Proforma Factuur Maken: Betekenis, Voorbeeld en Stappen
Een klant vraagt om een prijsopgave voor vooruitbetaling, of je verstuurt een internationale zending en de douane wil weten wat er in het pakket zit. In beide gevallen heb je geen gewone factuur nodig, maar een <strong>proforma factuur</strong>. Dit document lijkt op een echte factuur, maar heeft een heel andere functie: het is geen betalingsverplichting en geen btw-factuur. Toch gaat het hier vaak mis, met onterechte btw-aftrek of een onvolledige boekhouding tot gevolg. In deze gids leggen we uit wat een proforma factuur precies is, wanneer je hem gebruikt, en hoe je er stap voor stap een correct exemplaar van maakt.
14-5-20269 min lezenFacturatie
Een proforma factuur is een voorlopig document dat een klant of de douane vooraf informeert over de te leveren goederen of diensten en de bijbehorende kosten. Het is géén btw-factuur: er ontstaat geen betalingsverplichting en de ontvanger mag de btw niet aftrekken. Je gebruikt een proforma factuur vooral bij vooruitbetaling, bij offertes en bij internationale zendingen voor de douane. Na levering of betaling stuur je altijd een definitieve factuur na.
Ondernemers weten niet wat het verschil is tussen een proforma factuur en een echte factuur, wanneer ze welke moeten gebruiken en of de btw aftrekbaar is — wat leidt tot onterechte btw-aftrek, dubbele boekingen en een onvolledige administratie. Een praktische gids die de betekenis van de proforma factuur uitlegt, laat zien wanneer je hem gebruikt, hoe een correct voorbeeld eruitziet, en hoe je na betaling automatisch een definitieve btw-factuur verstuurt.
Samenvatting
Een proforma factuur is een voorlopig overzicht van prijs en goederen; het is geen officiële btw-factuur en kent geen betalingsverplichting.
De ontvanger mag de btw op een proforma factuur niet aftrekken — daarvoor is altijd een definitieve factuur nodig.
Je gebruikt een proforma factuur vooral bij vooruitbetaling, prijsopgaven en internationale zendingen voor de douane.
Zet duidelijk het woord 'proforma' op het document, zodat het niet wordt verward met een echte factuur of in je boekhouding belandt.
Na betaling of levering verstuur je altijd een definitieve factuur met een uniek opeenvolgend factuurnummer.
Wat is een proforma factuur? (betekenis)
Een proforma factuur is een voorlopig document dat eruitziet als een gewone factuur, maar een andere juridische status heeft. De term komt uit het Latijn — pro forma betekent letterlijk 'voor de vorm'. Het document informeert je klant of de douane vooraf over wat je levert, in welke hoeveelheid en tegen welke prijs, zonder dat er een betalingsverplichting ontstaat.
Het belangrijkste verschil met een echte factuur: een proforma factuur is geen btw-factuur. Er ontstaat geen vordering en de ontvanger mag de btw die erop staat niet aftrekken in zijn aangifte. Het is in feite een formele prijsopgave of een aankondiging van wat je gaat factureren.
Daarom telt een proforma factuur ook niet mee in je officiële factuurnummering. Je verstuurt hem zonder hem in je verkoopadministratie op te nemen. Pas wanneer de daadwerkelijke levering of betaling plaatsvindt, maak je een definitieve factuur aan met een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Wil je weten hoe zo'n definitieve factuur er precies uit moet zien? Lees dan onze complete gids over facturen maken.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur is in een aantal specifieke situaties handig of zelfs noodzakelijk. De meest voorkomende toepassingen voor ondernemers en webshops zijn:
• Vooruitbetaling: Wil je dat de klant eerst betaalt voordat je levert? Dan stuur je een proforma factuur met het te betalen bedrag en je betaalgegevens. Na ontvangst van de betaling volgt de echte factuur. • Offerte of prijsopgave: Een proforma factuur geeft de klant een gedetailleerd, factuurachtig overzicht van de verwachte kosten, inclusief een btw-indicatie. • Internationale zendingen en douane: Bij export buiten de EU vraagt de douane om een factuur die de inhoud en waarde van het pakket beschrijft. Voor stalen, monsters of niet-verkochte goederen gebruik je hiervoor een proforma factuur. • Goedkeuring binnen een organisatie: Grote klanten willen soms eerst intern akkoord op het bedrag voordat ze een opdracht definitief maken.
In al deze gevallen geldt: de proforma factuur is informatief. Hij wekt de verwachting van een transactie, maar legt nog geen fiscale of boekhoudkundige feiten vast. De Belastingdienst beschouwt het document dan ook niet als een geldige factuur voor de btw.
