Verkopen op Kaufland: heb je een facturatieplicht?

Kaufland Global Marketplace (Kaufland.de) is het online marktplatform van de Duitse retailer Kaufland. Net als bol.com en Amazon kun je er als externe verkoper je producten aanbieden, met toegang tot een groot publiek in Duitsland en andere Europese landen. En net als bij die platforms geldt: het verkoopkanaal regelt je facturatie en BTW-afdracht niet voor je. Dat is en blijft jouw verantwoordelijkheid als ondernemer.

Wanneer is een factuur verplicht?
De factuurplicht hangt af van je type klant:
• Zakelijke klanten (B2B): Voor verkopen aan andere ondernemers ben je wettelijk verplicht een factuur uit te reiken.
• Particuliere klanten (B2C): Voor consumenten is een factuur niet altijd verplicht, maar wel sterk aan te raden, voor je eigen administratie en omdat klanten er steeds vaker om vragen.

Omdat je op Kaufland zowel aan consumenten als aan zakelijke klanten verkoopt, is het verstandig om standaard voor elke bestelling een factuur aan te maken. Zo zit je altijd goed en bouw je een sluitende administratie op. Wil je weten hoe je een correcte factuur opstelt? Lees onze complete gids voor factuur maken.

Houd er ook rekening mee dat je je facturen 7 jaar moet bewaren. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor al je verkopen, ongeacht via welk platform of in welk land je verkoopt.

BTW bij verkoop op Kaufland: Nederland, Duitsland en de EU

De grootste uitdaging bij Kaufland is de BTW. Omdat je vanuit Nederland verkoopt aan klanten in Duitsland en mogelijk andere EU-landen, krijg je te maken met grensoverschrijdende BTW-regels. Welk tarief je rekent, hangt af van je type klant en waar je klant zich bevindt.

Verkoop aan Nederlandse klanten
Verkoop je aan een klant in Nederland, dan reken je gewoon Nederlandse BTW: 21% (algemeen tarief) of 9% (verlaagd tarief, bijvoorbeeld voor boeken en bepaalde levensmiddelen).

Verkoop aan consumenten in Duitsland en de EU (B2C)
Voor verkopen aan particulieren in andere EU-landen geldt een EU-brede drempel van EUR 10.000 per jaar:
• Onder EUR 10.000: Je rekent Nederlandse BTW (21% of 9%).
• Boven EUR 10.000: Je rekent het BTW-tarief van het land van je klant; voor Duitsland is dat 19% (standaard) of 7% (verlaagd). Dit geef je aan via de OSS-regeling.

De OSS-regeling
Met de One Stop Shop (OSS) geef je de buitenlandse BTW van al je EU-verkopen in een kwartaalaangifte aan via de Nederlandse Belastingdienst. Zo hoef je je niet in elk land apart te registreren. Dit is dezelfde systematiek die geldt voor verkopen via Amazon en andere marktplaatsen. Lees meer in onze gids over BTW in EU-landen factureren als seller.

Verkoop aan zakelijke klanten in de EU (B2B)
Verkoop je aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat met een geldig BTW-nummer, dan verleg je de BTW (reverse charge). Je rekent 0% BTW en vermeldt 'btw verlegd' op de factuur. Controleer het BTW-nummer van je klant altijd via het VIES-systeem van de EU.

Let op de Duitse situatie
Zodra je voorraad in Duitsland opslaat (bijvoorbeeld via een fulfilmentmagazijn), kan een Duitse BTW-registratie verplicht worden. Verkoop je puur vanuit Nederland en blijf je onder de drempel, dan volstaat doorgaans Nederlandse BTW of de OSS-regeling. Twijfel je? Stem je situatie af met je boekhouder.

Verplichte gegevens op je Kaufland-factuur

Een factuur voor een Kaufland-verkoop moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als elke andere zakelijke factuur. Dit zijn de verplichte gegevens:

• Je bedrijfsgegevens: handelsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer.
• Klantgegevens: naam en adres van de klant (en het BTW-nummer bij zakelijke EU-klanten).
• Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer zonder gaten in de reeks.
• Factuurdatum: de datum waarop je de factuur opmaakt.
• Omschrijving: een duidelijke beschrijving van het geleverde product en het aantal.
• Bedragen: het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en -bedrag, en het totaal inclusief BTW.
• BTW-vermelding: bij verlegde BTW de tekst 'btw verlegd' en het BTW-nummer van je klant.

