Winkel Factuur Insights
Als starter of kleine ondernemer wil je de kosten laag houden. Facturatiesoftware betalen terwijl je nog weinig omzet hebt voelt onnodig. Maar zijn gratis opties goed genoeg? In dit artikel bekijken we de mogelijkheden voor gratis factureren en wanneer je beter kunt investeren in betaalde software.
Gratis facturatietools zijn geschikt voor starters met weinig facturen, maar beperkt in automatisering en integraties. Bij groei loont het om over te stappen naar betaalde software.
Gratis facturatietools lijken aantrekkelijk maar hebben vaak beperkingen in functionaliteit en schaalbaarheid. Vergelijk gratis opties met betaalbare alternatieven om te bepalen welke tool het beste bij jouw groeiplannen past.
De meest simpele optie: maak je facturen in een spreadsheet.
**Voordelen:**
- Volledig gratis
- Volledige controle over layout
- Geen software nodig
**Nadelen:**
- Geen automatische nummering
- Handmatig BTW berekenen
- Export naar PDF moet handmatig
- Geen overzicht of rapportages
- Makkelijk fouten maken
Persoonlijk vind ik dit alleen geschikt als je echt maximaal 1-2 facturen per maand maakt.
Er zijn diverse apps die een gratis tier aanbieden:
**Voorbeelden:**
- Invoice Ninja (open source)
- Wave (gratis voor basis)
- Zoho Invoice (gratis tot 5 klanten)
**Voordelen:**
- Professionele factuursjablonen
- Automatische nummering
- Basisrapportages
**Nadelen:**
- Beperkt aantal facturen per maand
- Vaak geen Nederlandse BTW-ondersteuning
- Geen koppelingen met bol.com/Amazon
- Upsell druk naar betaalde versie
- Beperkte klantenservice
Test alle functies zonder creditcard. Automatische facturen binnen enkele minuten.
Start gratis proefperiode →Veel betaalde software biedt gratis proefperiodes:
- **Winkel Factuur:** 14 dagen gratis, daarna abonnement
- **Moneybird:** 30 dagen gratis
- **Exact Online:** 30 dagen gratis
Dit is een goede manier om te testen of software bij je past. Maar het is geen permanente oplossing.
Gratis opties zijn prima voor hobbybedrijfjes, maar worden snel ontoereikend als:
Gratis software kost misschien geen geld, maar wel tijd. Laten we rekenen:
**Handmatig factureren:**
- 5 minuten per factuur
- 50 facturen per maand = 250 minuten = 4+ uur
- Jouw tijd waard: EUR 25/uur = EUR 100/maand
**Betaalde software:**
- Automatisch, dus 0 minuten
- Kosten: EUR 9-45/maand
De conclusie is duidelijk: vanaf zo'n 20 facturen per maand is betaalde software vaak goedkoper dan je eigen tijd.
Naast internationale gratis tools bestaan er ook Nederlandse opties met een gratis versie. Deze hebben als groot voordeel dat ze de Nederlandse BTW-regels kennen.
**Rompslomp (gratis versie):**
Rompslomp biedt een gratis basisversie waarmee je facturen kunt maken en versturen. De gratis versie bevat basisfacturatie, urenregistratie en een simpel overzicht van je inkomsten en uitgaven. De beperking zit in het aantal transacties per maand en de afwezigheid van automatische bankkoppeling.
**Jortt (gratis versie):**
Jortt heeft eveneens een gratis versie. Deze is bewust heel simpel gehouden en is vooral gericht op starters die zo min mogelijk tijd willen besteden aan administratie. Je kunt facturen maken, BTW berekenen en een basisadministratie voeren.
**Wanneer zijn deze opties geschikt?**
Als je net begint als ondernemer, weinig facturen maakt en vooral een Nederlandse tool wilt die de BTW correct afhandelt, zijn Rompslomp en Jortt solide gratis opties. Ze bieden meer dan Excel maar minder dan een volledig betaald pakket.
