Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is simpelweg een factuur die je elektronisch verstuurt en ontvangt, in plaats van op papier per post. De bekendste vorm is een PDF die je per e-mail verstuurt, maar er bestaan ook geavanceerdere vormen zoals de e-factuur (UBL).

Belangrijk om te weten: een digitale factuur moet aan precies dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit of je factuur op papier of digitaal is, zolang alle verplichte factuurgegevens erop staan.

Het voordeel van digitaal is duidelijk: het is sneller, goedkoper en je hebt alles netjes terug te vinden in je administratie.

Digitaal factuur versturen: welke manieren zijn er?

Er zijn grofweg drie manieren om digitaal een factuur te versturen. Welke voor jou het beste werkt, hangt af van je klanten en je volume.

1. PDF per e-mail
De meest gebruikte manier. Je maakt een factuur, exporteert hem als PDF en mailt hem naar je klant. Eenvoudig, snel en voor de meeste ondernemers prima.

2. E-factuur (UBL)
Een e-factuur is een gestructureerd databestand dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch inleest. Geen overtypen, geen fouten. Lees meer over wat een UBL-factuur is.

3. Automatisch vanuit je webshop of facturatietool
Verkoop je online, dan kun je facturen automatisch laten genereren en versturen bij elke bestelling. Dit is de snelste manier als je veel orders hebt.

In de praktijk combineren veel ondernemers deze vormen: een PDF voor particuliere klanten en een UBL-bestand voor zakelijke klanten die daarom vragen.

Is een digitale factuur rechtsgeldig?

Ja. Een digitaal verstuurde factuur is volledig rechtsgeldig, net als een papieren factuur. Je hebt hiervoor in principe geen aparte toestemming van je klant nodig, al is het netjes om het bij twijfel even af te stemmen.

Voorwaarden voor een rechtsgeldige digitale factuur:

• Authenticiteit: Het moet duidelijk zijn dat de factuur echt van jou afkomstig is.

• Integriteit: De inhoud mag na verzending niet ongemerkt gewijzigd kunnen worden. Een PDF voldoet hier doorgaans aan.

• Leesbaarheid: De factuur moet leesbaar zijn voor mens en, bij een e-factuur, voor de software.

• Bewaarplicht: Je bewaart de digitale factuur minimaal 7 jaar, in het oorspronkelijke formaat.

Stappenplan: digitaal een factuur versturen

Wil je netjes een factuur digitaal versturen? Volg dan deze stappen.

Stap 1: Maak een correcte factuur
Zorg dat alle verplichte gegevens erop staan: je bedrijfsgegevens, KvK- en BTW-nummer, een uniek factuurnummer, de datum, een duidelijke omschrijving, de bedragen en de BTW.

Stap 2: Kies het formaat
Een PDF is voor de meeste klanten prima. Vraagt je zakelijke klant om een e-factuur, lever dan een UBL-bestand.

Stap 3: Verstuur per e-mail of automatisch
Mail de factuur met een korte, vriendelijke begeleidende tekst, of laat je software hem automatisch versturen.

Stap 4: Bewaar een kopie
Sla de factuur op in je administratie of facturatietool. Zo voldoe je aan de bewaarplicht van 7 jaar. Meer weten over het hele proces? Lees onze gids over online factureren als zzp'er.

Voordelen van digitaal facturen versturen

Waarom zou je digitaal facturen versturen in plaats van per post? De voordelen zijn groot:

• Snelheid: Je factuur is direct bij de klant, dus je wordt sneller betaald.

• Lagere kosten: Geen papier, envelop of postzegel.

• Minder fouten: Bij automatisch versturen klopt het factuurnummer en de BTW altijd. Lees meer over de voordelen van automatisch factureren.

• Beter archief: Alles digitaal terug te vinden, geen ordners vol papier.

• Duurzaam: Minder papierverbruik is beter voor het milieu.

E-facturatie en de verplichting vanaf 2026

Digitaal facturen versturen wordt steeds vaker verplicht in de vorm van echte e-facturatie (UBL), en niet alleen als PDF. Vooral bij leveringen aan de overheid en in een toenemend aantal EU-situaties is een gestructureerde e-factuur de norm.

Het verschil met een PDF is belangrijk: een PDF is een afbeelding van een factuur die een mens leest, terwijl een e-factuur een databestand is dat software automatisch verwerkt. Voor de wet- en regelgeving rond e-facturatie geldt een stapsgewijze invoering.

Wil je weten wat er precies op je afkomt? Lees onze gids over de e-facturatieplicht vanaf 2026, zodat je op tijd voorbereid bent.

Digitaal facturen versturen automatiseren met Winkel Factuur

Verstuur je regelmatig facturen, dan is automatiseren de logische volgende stap. Met Winkel Factuur maak je een factuur en verstuur je hem direct digitaal, of laat je dit automatisch gebeuren bij elke bestelling uit je webshop.

• Direct digitaal versturen: Een nette PDF-factuur in je eigen huisstijl, met één klik naar je klant.

• Automatisch bij elke order: Koppel je webshop (Shopify, WooCommerce, bol.com, Amazon) en laat facturen vanzelf genereren en versturen.

• Direct gearchiveerd: Elke verstuurde factuur wordt bewaard, zodat je altijd voldoet aan de bewaarplicht.

• Gratis beginnen: Tot 50 facturen per maand verstuur je gratis, daarna betaal je alleen voor wat je gebruikt vanaf EUR 2,29 per maand.