Wanneer moet je als koerier een factuur maken?

Als je koeriersdiensten aanbiedt als ondernemer (ZZP'er, eenmanszaak, VOF of BV), ben je verplicht om facturen te versturen voor je diensten. Dit geldt in de volgende situaties:

Je factureert verplicht als:
• Je bezorgdiensten levert aan zakelijke klanten (B2B): winkels, webshops, bedrijven, restaurants
• Je werkt als zelfstandig koerier en stuurt facturen aan je opdrachtgever
• Je hebt een eigen koeriersbedrijf en factureert klanten per rit, per pakket of per uur
• Je levert bezorgdiensten via een platform en moet zelf je administratie bijhouden

Uitzonderingen:
Je hoeft geen factuur te sturen als je in loondienst bent bij een koeriersbedrijf. Dan betaalt je werkgever je salaris en verzorgt hij de facturatie richting klanten. Maar zodra je als zelfstandige werkt, zelfs als je via een platform werkt, ben je zelf verantwoordelijk voor je facturen.

Factureren aan platforms (Uber Eats, Thuisbezorgd, PostNL)
Als je als bezorger werkt via een platform, is het belangrijk om te begrijpen wie je opdrachtgever is. In de meeste gevallen factureer je aan het platform of aan het bezorgbedrijf dat je inhuurt, niet direct aan de eindklant. Het platform regelt de facturatie naar restaurants en consumenten. Jij factureert je bezorgdiensten aan het platform.

Let op de schijnzelfstandigheid
Als je alleen voor een opdrachtgever werkt en geen eigen klanten hebt, loop je het risico op schijnzelfstandigheid. De Belastingdienst controleert hier steeds strenger op, juist in de bezorgsector. Zorg dat je meerdere opdrachtgevers hebt en dat je zelf bepaalt hoe en wanneer je werkt.

Verplichte gegevens op een koeriersfactuur

Een factuur voor koeriersdiensten moet aan dezelfde eisen voldoen als elke andere factuur in Nederland. Maar er zijn een paar velden die specifiek relevant zijn voor de bezorgsector.

Standaard verplichte gegevens:
• Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend (bijv. KD-2026-001, KD-2026-002)
• Factuurdatum: De datum waarop je de factuur opmaakt
• Jouw bedrijfsgegevens: Handelsnaam, vestigingsadres, KvK-nummer, BTW-identificatienummer
• Klantgegevens: Naam of bedrijfsnaam en adres van je opdrachtgever
• Omschrijving van de dienst: Wat heb je bezorgd, wanneer, en eventueel de route
• Bedrag exclusief BTW
• BTW-tarief en BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW

Specifiek voor koeriersdiensten:
• Type dienst: Vermeld of het gaat om pakketbezorging, maaltijdbezorging, documentbezorging of expreslevering
• Aantal leveringen of ritten: Factureer je per bezorging, per uur of per route? Vermeld de eenheid en het aantal
• Datum en tijdstip van bezorging: Vooral relevant bij expresleveringen of bezorgingen met tijdsgarantie
• Ophaal- en afleveradres: Bij koeriersdiensten is het gebruikelijk om de route te vermelden
• Referentienummer: Als je opdrachtgever werkt met ordernummers of bezorgcodes, neem deze dan op in je factuur

Aanbevolen extra gegevens:
• IBAN-nummer voor betaling
• Betalingstermijn (bijv. 14 dagen)
• Eventueel een kortingscode of contractnummer bij vaste klanten

Voorbeeld factuur koerier: zo ziet het eruit

Hieronder een concreet voorbeeld van hoe een koeriersfactuur er uit kan zien. Dit helpt je om je eigen factuur correct op te stellen.