Winkel Factuur hanteert een uniek prijsmodel dat het midden houdt tussen gratis en een duur abonnement: het credit-systeem.
**Hoe werkt het?**
In plaats van een vast maandbedrag koop je credits. Elke verwerkte factuur kost een bepaald aantal credits. Zo betaal je alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.
**Wat kost het?**
Het instapbedrag begint bij EUR 2,29 per maand voor kleinere volumes. Bij grotere volumes profiteer je van volumekortingen. Er zijn geen verborgen kosten of langlopende contracten.
**Waarom is dit interessant voor starters?**
- Je betaalt niet voor functionaliteit die je niet gebruikt
- De kosten groeien mee met je bedrijf
- Je hebt wel toegang tot alle functies: marketplace-integraties, automatisering, boekhoudkoppelingen
- Geen limiet op het aantal klanten of producten
Dit model is ideaal voor ondernemers die de beperkingen van gratis tools ontgroeid zijn maar nog niet klaar zijn voor een duur maandabonnement.
Om de verschillen concreet te maken, hebben we de belangrijkste features naast elkaar gezet.
**Factuuraanmaak:**
- Gratis tools: Handmatig invullen, soms met templates
- Betaalde software: Automatisch op basis van orders
**BTW-berekening:**
- Gratis tools: Handmatig of alleen standaard 21%
- Betaalde software: Automatisch, inclusief verlaagd tarief, OSS en vrijstellingen
**Marketplace-integratie:**
- Gratis tools: Niet beschikbaar
- Betaalde software: Directe koppeling met bol.com, Amazon, etc.
**Boekhoudkoppeling:**
- Gratis tools: Handmatige export (CSV of PDF)
- Betaalde software: Automatische synchronisatie met Exact, Moneybird, etc.
**Creditnota's:**
- Gratis tools: Handmatig aanmaken
- Betaalde software: Automatisch bij retouren
**Factuurnummering:**
- Gratis tools: Soms automatisch, vaak handmatig
- Betaalde software: Altijd automatisch en opeenvolgend
**UBL-ondersteuning:**
- Gratis tools: Bijna nooit
- Betaalde software: Steeds vaker standaard (voorbereid op e-facturatie)
**Klantenservice:**
- Gratis tools: Community forums, beperkte e-mail support
- Betaalde software: Nederlandse helpdesk, chat, telefoon
Gratis tools hebben niet alleen functionele beperkingen. Er zijn ook risico's waar je rekening mee moet houden.
**BTW-fouten:**
Als je gratis tool geen correcte Nederlandse BTW-ondersteuning biedt, loop je het risico op fouten in je BTW-aangifte. Verkeerd tarief toegepast? De Belastingdienst kan naheffen. BTW vergeten te berekenen? Dat geld moet je alsnog afdragen, uit je eigen marge.
**Onvolledige facturen:**
Internationale gratis tools kennen de Nederlandse factuurvereisten niet altijd. Een factuur zonder BTW-nummer, KvK-nummer of met een onvolledige productomschrijving is niet compliant. De gevolgen: boetes voor jou en geen BTW-aftrek voor je klant.
**Gegevensverlies:**
Gratis diensten bieden zelden garanties over data-opslag. Als de dienst stopt of je account verwijderd wordt, ben je je factuurhistorie kwijt. En je bent wettelijk verplicht om facturen 7 jaar te bewaren.
**Vendor lock-in:**
Sommige gratis tools maken het lastig om je gegevens te exporteren. Je zit vast aan de tool, ook als je eigenlijk wilt overstappen.
**Privacy en gegevensverwerking:**
Bij buitenlandse gratis tools worden je bedrijfs- en klantgegevens buiten de EU verwerkt. Controleer of dit voldoet aan de AVG (GDPR).
Gebruik je nu een gratis tool en merk je dat deze niet meer voldoet? Zo stap je soepel over naar betaalde software.
**Stap 1: Exporteer je huidige gegevens**
Download al je facturen als PDF en exporteer je klantenlijst. De meeste tools bieden een CSV-export.
