15 uur per maand: de verborgen kosten van handmatige facturatie
Voor veel bol.com-verkopers is facturatie een dagelijks terugkerend klusje dat meer tijd kost dan verwacht. Bij elke bestelling moet je:
• Ordergegevens ophalen uit je bol.com-account
• Een factuur opmaken met correcte btw-percentages
• De factuur uploaden naar het bol.com-klantenportaal
• Een kopie doorsturen naar je boekhoudsoftware
• Eventuele creditnota's verwerken bij retouren
Gemiddeld kost dit 7-11 minuten per factuur. Bij 100 bestellingen per maand komt dat neer op 15 uur per maand — oftewel 180 uur per jaar. Dat zijn meer dan 22 volledige werkdagen die opgaan aan administratief werk.
Maar de kosten zijn meer dan alleen tijdverlies. Handmatige facturatie brengt risico's met zich mee:
• Btw-fouten: Verkeerd btw-percentage bij Belgische of Duitse klanten leidt tot problemen bij de Belastingdienst
• Ontbrekende facturen: Vergeten facturen schaden je bol.com-verkoopersprestatie
• Dubbele nummering: Factuurnummerreeksen die niet kloppen veroorzaken boekhoudproblemen
• Vertraagde uploads: Klanten die te laat of geen factuur ontvangen, laten negatieve reviews achter
Wat als facturatie gewoon... automatisch gaat?
Winkelfactuur.nl is een facturatieplatform dat het volledige factuurproces voor e-commerceverkopers automatiseert. Het idee is eenvoudig: geen enkele factuur meer handmatig aanmaken.
Zo werkt het in de praktijk:
Stap 1: Bestelling ontvangen
Een klant plaatst een bestelling op bol.com. De order wordt automatisch opgehaald via een directe API-koppeling.
Stap 2: Factuur genereren
Binnen seconden wordt een btw-conforme factuur gegenereerd. Het juiste btw-tarief wordt automatisch bepaald op basis van het land van de koper, het producttype en de B2B/B2C-status.
Stap 3: Upload naar klantenportaal
De factuur wordt direct geüpload naar het bol.com-klantenportaal. De klant kan deze meteen downloaden.
Stap 4: Synchronisatie met boekhouding
De factuurgegevens worden automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware, waardoor dubbele invoer tot het verleden behoort.
Dit hele proces draait 24/7 — ook in het weekend, 's nachts en op feestdagen. Als verkoper hoef je er letterlijk niets voor te doen.
Niet alleen bol.com: vier kanalen, één dashboard
Veel e-commerceverkopers verkopen niet alleen via bol.com, maar ook via andere kanalen. Winkelfactuur.nl ondersteunt vier platformen vanuit één centraal dashboard:
• bol.com: Directe API-koppeling. Automatische facturen en creditnota's, upload naar het klantenportaal, ondersteuning voor NL- en BE-btw.
• Amazon: Automatische facturatie voor Amazon-bestellingen via Seller Central. Ondersteuning voor meerdere Europese marktplaatsen en btw-nummers.
• Shopify: Directe integratie met je Shopify-webshop. Facturen worden gegenereerd zodra een bestelling wordt afgerond.
• WooCommerce: Plugin-loze koppeling met WooCommerce-webshops. Geen technische kennis vereist voor de installatie.
Het voordeel voor multi-channel verkopers: één doorlopende factuurnummerreeks over alle platformen heen. Geen dubbele nummers, geen aparte systemen, en je boekhouder ontvangt alles gestructureerd en compliant.
Btw-compliance zonder handwerk
Btw-berekening is een van de meest foutgevoelige onderdelen van handmatige facturatie. Verschillende landen, verschillende tarieven, verschillende regels. Winkelfactuur.nl pakt dit als volgt aan:
Automatische btw-tariefbepaling
Het platform bepaalt automatisch het juiste btw-tarief op basis van het leveringsland:
• Nederland: 21% (standaard) of 9% (verlaagd)
• België: 21% of 6%
• Duitsland: 19% of 7%
• Overige EU-landen via de OSS-regeling
EU OSS-regeling
Voor verkopers die de btw-drempel overschrijden: automatische berekening van lokale btw-tarieven in alle 27 EU-lidstaten. Geen handmatige berekeningen meer.
B2B reverse-charge
Bij zakelijke klanten met een geldig btw-nummer wordt automatisch de btw-verleggingsregeling toegepast. Het btw-nummer wordt gevalideerd via het Europese VIES-systeem.
VIES-validatie
Elk ingevoerd btw-nummer wordt real-time gecontroleerd via het EU VIES-systeem, zodat reverse-charge alleen wordt toegepast bij geldige btw-nummers.
Het resultaat: facturen die altijd btw-compliant zijn, zonder dat je er zelf naar hoeft te kijken.
Direct gekoppeld aan de boekhouding
Facturatie staat niet op zichzelf — het moet naadloos aansluiten op je boekhouding. Winkelfactuur.nl biedt directe koppelingen met de meestgebruikte boekhoudsoftware in de Benelux:
• Exact Online: Automatische synchronisatie van facturen en creditnota's. Boekingen worden direct aangemaakt in de juiste grootboekrekeningen.
• AFAS: Volledige integratie met AFAS Profit. Facturen worden automatisch verwerkt als verkoopboekingen.
• Twinfield: Real-time synchronisatie met Twinfield Boekhouden. Inclusief btw-codes en kostenplaatsen.
Gebruik je andere boekhoudsoftware? Alle facturen zijn exporteerbaar in UBL 2.1-formaat, de standaard die door vrijwel alle boekhoudsoftware wordt ondersteund.
Het resultaat voor je boekhouder: gestructureerde, complete en conforme facturatiedata, zonder handmatige invoer.
Wat het kost — en wat het oplevert
Winkelfactuur.nl hanteert een eenvoudig prijsmodel:
• Vanaf € 9 per maand — alle functies inbegrepen
• 14 dagen gratis uitproberen — zonder creditcard, zonder verplichtingen
• In 5 minuten operationeel — geen IT-kennis vereist
ROI-berekening
De meeste verkopers besteden 15 uur per maand aan facturatie. Bij een uurtarief van € 50 is dat:
• 15 uur × € 50 = € 750 per maand aan tijdverlies
• Met Winkelfactuur.nl: € 9 per maand
• Netto besparing: meer dan € 700 per maand
Daarnaast voorkom je btw-boetes, verbeter je je bol.com-verkoopersprestatie en krijg je meer tijd voor groei. De terugverdientijd is in de meeste gevallen minder dan één dag.
Wat Winkelfactuur.nl doet — en wat niet
Transparantie over wat het platform wel en niet biedt:
Wat Winkelfactuur.nl wél doet:
• Automatische facturatie voor bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce
• Creditnota's bij retouren en annuleringen
• Btw-berekening inclusief OSS, reverse-charge en VIES-validatie
• Aanpasbare PDF-sjablonen met je eigen logo en huisstijl
• Koopblok-alerts voor bol.com-verkopers
• Automatische review-mails naar klanten
• Synchronisatie met Exact Online, AFAS en Twinfield
• UBL 2.1-export voor overige boekhoudsoftware
Wat Winkelfactuur.nl níet doet:
• Voorraadbeheer — het is geen voorraadsysteem
• Ordermanagement — bestellingen worden niet beheerd, alleen gefactureerd
• Volledige boekhouding — het platform werkt náást je boekhoudsoftware, niet als vervanging
Winkelfactuur.nl doet één ding, en dat goed: facturatie volledig automatiseren.