Factuurkop:
Koeriersdienst Bakker
Industrieweg 12, 1234 AB Amsterdam
KvK: 12345678
BTW: NL001234567B01
IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00

Klantgegevens:
Webshop Jansen B.V.
Keizersgracht 88, 1015 CJ Amsterdam
BTW: NL987654321B01

Factuurgegevens:
Factuurnummer: KD-2026-014
Factuurdatum: 29 maart 2026
Betalingstermijn: 14 dagen
Vervaldatum: 12 april 2026

Factuurregels:
1. Pakketbezorging Amsterdam centrum, 10 ritten a EUR 12,50 excl. BTW = EUR 125,00
2. Expreslevering Utrecht-Amsterdam, 2 ritten a EUR 35,00 excl. BTW = EUR 70,00
3. Avondbezorging (toeslag), 3 ritten a EUR 5,00 excl. BTW = EUR 15,00

Totalen:
Subtotaal excl. BTW: EUR 210,00
BTW 21%: EUR 44,10
Totaal incl. BTW: EUR 254,10

Betalingsinstructie:
Gelieve het totaalbedrag van EUR 254,10 over te maken op bovenstaand IBAN-nummer onder vermelding van factuurnummer KD-2026-014.

Wat valt op in dit voorbeeld?
• Elke factuurlijn beschrijft specifiek het type bezorging en de route
• Het aantal ritten is apart vermeld
• Toeslagen (avondbezorging, expreslevering) staan op een aparte regel
• Het BTW-tarief (21%) is duidelijk vermeld
• De betalingsinstructie is helder en bevat het factuurnummer als kenmerk

BTW-regels voor koeriersdiensten

Koeriersdiensten vallen in Nederland onder het standaard BTW-tarief van 21%. Maar er zijn situaties waarin andere regels gelden. Hieronder de belangrijkste scenario's.

Binnenlandse bezorging: 21% BTW
Bezorg je pakketjes, maaltijden of documenten binnen Nederland? Dan breng je 21% BTW in rekening. Dit geldt voor:
• Pakketbezorging
• Documentbezorging
• Maaltijdbezorging
• Expresleveringen
• Fiets- en scooterkoeriers
• Same-day delivery

Let op: 9% BTW op maaltijden
Als je naast bezorging ook maaltijden verkoopt, geldt voor de maaltijd zelf het verlaagde tarief van 9%. Maar als je alleen de bezorgdienst factureert (je haalt de maaltijd op bij een restaurant en bezorgt deze), geldt 21% over de bezorgkosten. Het restaurant brengt 9% in rekening over de maaltijd, jij 21% over de bezorging.

Bezorging aan zakelijke klanten in de EU
Lever je koeriersdiensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen? Dan geldt de BTW-verleggingsregeling. Je brengt 0% BTW in rekening en vermeldt op je factuur: 'BTW verlegd' plus het BTW-nummer van je klant. De klant draagt zelf BTW af in zijn eigen land.

Bezorging buiten de EU
Bij koeriersdiensten die geheel buiten de EU plaatsvinden, breng je 0% BTW in rekening. Bij grensoverschrijdende bezorgingen (deels binnen, deels buiten de EU) wordt het complexer. Raadpleeg in dat geval een boekhouder.

Kleineondernemersregeling (KOR)
Als je als koerier minder dan EUR 20.000 per jaar omzet, kun je kiezen voor de KOR. Je brengt dan geen BTW in rekening en doet geen BTW-aangifte. Maar let op: als koerier kom je snel boven deze drempel. Reken uit wat gunstiger is: BTW aftrekken op je bedrijfskosten (brandstof, voertuig, telefoon) of de KOR gebruiken.

BTW op je bedrijfskosten
Als koerier heb je recht op BTW-aftrek op zakelijke kosten. Denk aan:
• Brandstof of elektriciteit voor je voertuig
• Onderhoud en reparatie
• Telefoonabonnement
• Verzekeringen
• Facturatie- en boekhoudsoftware
• Bezorgmaterialen (tassen, dozen)
Bewaar alle bonnen en facturen. Alleen met een correcte factuur op jouw naam kun je de BTW aftrekken.

Factureren per rit, per uur of per week: wat werkt het beste?

Als koerier kun je op verschillende manieren factureren. De beste methode hangt af van het type bezorgdienst en de afspraken met je opdrachtgever.

