Winkel Factuur Insights
Een factuur die niet voldoet aan de wettelijke eisen kan worden afgekeurd door de Belastingdienst. Dit betekent dat je klant geen BTW kan aftrekken en jij mogelijk problemen krijgt. In deze complete gids behandelen we alle verplichte factuurgegevens, wanneer BTW op de factuur moet staan, en welke klantgegevens je nodig hebt.
Verplicht op een factuur: naam en adres van beide partijen, BTW-nummer, KvK-nummer, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, prijs exclusief BTW, BTW-tarief en totaalbedrag.
Onvolledige facturen worden door de Belastingdienst afgekeurd, wat boetes en BTW-correcties kan opleveren. Gebruik een facturatietool die automatisch alle verplichte gegevens invult zodat je facturen altijd compliant zijn.
Een factuur is niet zomaar een rekening – het is een officieel document met wettelijke status. De Belastingdienst stelt eisen aan facturen omdat ze de basis vormen voor BTW-aangifte en -aftrek.
Gevolgen van onvolledige facturen:
• BTW niet aftrekbaar: Je klant kan de BTW niet aftrekken als gegevens ontbreken
• Naheffing: De Belastingdienst kan BTW naheffen
• Boetes: Bij structurele fouten kunnen boetes volgen
• Betalingsproblemen: Klanten kunnen betaling weigeren bij incomplete facturen
• Administratieve rompslomp: Creditnota's en correctiefacturen nodig
Met onze gratis factuur maker zorg je automatisch dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn.
Hieronder vind je de complete checklist met alle wettelijk verplichte factuurgegevens volgens de Nederlandse wet (artikel 35a Wet op de omzetbelasting).
✅ Verplichte gegevens verkoper:
□ Volledige naam of handelsnaam
□ Volledig adres (straat, postcode, plaats)
□ BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
□ KvK-nummer
✅ Verplichte gegevens koper:
□ Volledige naam of handelsnaam
□ Volledig adres (straat, postcode, plaats)
□ BTW-nummer (bij B2B binnen EU, indien BTW verlegd)
✅ Verplichte factuurgegevens:
□ Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
□ Factuurdatum
□ Leverdatum of periode van dienstverlening
✅ Verplichte specificatie:
□ Omschrijving van geleverde goederen/diensten
□ Hoeveelheid per regel
□ Prijs per eenheid (exclusief BTW)
□ Toegepast BTW-tarief per regel (21%, 9%, 0%)
□ BTW-bedrag per tarief
□ Totaalbedrag exclusief BTW
□ Totaalbedrag BTW
□ Totaalbedrag inclusief BTW
Test alle functies zonder creditcard. Automatische facturen binnen enkele minuten.
Start gratis proefperiode →Een veelgestelde vraag: moet BTW op de factuur staan? Het antwoord is: bijna altijd ja, maar er zijn uitzonderingen.
BTW WEL verplicht vermelden:
• Alle reguliere verkopen aan Nederlandse klanten
• B2C verkopen binnen de EU (aan consumenten)
• B2B verkopen waar BTW van toepassing is
BTW NIET of anders vermelden:
• Kleinondernemersregeling (KOR): Geen BTW berekenen, vermeld 'Vrijgesteld van BTW o.g.v. artikel 25 Wet OB'
• Intracommunautaire levering: 0% BTW, vermeld BTW-nummer koper en 'BTW verlegd'
• Export buiten EU: 0% BTW, vermeld 'Export'
• Vrijgestelde prestaties: Geen BTW, vermeld welke vrijstelling van toepassing is
Onze BTW-calculator helpt je bij het berekenen van de juiste bedragen.
Welke klantgegevens moet je verzamelen voor een correcte factuur?
Minimaal verplichte klantgegevens:
• Volledige naam (persoon of bedrijfsnaam)
• Straatnaam en huisnummer
• Postcode
• Plaatsnaam
• Land (bij internationale facturen)
Extra verplicht bij B2B binnen EU:
• BTW-identificatienummer van de afnemer
• Dit nummer moet je controleren op geldigheid (VIES-systeem)
Aanbevolen extra gegevens:
• E-mailadres (voor digitale facturatie)
• Telefoonnummer (voor vragen)
• KvK-nummer (voor je administratie)
• Afleveradres (indien anders dan factuuradres)
• Referentie of bestelnummer (op verzoek klant)
Tip: Vraag deze gegevens aan het begin van de zakelijke relatie en controleer ze periodiek.
Factuurnummering lijkt simpel, maar er gelden wel degelijk regels.
Wettelijke eisen:
• Elk factuurnummer moet uniek zijn
• De nummering moet opeenvolgend zijn
• Geen gaten in de nummerreeks (dit kan duiden op verwijderde facturen)
Aanbevolen formaten:
• 2025-0001, 2025-0002, ... (jaar + volgnummer)
• INV-20250001 (prefix + jaar + volgnummer)
• F2025/001 (korte notatie)
Wat NIET mag:
• Dezelfde nummers hergebruiken
• Grote gaten in de nummerreeks
• Willekeurige nummers zonder systeem
• Factuurnummers achteraf wijzigen
Onze factuur maker genereert automatisch unieke, opeenvolgende factuurnummers.
