Wettelijke bewaartermijn: 7 jaar

In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht voor administratie, waaronder facturen. De belangrijkste regels:

Bewaartermijn: Minimaal 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar

Leesbaarheid: Facturen moeten gedurende de hele periode leesbaar blijven

Integriteit: De inhoud mag niet gewijzigd kunnen worden

Toegankelijkheid: Bij controle moet je facturen kunnen overleggen

Bij een belastingcontrole moet je alle facturen kunnen tonen. Ontbreken er facturen, dan kan de Belastingdienst schattingen maken en naheffingen opleggen.

Opties voor digitale archivering

Er zijn verschillende manieren om je BOL facturen te archiveren:

1. Lokale opslag (niet aanbevolen)

Opslaan op je computer of externe harde schijf. Risico: apparaat kan stukgaan, verloren raken of gestolen worden.

2. Cloud opslag (Google Drive, Dropbox)

Veiliger dan lokaal, maar vereist handmatig uploaden en organiseren. Risico: ongestructureerd archief.

3. Boekhoudprogramma

Programma's als Moneybird of e-Boekhouden bewaren facturen, maar vaak alleen facturen die in het systeem zijn aangemaakt.

4. Gespecialiseerde facturatiesoftware (aanbevolen)

Software zoals Winkel Factuur archiveert alle facturen automatisch, veilig en gestructureerd.

Automatische archivering met Winkel Factuur

Bij Winkel Factuur wordt elke factuur automatisch gearchiveerd. Dit zijn de voordelen:

✅ Automatisch: Geen handmatig uploaden of organiseren

✅ Veilig: Opslag in beveiligde datacenters (GDPR-compliant)

✅ Gestructureerd: Facturen per jaar, maand en klantnummer

✅ Doorzoekbaar: Zoek op factuurnummer, klant of datum

✅ Exporteerbaar: Download alle facturen als ZIP of CSV

✅ 7+ jaar bewaard: Voldoet aan wettelijke eisen

Je hoeft nooit meer na te denken over je factuurarchief – alles gebeurt automatisch.

Cloud vs. lokale opslag: voor- en nadelen

De keuze tussen cloudopslag en lokale opslag heeft grote gevolgen voor de veiligheid en toegankelijkheid van je factuurarchief. Hieronder een uitgebreide vergelijking om je te helpen kiezen.

Lokale opslag (computer, NAS, externe harde schijf)

Voordelen:

• Volledige controle over je eigen bestanden

• Geen maandelijkse kosten voor opslag

• Toegang zonder internetverbinding

Nadelen:

• Risico op gegevensverlies bij een defect, brand of diefstal

• Geen automatische back-ups tenzij je dit zelf instelt

• Moeilijk om bestanden te delen met je boekhouder

• Zoeken in grote archieven is traag en onhandig

Cloudopslag (Google Drive, Dropbox, OneDrive)

Voordelen:

• Toegang vanaf elk apparaat, overal ter wereld

• Automatische back-ups en versiebeheer

• Eenvoudig delen met je boekhouder of accountant

• Beschermd tegen lokale risico's zoals een laptopcrash

Nadelen:

• Afhankelijk van een internetverbinding

• Kosten bij grotere opslagvolumes

• Je moet bestanden handmatig organiseren en uploaden

De beste optie: gespecialiseerde software

Met een tool als Winkel Factuur combineer je het beste van beide werelden. Facturen worden automatisch in de cloud opgeslagen, gestructureerd per periode en klant, en zijn altijd toegankelijk. Geen handmatig uploaden, geen risico op gegevensverlies.

Wettelijke bewaarplicht in detail

De wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor facturen is onderdeel van de fiscale bewaarplicht uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Maar wat betekent dat precies in de praktijk?

Wanneer gaat de termijn in?

De 7 jaar begint te lopen vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is uitgereikt. Een factuur van maart 2025 moet je dus bewaren tot ten minste 31 december 2032.

Wat valt onder de bewaarplicht?

De bewaarplicht geldt niet alleen voor verkoopfacturen, maar ook voor:

• Inkoopfacturen en creditnota's

• Bankafschriften en betalingsbewijzen

• Offertes en contracten

• Correspondentie over bestellingen

Gevolgen van niet-nakoming

Als je facturen ontbreken bij een belastingcontrole, kan de Belastingdienst je administratie als onbetrouwbaar beschouwen. In dat geval mag de inspecteur zelf een schatting maken van je omzet en je een naheffingsaanslag opleggen, inclusief boete. Deze boete kan oplopen tot 100% van de nageheven belasting.

Digitaal bewaren mag

De Belastingdienst accepteert digitale facturen, mits ze leesbaar, onveranderd en toegankelijk blijven gedurende de hele bewaartermijn. Een papieren factuur mag je digitaliseren (scannen) en het origineel weggooien, zolang de scan duidelijk leesbaar is.

GDPR en privacy bij factuurarchivering

Facturen bevatten persoonsgegevens: namen, adressen en soms telefoonnummers van je klanten. Dat betekent dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) van toepassing is op hoe je deze gegevens opslaat.

Wat zegt de GDPR over facturen?

Je mag persoonsgegevens bewaren zolang er een wettelijke grondslag voor is. De fiscale bewaarplicht van 7 jaar is zo'n grondslag. Na afloop van de bewaartermijn moet je de gegevens echter verwijderen, tenzij er een andere reden is om ze te bewaren.

Beveiliging van persoonsgegevens

De GDPR verplicht je om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen. Concreet betekent dit:

• Facturen niet onbeveiligd opslaan op een openbaar toegankelijke schijf

• Wachtwoordbeveiliging op mappen of systemen die facturen bevatten

• Encryptie bij het versturen van facturen per e-mail

• Beperkte toegang: alleen medewerkers die het nodig hebben

Verwerkersovereenkomst

Als je een externe partij inschakelt voor het opslaan van facturen, zoals een cloudprovider of facturatiesoftware, moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten. Winkel Factuur heeft deze standaard beschikbaar en slaat alle gegevens op in beveiligde Europese datacenters, volledig conform de AVG.

Recht op verwijdering

Klanten kunnen een verzoek indienen om hun persoonsgegevens te verwijderen. Maar zolang de fiscale bewaarplicht geldt, mag je facturen behouden. Je bent niet verplicht om facturen te verwijderen als je ze wettelijk moet bewaren. Wel moet je de gegevens na afloop van de 7 jaar actief verwijderen.

Tips voor goede factuurarchivering

Of je nu kiest voor automatische of handmatige archivering, houd rekening met:

📁 Consistente naamgeving: Gebruik een vast formaat (bijv. 2025-0001_klantnaam.pdf)

📅 Organisatie per periode: Sorteer facturen per jaar en kwartaal

🔒 Back-up: Zorg voor een kopie op een andere locatie

🔍 Indexering: Maak een overzicht van alle factuurnummers

📧 E-mail bewaren: Houd ook verzonden e-mails met facturen bij

Met Winkel Factuur worden al deze best practices automatisch toegepast, zodat jij je kunt focussen op ondernemen.