Verkoop je naar het buitenland, dan staat de juiste BTW-vermelding centraal. Bij een verlegde levering vermeld je 'btw verlegd' (of 'reverse charge'); bij OSS-verkopen reken je het buitenlandse tarief en neem je dat correct op. Een fout hierin leidt snel tot problemen bij je BTW-aangifte.

De eisen zijn in de kern gelijk aan die voor een gewone webshopfactuur. In onze gids over een BTW-factuur maken voor webshops vind je de volledige checklist met voorbeelden.

Handmatig vs. automatisch factureren voor Kaufland

Je kunt je Kaufland-facturen op twee manieren maken: handmatig of automatisch. Bij een handvol verkopen per maand lukt handmatig nog wel, maar zodra je volume groeit, wordt het tijdrovend en foutgevoelig.

Handmatig factureren
Je neemt elke bestelling over in een sjabloon of factuurprogramma, kiest het juiste BTW-tarief en verstuurt de factuur.
Nadeel: Veel tijd kwijt, en bij elke verkeerde BTW-keuze loop je risico op fouten in je aangifte.

Automatisch factureren
Een facturatietool haalt je Kaufland-orders op, maakt automatisch een correcte factuur met het juiste BTW-tarief en een opeenvolgend factuurnummer, en levert een export voor je boekhouding.
Voordeel: Geen overtypwerk, minder fouten en een altijd actuele administratie.

Vooral als je naast Kaufland ook via bol.com of Amazon verkoopt, is automatiseren bijna onmisbaar. Je beheert dan meerdere kanalen, valuta en BTW-tarieven tegelijk. Een goede facturatietool brengt dat samen in een proces, zodat je niet per platform apart hoeft bij te houden.

Winkel Factuur voor Kaufland-verkopers

Winkel Factuur is gebouwd voor verkopers die via marktplaatsen verkopen. De tool zet je orders om in correcte facturen met het juiste BTW-tarief en levert exports voor je boekhouding. Voor Kaufland werkt dat via een algemene koppeling en export, net zoals voor andere kanalen.

• Automatische facturen: Voor elke bestelling staat direct een correcte factuur klaar, met een opeenvolgend factuurnummer en het juiste BTW-tarief per land en klanttype.

• BTW per land: Of je nu Nederlandse BTW rekent, het Duitse tarief via OSS of de BTW verlegt bij B2B, de tool past de juiste regel toe.

• Export naar je boekhouding: Je downloadt je facturen als UBL of CSV en leest ze in je boekhoudpakket in. Zo houd je je administratie zonder overtypen up-to-date.

• Meerdere kanalen samen: Verkoop je ook via bol.com of Amazon? Dan beheer je al je marktplaatsen vanuit een facturatieproces. Bekijk ook ons overzicht van bol.com-tools voor verkopers.

• Gratis beginnen: Tot 50 facturen per maand verstuur je gratis, zonder creditcard. Groei je verder, dan betaal je alleen voor wat je gebruikt, vanaf EUR 2,29 per maand.

Conclusie: zo regel je je Kaufland-facturatie

Verkopen op Kaufland biedt toegang tot een grote Duitse en Europese markt, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor je facturen en BTW. De kern: maak voor elke bestelling een correcte factuur, reken het juiste BTW-tarief (Nederlands tot de EUR 10.000-drempel, daarboven het Duitse tarief via OSS) en verleg de BTW bij zakelijke EU-klanten.

Doe je dit handmatig, dan kost het veel tijd en loop je risico op fouten. Met automatische facturatie maak je in een keer correcte facturen voor al je kanalen (Kaufland, bol.com en Amazon) en exporteer je ze naar je boekhouding.

Zo houd je meer tijd over voor waar het echt om draait: verkopen en groeien. Begin gratis en breid uit wanneer je volume toeneemt.