Per rit of per bezorging
Je factureert een vast bedrag per afgeleverd pakket of per bezorging. Dit is de meest gebruikelijke methode voor:
• Pakketbezorging voor webshops
• Maaltijdbezorging
• Documentkoeriers
Voordeel: Transparant en makkelijk te controleren. Je opdrachtgever weet precies wat elke bezorging kost.
Nadeel: Bij rustige dagen verdien je minder. Je wordt niet betaald voor wachttijd of reistijd tussen bezorgingen.

Per uur
Je factureert een uurtarief, ongeacht het aantal bezorgingen. Gebruikelijk bij:
• Stadskoeriers die de hele dag beschikbaar zijn
• Expresdiensten met standby-uren
• Bezorging in combinatie met magazijnwerk
Voordeel: Stabiel inkomen, ook bij rustige momenten.
Nadeel: Je opdrachtgever wil vaak controle op je uren. Houd nauwkeurig bij wanneer je begint en stopt.

Per week of per maand (vast bedrag)
Een vast bedrag per periode, ongeacht het exacte aantal ritten of uren. Geschikt voor:
• Vaste contracten met een opdrachtgever
• Langlopende samenwerkingen
• Bezorgdiensten met voorspelbare volumes
Voordeel: Voorspelbaar inkomen voor jou en voorspelbare kosten voor je opdrachtgever.
Nadeel: Als het volume sterk toeneemt, doe je meer werk voor hetzelfde geld. Bouw een clausule in voor volume boven een bepaald maximum.

Combinatie
In de praktijk combineren veel koeriers de methodes. Bijvoorbeeld: een vast basisbedrag per dag plus een toeslag per expreslevering of per bezorging boven een bepaald aantal. Dit kun je makkelijk op je factuur verwerken door elke component als aparte factuurregel op te nemen.

Tip: Maak vooraf duidelijke afspraken met je opdrachtgever over de facturatiemethode. Leg dit vast in een offerte of samenwerkingsovereenkomst. Dan voorkom je discussies bij de factuur.

Factureren via bezorgplatforms: Uber Eats, Thuisbezorgd, PostNL Partners

Veel koeriers werken via een platform. De factureringsregels hangen af van hoe het platform is ingericht en of je als zelfstandige of als uitzendkracht werkt.

Uber Eats bezorgers
Als je via Uber Eats bezorgt als zelfstandige, ontvang je een wekelijkse afrekening van Uber. Uber houdt een commissie in. Je moet zelf een factuur sturen aan Uber voor je geleverde diensten. In de praktijk genereert Uber in sommige gevallen een self-billing factuur namens jou. Controleer of dit het geval is en of de gegevens kloppen. Bewaar alle afrekeningen voor je administratie.

Thuisbezorgd (Just Eat Takeaway) bezorgers
Bij Thuisbezorgd kun je als zelfstandig bezorger werken. Het platform betaalt je per bezorging. Je ontvangt een overzicht van je bezorgingen en verdiensten. Maak op basis hiervan je factuur. Vermeld het aantal bezorgingen, de periode en het tarief per bezorging.

PostNL subcontractors en partners
PostNL werkt met subcontractors voor pakketbezorging. Als je als zelfstandig koerier pakketten bezorgt voor PostNL (of een tussenpersoon), factureer je aan de partij die je inhuurt. Dit kan PostNL direct zijn, of een tussenliggende bezorgpartner. Vermeld het aantal bezorgde pakketten, de periode en eventuele toeslagen.

Amazon Flex
Amazon Flex werkt in Nederland met flexbezorgers. Je schrijft je in als zelfstandige en bezorgt pakketten vanuit een Amazon-depot. Amazon betaalt per bezorgblok. Je factureert aan Amazon op basis van de gewerkte blokken.

Aandachtspunten bij platformwerk:
• Bewaar alle afrekeningen en overzichten van het platform
• Controleer of het platform self-billing toepast (zij maken de factuur namens jou) of dat je zelf een factuur moet sturen
• Houd bij hoeveel commissie het platform inhoudt. Dit is een kostenpost, geen omzet
• Factureer inclusief BTW, tenzij je onder de KOR valt
• Houd een eigen administratie bij, onafhankelijk van het platform. Platforms kunnen fouten maken in afrekeningen

Ritten en bezorgingen bijhouden op je factuur

Een overzichtelijke administratie van je ritten en bezorgingen maakt factureren makkelijker en voorkomt discussies met opdrachtgevers.