Start gratis proefperiode
Test alle functies zonder creditcard. Automatische facturen binnen enkele minuten.
Het onderscheid tussen een proforma factuur en een definitieve factuur is cruciaal voor je administratie. De documenten lijken op elkaar, maar verschillen op de punten die fiscaal het meest tellen:
• Juridische status: Een echte factuur is een officieel btw-document; een proforma factuur is dat niet. • Betalingsverplichting: Een echte factuur creëert een vordering; een proforma factuur niet. • Btw-aftrek: Alleen op een echte factuur mag de ontvanger de btw terugvragen — op een proforma factuur nooit. • Factuurnummer: Een echte factuur krijgt een uniek opeenvolgend nummer in je administratie; een proforma factuur valt hierbuiten. • Boekhouding: Een echte factuur boek je in; een proforma factuur niet.
Verwar een proforma factuur ook niet met een gewone rekening of factuur. Een rekening en een factuur zijn in de praktijk hetzelfde officiële document, terwijl een proforma factuur juist nadrukkelijk géén officiële status heeft. Het woord 'proforma' bovenaan het document is daarom geen overbodige formaliteit, maar bepaalt hoe iedereen — klant, boekhouder en Belastingdienst — het stuk behandelt.
Proforma factuur maken: stap voor stap
Een proforma factuur maken lijkt sterk op het opstellen van een gewone factuur, met enkele belangrijke aanpassingen. Volg deze stappen om er zeker van te zijn dat je document duidelijk en correct is.
Stap 1: Zet 'Proforma factuur' bovenaan Vermeld het woord proforma prominent in de titel. Dit voorkomt verwarring en zorgt dat niemand het document per ongeluk inboekt of betaalt als definitieve factuur.
Stap 2: Vermeld je bedrijfsgegevens Zet je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer op het document, net als bij een gewone factuur.
Stap 3: Voeg de klantgegevens toe Vermeld de naam en het adres van je klant. Bij internationale zendingen ook het land en eventueel het EORI- of btw-nummer.
Stap 4: Omschrijf goederen of diensten Beschrijf duidelijk wat je levert: aantal, omschrijving, prijs per stuk en het btw-percentage ter informatie. Bij export voor de douane vermeld je ook de waarde per artikel.
Stap 5: Toon het totaalbedrag en betaalgegevens Geef het verwachte totaalbedrag weer en, bij vooruitbetaling, je IBAN. Controleer je rekeningnummer eventueel met onze IBAN-validator om betaalproblemen te voorkomen.
Stap 6: Gebruik een eigen nummering buiten je factuurreeks Geef de proforma eventueel een eigen kenmerk (bijvoorbeeld PF-2026-001), gescheiden van je officiële opeenvolgende factuurnummers, zodat je administratie kloppend blijft.
Proforma factuur en btw: let goed op
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Op een proforma factuur mág je een btw-bedrag vermelden ter informatie, maar dit is en blijft een indicatie. Het levert je klant geen recht op btw-aftrek op en jij hoeft deze btw op dat moment ook nog niet af te dragen.
Pro-tip: Ontvang je zelf een proforma factuur, bijvoorbeeld voor een vooruitbetaling aan een leverancier? Boek deze dan nooit in je btw-aangifte. Wacht op de definitieve factuur. Winkel Factuur scheidt automatisch je proforma's van je echte facturen, zodat er nooit btw wordt afgetrokken op basis van een voorlopig document. Start je gratis proefperiode →
De volgorde is dus altijd: eerst de proforma factuur (informatief), dan de betaling of levering, en vervolgens de definitieve factuur waarop de btw wél geldig in rekening wordt gebracht. Pas op die laatste factuur is de btw voor beide partijen fiscaal relevant.
Twijfel je over het juiste btw-tarief of de behandeling bij grensoverschrijdende verkoop? Lees dan onze uitleg over btw-regels bij facturen naar het buitenland en raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of je boekhouder.
Veelgemaakte fouten met proforma facturen
Een proforma factuur is eenvoudig, maar er sluipen snel fouten in. Voorkom deze veelgemaakte missers:
• Het woord 'proforma' vergeten: Zonder duidelijke vermelding wordt het document verward met een echte factuur. • De btw alvast aftrekken: Btw op een proforma factuur is nooit aftrekbaar — wacht op de definitieve factuur. • Geen definitieve factuur nasturen: Na betaling of levering ben je verplicht een echte factuur te maken; de proforma vervangt deze niet. • Een nummer uit je officiële reeks gebruiken: Dit veroorzaakt gaten of dubbele nummers in je administratie. • De proforma inboeken: Een proforma hoort niet in je verkoop- of inkoopadministratie thuis.
