Waarom handmatig facturen maken voor Shopify geen optie meer is
Als ondernemer met een Shopify webshop heb je al genoeg op je bord: productbeheer, marketing, klantenservice en logistiek. Het laatste waar je tijd aan wilt besteden is het handmatig opmaken en versturen van facturen. Toch is dit precies wat veel Shopify-ondernemers nog steeds doen – met alle risico's van dien.
Handmatige facturatie leidt tot typfouten in BTW-percentages, vergeten factuurnummers, verkeerd berekende bedragen en gemiste wettelijke vereisten. Bovendien schaalt het niet mee als je groeit. Wanneer je van 10 naar 100 bestellingen per dag gaat, wordt handwerk onhoudbaar.
Daarom kiezen steeds meer e-commerce ondernemers voor geautomatiseerde facturatie. Met Winkel Factuur creëer je in seconden professionele, BTW-conforme facturen die automatisch worden gekoppeld aan je Shopify-orders, geüpload naar klantportals en langdurig gearchiveerd volgens Europese wetgeving.
Hoe Winkel Factuur je Shopify facturatie revolutioneert
Winkel Factuur is speciaal ontwikkeld voor online verkopers die via meerdere kanalen opereren. Of je nu alleen een Shopify webwinkel hebt of ook actief bent op bol.com, Amazon Seller Central en WooCommerce – ons platform centraliseert al je facturatie in één overzichtelijk dashboard.
Zodra een klant een bestelling plaatst in je Shopify webshop, ontvangt Winkel Factuur via webhook-integratie automatisch de ordergegevens. Onze BTW-engine controleert het land van de klant, past het juiste BTW-percentage toe (inclusief OSS-regels voor cross-border verkoop binnen de EU) en genereert binnen enkele seconden een professionele PDF-factuur.
Deze factuur wordt niet alleen naar de klant gemaild, maar ook opgeslagen in Amazon S3 voor duurzame archivering en – indien gewenst – geëxporteerd naar je boekhoudsoftware zoals Exact Online, AFAS of Twinfield. Alles volledig geautomatiseerd, zodat jij je kunt concentreren op groei.
Belangrijkste voordelen van geautomatiseerde Shopify facturatie
- Tijdsbesparing: geen handmatig invoeren van klantgegevens, bedragen of BTW-percentages meer
- Foutloos: automatische berekeningen elimineren type- en rekenfouten
- BTW-compliant: correcte toepassing van Nederlandse en Europese BTW-regels, inclusief OSS
- Professionele uitstraling: merkconforme factuursjablonen met je logo, kleuren en huisstijl
- Centraal overzicht: beheer facturen van Shopify, bol.com, Amazon en WooCommerce in één dashboard
- Directe integratie met boekhoudsoftware: automatische export naar Exact, AFAS, Twinfield
- Veilige archivering: alle facturen worden 7 jaar bewaard volgens wettelijke eisen
- Audit-proof: elke wijziging wordt gelogd met tijdstempel en gebruiker voor volledige traceerbaarheid
De uitdagingen van BTW bij een Shopify webshop
Een van de grootste valkuilen voor Shopify-ondernemers is het correct toepassen van BTW-regels. Wanneer je alleen aan Nederlandse klanten verkoopt, is het relatief eenvoudig: 21% of 9% BTW afhankelijk van het product. Maar zodra je internationaal gaat verkopen – wat met Shopify heel laagdrempelig is – wordt het complex.
Voor verkoop binnen de EU gelden OSS-regels (One-Stop-Shop). Dit betekent dat je onder bepaalde omstandigheden het BTW-tarief van het bestemmingsland moet hanteren in plaats van het Nederlandse tarief. Bovendien zijn er drempelwaarden per land die bepalen wanneer je moet overschakelen naar OSS-aangifte.
Winkel Factuur neemt deze complexiteit volledig van je over. Onze BTW-engine herkent automatisch het land van de klant, controleert of OSS van toepassing is, past het juiste tarief toe en houdt bij of je de drempelwaarden nadert. Je ontvangt tijdig waarschuwingen zodat je nooit verrast wordt door nieuwe aangifteverplichtingen.
Van Shopify-order naar factuur in 3 stappen
- Stap 1: Koppel je Shopify webshop aan Winkel Factuur via onze veilige API-integratie. Je hoeft geen technische kennis te hebben – de koppeling is in enkele minuten geregeld.
- Stap 2: Configureer je factuursjabloon met je bedrijfsgegevens, logo en huisstijl. Kies uit meerdere professionele templates of upload je eigen ontwerp.
- Stap 3: Laat Winkel Factuur zijn werk doen. Vanaf nu wordt bij elke Shopify-order automatisch een factuur gegenereerd, verstuurd naar de klant en gearchiveerd in je dashboard. Je hoeft niets meer handmatig te doen.
Shopify koppelen aan bol.com, Amazon en WooCommerce
Veel succesvolle e-commerce ondernemers verkopen niet alleen via Shopify, maar ook via marktplaatsen zoals bol.com en Amazon, of via een aanvullende WooCommerce webshop. Het beheren van facturen over meerdere kanalen kan snel een administratieve nachtmerrie worden.
Met Winkel Factuur koppel je al je verkoopkanalen aan één centrale factuurhub. Of een order binnenkomt via Shopify, bol.com, Amazon Seller Central of WooCommerce – de workflow is identiek. Elke order triggert automatisch een factuur, die wordt opgemaakt volgens de huisstijl van het betreffende merk of winkel.
Dit is vooral waardevol als je meerdere brands beheert of white-label producten verkoopt. Je kunt per verkoopkanaal verschillende sjablonen en e-mailteksten instellen, terwijl de onderliggende facturatielogica en BTW-berekeningen gestandaardiseerd blijven.
Rapportage en analyse voor finance teams
Naast het automatiseren van facturatie biedt Winkel Factuur ook krachtige rapportagemogelijkheden. In het dashboard zie je in real-time je omzet, BTW-afdracht, winstmarges en retourpercentages – opgesplitst per verkoopkanaal, per land en per productcategorie.
Finance teams kunnen rapporten exporteren in CSV, XML of UBL 2.1 formaat voor directe verwerking in boekhoudsoftware. Alle data is audit-proof: elke factuur heeft een unieke UUID en alle wijzigingen worden gelogd met tijdstempel, gebruiker en reden.
Dit niveau van transparantie en traceerbaarheid is essentieel bij belastingcontroles of audits. Je kunt binnen enkele klikken een compleet overzicht genereren van alle facturen, creditnota's en BTW-aangiftes over een bepaalde periode.
Veelgestelde vragen over Shopify facturatie
Kan ik mijn eigen factuursjabloon gebruiken?
Ja, Winkel Factuur ondersteunt volledig aanpasbare sjablonen. Upload je eigen design of pas een van onze professionele templates aan met je logo, kleuren en huisstijl.
Wat gebeurt er met oude orders?
Bij het koppelen van je Shopify webshop haalt Winkel Factuur automatisch 30 dagen aan orderhistorie op. Oudere orders kun je op verzoek handmatig importeren, zodat je een compleet archief hebt.
Hoe zit het met creditnota's en retouren?
Winkel Factuur detecteert automatisch retouren en genereert creditnota's volgens dezelfde workflow als reguliere facturen. De financiële impact wordt direct verwerkt in je rapportages.
Kan ik meerdere Shopify shops koppelen?
Absoluut. Vanaf het Growth-pakket kun je tot 4 shops beheren, Scale biedt ondersteuning voor 8 shops en Pro schaalt mee met je groei.