Wat leg je vast per bezorging?
• Datum en tijdstip: Wanneer heb je de bezorging gedaan?
• Ophaaladres: Waar heb je het pakket of de maaltijd opgehaald?
• Afleveradres: Waar heb je het afgeleverd?
• Type bezorging: Pakket, maaltijd, document, expres
• Referentie: Ordernummer, trackingnummer of bezorgcode
• Status: Afgeleverd, geweigerd, retour
• Bijzonderheden: Avondbezorging, zaterdagbezorging, fragiel

Hoe verwerk je dit op je factuur?
Je hebt twee opties:

Optie 1: Samengevat per periode
Op de factuur vermeld je het totaal per categorie. Bijvoorbeeld:
Pakketbezorging Amsterdam, week 13 (24-28 maart 2026): 42 bezorgingen a EUR 8,50 = EUR 357,00
Expresleveringen week 13: 5 bezorgingen a EUR 25,00 = EUR 125,00
Bij de factuur voeg je een gedetailleerde bijlage toe met alle individuele bezorgingen.

Optie 2: Gedetailleerd per factuur
Elke bezorging is een aparte factuurregel. Dit werkt alleen als je een beperkt aantal bezorgingen factureert (bijvoorbeeld als fietskoerier voor een paar klanten). Bij tientallen bezorgingen per dag wordt de factuur onleesbaar.

Onze aanbeveling: Gebruik optie 1 (samengevat) op de factuur zelf en voeg een Excel- of PDF-bijlage toe met het detail. Zo is je factuur overzichtelijk en je opdrachtgever kan het detail controleren.

Digitale tools voor ritregistratie:
• Kilometerregistratie-apps: Automatisch je ritten bijhouden via GPS (handig voor belastingaangifte)
• Spreadsheet: Een simpele Excel of Google Sheets met datum, route en bedrag
• Facturatiesoftware: Sommige tools laten je per factuur een bijlage toevoegen met het bezorgoverzicht

Kilometervergoeding en reiskosten op je factuur

Als koerier maak je veel kilometers. De kosten van je voertuig zijn een belangrijke kostenpost. Hoe ga je hiermee om op je factuur?

Eigen voertuig: kosten doorberekenen in je tarief
De meest gangbare methode: je berekent je brandstof-, afschrijvings- en onderhoudskosten door in je ritprijs. Je factureert je klant een prijs per rit of per uur waar alle kosten in verwerkt zijn. Je vermeldt geen aparte kilometervergoeding op de factuur.

Kilometervergoeding apart vermelden
Sommige opdrachtgevers vragen je om de kilometervergoeding apart op de factuur te zetten. Dit is toegestaan. Vermeld dan:
Gereden kilometers: 320 km a EUR 0,23 per km = EUR 73,60 excl. BTW
Let op: de onbelaste kilometervergoeding van EUR 0,23 (tarief 2026) geldt alleen voor werknemers, niet voor ondernemers. Als ZZP'er mag je je werkelijke kosten aftrekken of een zakelijk verantwoorde kilometerprijs hanteren.

Priveverbruik afsplitsen
Gebruik je je auto of scooter ook prive? Dan mag je alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekken. Houd een kilometerregistratie bij: noteer per rit of deze zakelijk of prive is. De Belastingdienst kan je hierom vragen bij een controle.

Elektrisch voertuig
Bezorg je met een elektrische fiets, scooter of auto? Dan zijn je energiekosten per kilometer lager, maar de aanschafkosten hoger. Je kunt de BTW op de aanschaf van een zakelijk voertuig geheel of gedeeltelijk aftrekken, afhankelijk van het zakelijke gebruik.

Bezorgmateriaal
Naast voertuigkosten heb je als koerier ook kosten voor:
• Bezorgtassen en -boxen
• Telefoonhouder en navigatie
• Werkkleding en regenkleding
• Handschoenen
Deze kosten kun je als bedrijfskosten aftrekken. Bewaar de aankoopfacturen.

Veelgemaakte fouten bij koeriersfacturen

We zien bij koeriers en bezorgdiensten regelmatig dezelfde fouten. Hieronder de meest voorkomende, met uitleg hoe je ze voorkomt.

Fout 1: Geen factuur versturen
Vooral koeriers die via platforms werken, vergeten soms dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun facturatie. Zelfs als het platform een afrekening stuurt, heb je vaak zelf een factuur nodig voor je administratie en belastingaangifte.

Fout 2: Onduidelijke omschrijving
'Bezorgdiensten maart 2026' is te vaag. Vermeld het type bezorging, het aantal ritten en de periode. Een goede omschrijving: 'Pakketbezorging regio Amsterdam, 24-28 maart 2026, 42 ritten'. Zo kan je opdrachtgever de factuur makkelijk controleren.

Fout 3: BTW vergeten of verkeerd tarief
Koeriersdiensten vallen onder 21% BTW. Een veelgemaakte fout is 9% toepassen omdat je 'eten bezorgt'. Maar het bezorgen van eten is een dienst tegen 21%. Alleen de maaltijd zelf valt onder 9% (en die factureert het restaurant, niet jij als koerier).

Fout 4: Platformafrekening als factuur gebruiken
De afrekening die je van Uber Eats, Thuisbezorgd of een ander platform ontvangt, is geen vervanging voor je eigen factuur. Het is een overzicht van het platform, niet een factuur van jou. Je moet zelf een factuur maken (of controleren dat het platform een correcte self-billing factuur genereert).

Fout 5: Geen kilometerregistratie bijhouden
Als je je voertuig ook prive gebruikt, moet je een kilometerregistratie bijhouden om het zakelijke deel te kunnen aantonen. Zonder registratie kan de Belastingdienst je BTW-aftrek en zakelijke kostenaftrek weigeren.

Fout 6: Niet apart factureren per opdrachtgever
Werk je voor meerdere opdrachtgevers? Maak per opdrachtgever een aparte factuur. Combineer niet meerdere klanten op een factuur. Dit maakt je administratie overzichtelijker en voorkomt verwarring.

Fout 7: Contante betalingen niet administreren
Krijg je soms contant betaald voor een bezorging? Noteer deze betalingen altijd. Maak ook hiervoor een factuur. Contante inkomsten die je niet verantwoordt, zijn een risico bij belastingcontroles.

Je koeriersfactuur professioneel maken

Een professionele factuur wekt vertrouwen bij je opdrachtgever en wordt sneller betaald. Hieronder tips om je koeriersfactuur te verbeteren.

Gebruik een vast factuurnummerformat
Kies een formaat en gebruik het consequent. Bijvoorbeeld:
• KD-2026-001 (KD = Koeriersdienst, 2026 = jaar, 001 = volgnummer)
• BZG-2026-03-001 (BZG = Bezorging, 2026-03 = maand, 001 = volgnummer)
Zo zie je in een oogopslag wanneer de factuur is gemaakt.

Voeg je logo toe
Een factuur met logo ziet er professioneler uit dan een kale factuur. Je kunt je logo eenvoudig uploaden in je facturatietool. Heb je geen logo? Een simpele, schone layout zonder logo is ook prima.

Standaard betalingstermijn
Vermeld altijd een betalingstermijn. In de koerierssector is 14 dagen gebruikelijk voor kleine opdrachtgevers en 30 dagen voor grotere bedrijven. Stem dit af met je opdrachtgever.

Professionele e-mail bij het versturen
Stuur je factuur vanuit een zakelijk e-mailadres, niet vanuit info@gmail.com. Een adres als facturen@jouwkoeriersbedrijf.nl maakt een betere indruk. De meeste facturatietools versturen de factuur vanuit het platform, zodat je hiervoor geen apart e-mailadres nodig hebt.

Bijlage met bezorgoverzicht
Voeg bij je factuur een overzicht toe van alle bezorgingen in de factuurperiode. Dit maakt het voor je opdrachtgever makkelijk om de factuur te controleren en versnelt de goedkeuring.

Creditnota bij fouten
Heb je een fout op een factuur ontdekt nadat je hem hebt verstuurd? Maak dan een creditnota voor de onjuiste factuur en stuur een nieuwe, correcte factuur. Pas nooit een reeds verstuurde factuur aan.