Elk van deze fouten is makkelijk te vermijden met een systeem dat het onderscheid tussen voorlopige en definitieve documenten automatisch bewaakt. Dat is precies het soort routinewerk dat facturatiesoftware betrouwbaarder doet dan een handmatig sjabloon in Word of Excel.
Automatiseer je facturatie met Winkel Factuur
Of je nu een proforma factuur stuurt voor een vooruitbetaling of na levering een definitieve factuur nodig hebt: handmatig schakelen tussen documenten is foutgevoelig en kost tijd. Winkel Factuur is gebouwd voor verkopers op marktplaatsen en webshops die hun facturatie volledig op de automatische piloot willen zetten:
• Automatische facturatie: Bij elke bestelling op bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce wordt direct een correcte factuur aangemaakt en verstuurd. • Facturen in je eigen huisstijl: Professionele, meertalige facturen voor al je verkoopkanalen, met je eigen logo. • Correcte btw- en VIES-logica: Btw-nummers worden gevalideerd en de juiste btw-behandeling (binnenland, OSS, btw verlegd) wordt automatisch toegepast. • Reviewverzoeken: Stuur na levering automatisch om reviews vragen aan je klanten op bol.com en Amazon. • Koopblok- en voorraadalerts: Houd je buy-box-positie en voorraad in de gaten met realtime meldingen. • Winst- & btw-dashboard: Zie in één oogopslag je marges en btw-positie over al je kanalen heen. • Boekhoudkoppelingen: Alle factuurdata stroomt rechtstreeks door naar Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart — zonder overtypen.
Zo houd jij je administratie kloppend, terwijl het systeem zorgt dat proforma's en definitieve facturen netjes gescheiden blijven.
Nooit meer handmatig facturen schuiven
Winkel Factuur maakt automatisch correcte facturen voor elke bestelling, past de juiste btw toe, valideert btw-nummers en houdt je administratie audit-proof over bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce. 14 dagen gratis proberen, vanaf €9/maand.
Een proforma factuur is een voorlopig document dat een klant of de douane vooraf informeert over de prijs en inhoud van een levering. Het is geen officiële btw-factuur: er ontstaat geen betalingsverplichting en de ontvanger mag de btw niet aftrekken. Na betaling of levering volgt altijd een definitieve factuur.
Mag ik de btw op een proforma factuur aftrekken?
Nee. De btw op een proforma factuur is uitsluitend informatief en geeft geen recht op aftrek. Pas wanneer je de definitieve factuur ontvangt, mag je de btw verrekenen in je aangifte. Boek een proforma factuur daarom nooit in je btw-administratie en wacht altijd op het officiële document.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een echte factuur?
Een echte factuur is een officieel btw-document met een uniek opeenvolgend factuurnummer dat een betalingsverplichting en recht op btw-aftrek creëert. Een proforma factuur is informatief, valt buiten je factuurnummering en geeft geen van beide. Je gebruikt de proforma vooraf, de echte factuur na levering of betaling.
Moet ik een proforma factuur inboeken in mijn administratie?
Nee, een proforma factuur hoort niet in je verkoop- of inkoopadministratie. Omdat het geen btw-factuur is, boek je hem niet in en neem je hem niet op in je btw-aangifte. Pas de definitieve factuur die erop volgt boek je in je administratie. Raadpleeg bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst.
Wanneer gebruik ik een proforma factuur?
Je gebruikt een proforma factuur vooral bij vooruitbetaling, als gedetailleerde prijsopgave, en bij internationale zendingen waarbij de douane de inhoud en waarde van een pakket moet kennen. In al deze gevallen informeert het document de ontvanger vooraf, zonder dat er een officiële btw-verplichting ontstaat.
Hoe noem je een proforma factuur in het Engels?
In het Engels heet dit document een 'pro forma invoice'. De functie is identiek aan de Nederlandse proforma factuur: een voorlopig overzicht van goederen, hoeveelheid en prijs zonder betalingsverplichting of recht op btw-aftrek. Het wordt internationaal veel gebruikt voor douaneformaliteiten bij export.
Van proforma naar definitieve factuur in één klik
Koppel je webshop aan Winkel Factuur en laat het systeem automatisch correcte facturen maken, btw-nummers valideren en je administratie audit-proof houden over bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce.