niet betaalt.

Tel de veertien dagen ruim: de termijn begint na ontvangst, dus bij post reken je een paar dagen extra. Veel ondernemers schrijven 'binnen veertien dagen na dagtekening', en dat is precies de formulering die rechters afkeuren.

De WIK-staffel: wat je mag rekenen

De hoogte van de incassokosten ligt vast: 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom met een minimum van €40, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% daarboven, met een maximum van €6.775. Voor een factuur van €150 is dat dus €40 (het minimum); voor €1.000 is het €150. Btw over de incassokosten mag je alleen rekenen als je zelf geen btw kunt aftrekken.

Rekent een incassobureau meer, dan is het meerdere niet verschuldigd. De staffel geldt ongeacht wie de kosten in rekening brengt.

Zakelijke klant: direct na de vervaldatum

Bij een zakelijke klant vervalt de veertiendagenbrief. Incassokosten volgens dezelfde staffel en de wettelijke handelsrente zijn verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder aanmaning. In de praktijk stuur je toch eerst een herinnering — een zakelijke relatie is meer waard dan €40 — maar je hoeft niet te wachten met het vermelden van kosten en rente. Bij Amazon Business- of bol-zakelijke klanten geldt hetzelfde; de marktplaats int het bedrag meestal al, zodat herinneringen daar zelden nodig zijn.

Een herinneringsreeks die betaald krijgt

Drie berichten volstaan. De eerste, direct na de vervaldatum, is feitelijk en vriendelijk: factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke termijn, betaallink, en de vraag of de factuur is ontvangen. Dit bericht int het grootste deel; de meeste niet-betalingen zijn vergeten, niet geweigerd. De tweede, een week later, herhaalt de gegevens en noemt een nieuwe termijn. De derde is bij consumenten de veertiendagenbrief en bij zakelijke klanten de aankondiging van kosten en rente.

Automatiseer de eerste twee; ze zijn identiek voor elke klant. De derde controleer je zelf, omdat de formulering wettelijk luistert. Winkel Factuur houdt per factuur de status bij en verstuurt de herinneringen op de ingestelde dagen; de veertiendagenbrief bevat de WIK-berekening voor het factuurbedrag, zodat het genoemde bedrag altijd klopt. Terugkerende facturen hebben daarbij hun eigen ritme, zie terugkerende facturen en abonnementen.