Administratie en boekhouding voor koeriers

Een geordende administratie is als koerier extra belangrijk, omdat je vaak te maken hebt met veel kleine transacties, wisselende opdrachtgevers en zakelijke voertuigkosten.

Wat moet je bijhouden?
• Verkoopfacturen: Alle facturen die je verstuurt aan opdrachtgevers
• Inkoopfacturen: Alle facturen die je ontvangt (brandstof, onderhoud, telefoon, software, verzekeringen)
• Bankafschriften: Overzicht van alle inkomende en uitgaande betalingen
• Rittenregistratie: Overzicht van je bezorgingen per dag/week
• Kilometerregistratie: Zakelijke en prive kilometers apart bijhouden

Bewaarplicht
Je moet je administratie 7 jaar bewaren. Sla alles digitaal op: scan bonnen, bewaar PDF-facturen en maak back-ups. Papieren bonnen vervagen en raken zoek.

Boekhoudsoftware of boekhouder?
Als je minder dan EUR 50.000 omzet draait en een overzichtelijke administratie hebt, kun je je boekhouding zelf doen met software als Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online. Bij hogere omzet, complexe BTW-situaties of als je liever je tijd aan bezorgen besteedt, schakel je een boekhouder in. Kosten: EUR 50-150 per maand voor een ZZP-boekhouder.

Koppel je facturatietool aan je boekhouding
Gebruik je een facturatietool zoals Winkel Factuur naast boekhoudsoftware? Koppel ze dan aan elkaar. Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhouding. Je hoeft niets handmatig over te typen.

BTW-aangifte als koerier
Per kwartaal doe je BTW-aangifte. Je geeft op:
• Hoeveel BTW je hebt ontvangen (op je facturen aan klanten)
• Hoeveel BTW je hebt betaald (op je inkoopfacturen: brandstof, onderhoud, software, etc.)
Het verschil draag je af of krijg je terug. Veel koeriers krijgen BTW terug vanwege hoge brandstofkosten.

Tarieven bepalen als koerier: wat reken je?

Het juiste tarief bepalen is een uitdaging voor veel startende koeriers. Je wilt concurrerend zijn, maar ook voldoende verdienen om je kosten te dekken en winst te maken.

Gangbare tarieven in Nederland (2026):
• Fietskoerier stadsbezorging: EUR 5-12 per bezorging
• Scooterkoerier: EUR 8-15 per bezorging
• Autokoerier lokaal: EUR 10-25 per bezorging
• Autokoerier regionaal: EUR 25-75 per rit (afhankelijk van afstand)
• Expreskoerier (same-day): EUR 30-100+ per rit
• Uurtarief koerier: EUR 25-45 per uur

Hoe bereken je je minimumtarief?
Tel je vaste kosten bij elkaar op en deel dit door het aantal verwachte bezorgingen per maand:
• Voertuigkosten (afschrijving, onderhoud, brandstof, verzekering): EUR 300-800/maand
• Telefoon en navigatie: EUR 30-50/maand
• Boekhouding en software: EUR 20-80/maand
• Belastingen en premies: reserveer 30-40% van je winst
• Je gewenste netto-inkomen

Voorbeeld:
Stel je hebt EUR 600 aan vaste kosten per maand en wilt EUR 2.500 netto overhouden. Met een belastingreservering van 35% heb je EUR 3.850 bruto nodig. Plus EUR 600 kosten = EUR 4.450 per maand. Bij 200 bezorgingen per maand is je minimumtarief EUR 22,25 per bezorging exclusief BTW.

Toeslagen
Reken toeslagen voor:
• Avondbezorging (na 18:00): +EUR 3-10 per rit
• Weekendbezorging: +EUR 5-15 per rit
• Expreslevering (binnen 2 uur): +50-100% toeslag
• Fragiele of zware goederen: +EUR 5-20 per rit
• Wachttijd bij ophalen of afleveren: EUR 15-30 per begonnen half uur

Vermeld toeslagen altijd als aparte regels op je factuur. Zo zijn ze transparant voor je opdrachtgever.