In bepaalde situaties moet je extra vermeldingen op je factuur opnemen.
Bij intracommunautaire levering (B2B binnen EU):
• BTW-nummer afnemer verplicht vermelden
• Vermelding: 'BTW verlegd' of 'Intracommunautaire levering'
• 0% BTW toepassen
Bij export buiten EU:
• Vermelding: 'Export' of 'Levering buiten EU'
• 0% BTW toepassen
Bij verlegging van BTW (binnen NL):
• Bij onderaanneming in de bouw
• Vermelding: 'BTW verlegd naar afnemer'
Bij marge-regeling:
• Voor tweedehands goederen, kunst, antiek
• Vermelding: 'Marge-regeling toegepast'
Bij consignatie:
• Aparte regels voor eigendomsoverdracht
• Raadpleeg je boekhouder
Deze fouten zien we regelmatig en kunnen problemen opleveren:
1. Ontbrekend BTW-nummer
Vooral bij B2B-facturen essentieel. Zonder BTW-nummer kan je klant de BTW niet aftrekken.
2. Onduidelijke omschrijving
'Diverse werkzaamheden' is te vaag. Beschrijf specifiek wat je hebt geleverd.
3. Verkeerd BTW-tarief
9% in plaats van 21% of andersom. Dit leidt tot naheffingen.
4. Geen leverdatum
De datum van levering of dienstverlening is verplicht.
5. Totaalbedrag niet specificeren
Altijd apart vermelden: exclusief BTW, BTW-bedrag, inclusief BTW.
6. Foutief IBAN
Controleer je IBAN met onze IBAN validator.
7. Ontbrekende creditnota bij correcties
Pas nooit een verzonden factuur aan. Maak een creditnota.
Bij internationale facturatie gelden aanvullende regels.
B2B binnen de EU:
• 0% BTW (intracommunautaire levering)
• BTW-nummer klant verplicht en gecontroleerd
• Vermelding 'BTW verlegd' of 'Reverse charge'
• Factuur mag in het Engels
B2C binnen de EU (OSS-regeling):
• BTW-tarief van het land van de klant
• Bij omzet < €10.000: NL BTW-tarief mag
• Bij omzet > €10.000: OSS-aangifte of lokale registratie
Verkoop buiten de EU:
• 0% BTW (export)
• Geen extra vermeldingen verplicht
• Bewaar exportdocumentatie
Taal van de factuur:
Binnen Nederland moet een factuur in het Nederlands of Duits, Frans of Engels zijn als de Belastingdienst hierom vraagt.
Facturen bewaren is niet vrijblijvend – het is wettelijk verplicht.
Bewaarplicht:
• Minimaal 7 jaar bewaren (fiscale bewaarplicht)
• Dit geldt voor zowel uitgaande als inkomende facturen
• Start van de termijn: einde van het boekjaar
Digitaal of papier?
• Digitale facturen mogen digitaal worden bewaard
• Papieren facturen mogen gedigitaliseerd worden
• De facturen moeten gedurende de hele periode leesbaar blijven
Wat moet je bewaren?
• De factuur zelf
• Bijbehorende correspondentie
• Pakbonnen en leverbonnen
• Betaalbewijzen
Tip: Maak regelmatig back-ups van je digitale facturen en sla ze op meerdere locaties op.
Met de juiste tools voorkom je fouten en maak je facturen die voldoen aan alle wettelijke eisen.
• Alle verplichte velden automatisch aanwezig
• BTW automatisch berekend
• Unieke factuurnummers
• Export naar PDF en UBL
• 100% gratis
• Voor correcties en retouren
• Automatische koppeling aan originele factuur
• Bereken BTW met alle tarieven
• Inclusief naar exclusief en vice versa
• Controleer bankrekeningnummers
• Voorkom betalingsproblemen
Al onze tools zijn gratis, veilig en vereisen geen registratie.
Een factuur moet bevatten: naam en adres van verkoper en koper, BTW-nummer, KvK-nummer, factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, omschrijving van producten of diensten, hoeveelheid, prijs per eenheid, BTW-tarief, BTW-bedrag en totaalbedrag inclusief en exclusief BTW.
In de meeste gevallen wel. Uitzonderingen zijn de kleinondernemersregeling (KOR), intracommunautaire leveringen, export buiten de EU en vrijgestelde prestaties. In deze gevallen vermeld je op de factuur de reden waarom geen BTW wordt berekend.
Je bent wettelijk verplicht om facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel uitgaande als inkomende facturen. Digitale facturen mogen digitaal worden bewaard, mits ze gedurende de hele bewaartermijn leesbaar blijven.
Nee, een verzonden factuur mag niet worden gewijzigd. Als er een fout in staat, maak je een creditnota om de oorspronkelijke factuur te corrigeren. Daarna kun je eventueel een nieuwe, correcte factuur versturen.
Bij B2B-verkoop binnen de EU moet je het BTW-nummer van de afnemer vermelden plus de tekst 'BTW verlegd'. Bij export buiten de EU vermeld je 'Export' of 'Levering buiten EU'. In beide gevallen geldt 0% BTW, maar om verschillende redenen.