**Stap 2: Kies je nieuwe software**
Gebruik een gratis proefperiode om te testen. Let op: ondersteunt de software je verkoopkanalen? Past het budget? Is er Nederlandse klantenservice?
**Stap 3: Configureer de nieuwe software**
Stel je bedrijfsgegevens, factuurtemplate en nummering in. Zorg dat het eerste factuurnummer aansluit op je vorige reeks.
**Stap 4: Importeer je klantgegevens**
Veel betaalde software biedt een importfunctie voor klanten. Dit bespaart je het handmatig invoeren.
**Stap 5: Begin met de nieuwe software**
Maak de overstap bij voorkeur aan het begin van een nieuwe maand of een nieuw kwartaal. Zo houd je je administratie overzichtelijk.
**Stap 6: Bewaar je oude facturen**
Verwijder je account bij de gratis tool pas nadat je zeker weet dat al je facturen veilig zijn opgeslagen. Onthoud: 7 jaar bewaarplicht.
Na alle vergelijkingen en analyses is er zeker een doelgroep waarvoor gratis factureren een prima keuze is.
**Hobbyondernemers:** Je verkoopt af en toe iets op Marktplaats of via je eigen kleine webshop. Je maakt minder dan 5 facturen per maand en hebt geen complexe BTW-situaties.
**Net gestarte zzp'ers:** Je bent net begonnen met je eenmanszaak en hebt nog geen of weinig klanten. Je wilt eerst kijken of je onderneming levensvatbaar is voordat je investeert in software.
**Ondernemers in de KOR:** Als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) en dus geen BTW factureert, zijn de eisen aan je facturen eenvoudiger. Een simpele gratis tool kan dan volstaan.
**Belangrijk:** Zelfs in deze gevallen moeten je facturen aan de wettelijke eisen voldoen. Controleer altijd of je gratis tool facturen genereert met alle verplichte gegevens: je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van de levering en het totaalbedrag.
Ja, er zijn verschillende manieren om gratis facturen te maken. Je kunt Excel of Google Sheets gebruiken, of gratis versies van tools zoals Rompslomp, Jortt, Invoice Ninja en Wave. De gratis opties hebben wel beperkingen: beperkt aantal facturen, geen marketplace-integraties, en soms onvoldoende Nederlandse BTW-ondersteuning.
Bekende gratis factuurprogramma's zijn functioneel betrouwbaar, maar bieden minder garanties dan betaalde software. Let op: gratis tools bieden zelden datagaranties, hebben beperkte klantenservice, en buitenlandse tools verwerken je gegevens mogelijk buiten de EU. Controleer altijd of de gegenereerde facturen aan de Nederlandse wettelijke eisen voldoen.
De vuistregel is: vanaf 10-20 facturen per maand is betaalde software voordeliger dan gratis. Bij 20 facturen besteed je handmatig al ruim 1,5 uur per maand aan facturatie. Tegen een uurloon van EUR 25 is dat EUR 37,50 aan tijdskosten. Betaalde software begint bij EUR 2,29 per maand bij Winkel Factuur, waardoor de investering zich direct terugverdient.
Voor starters is Winkel Factuur met het credit-systeem een van de voordeligste opties, met prijzen vanaf EUR 2,29 per maand. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt en hebt wel toegang tot alle functies. Rompslomp en Jortt bieden ook gratis versies die geschikt zijn voor starters met een laag factuurvolume.
Ja, overstappen is altijd mogelijk. Exporteer eerst al je facturen als PDF en je klantenlijst als CSV. Kies een nieuwe tool en configureer je bedrijfsgegevens en factuurnummering. De meeste betaalde software biedt een importfunctie. Doe de overstap bij voorkeur aan het begin van een nieuwe maand of een nieuw kwartaal.
Test Winkel Factuur zonder risico. Alle features, geen verplichtingen. Ontdek of automatisering voor jou werkt.
Start gratis proefperiode →