Wat is UBL? Definitie en uitleg
UBL staat voor Universal Business Language – een internationale standaard voor het uitwisselen van elektronische zakelijke documenten, zoals facturen, creditnota's en bestellingen.
In eenvoudige woorden: UBL is een gestandaardiseerde taal waarin factuurgegevens worden opgeslagen in een XML-bestand. Net zoals PDF een standaard is voor documenten die er overal hetzelfde uitzien, is UBL een standaard voor factuurgegevens die door computers automatisch verwerkt kunnen worden.
Waarom is UBL belangrijk?
Een normale PDF-factuur is een 'plaatje' dat mensen kunnen lezen, maar computers niet automatisch kunnen verwerken. Een UBL-factuur bevat gestructureerde data die direct ingelezen kan worden in boekhoudsoftware zonder handmatig werk.
Voorbeeld:
• Traditioneel: Je ontvangt een PDF-factuur, leest de gegevens af en voert ze handmatig in in je boekhoudsysteem.
• Met UBL: Je ontvangt een UBL XML-bestand, je software leest automatisch factuurnummer, bedrag, BTW en andere velden uit en boekt de factuur automatisch.
Dit bespaart enorm veel tijd, voorkomt typefouten en versnelt het betalingsproces.
Verschil tussen UBL, PDF en andere formaten
Er zijn verschillende manieren om een factuur te versturen. Hier de belangrijkste verschillen:
1. Papieren factuur
• Gedrukt op papier en per post verstuurd
• Nadeel: Langzaam, duur, handmatige verwerking nodig
• Tegenwoordig zeldzaam bij zakelijke transacties
2. PDF-factuur (per e-mail)
• Digitaal document dat eruit ziet als een papieren factuur
• Voordeel: Snel, goedkoop, iedereen kan het openen
• Nadeel: Gegevens moeten handmatig overgetypt worden in boekhoudsysteem
• Meest gangbaar in Nederland voor B2C en kleine bedrijven
3. UBL-factuur (XML-bestand)
• Gestructureerde data in XML-formaat volgens UBL-standaard
• Voordeel: Volledig automatisch te verwerken, geen menselijke tussenkomst
• Nadeel: Niet leesbaar voor mensen (je hebt software nodig)
• Vaak gecombineerd: UBL XML + PDF voor zowel automatische verwerking als menselijk leesbare versie
4. EDI (Electronic Data Interchange)
• Oudere standaard voor elektronische berichtuitwisseling
• Vooral gebruikt in specifieke sectoren (retail, logistiek)
• Complexer en duurder te implementeren dan UBL
5. ZUGFeRD / Factur-X
• Hybride formaat: PDF met embedded XML-data
• Vooral gebruikt in Duitsland/Frankrijk
• Combineert UBL-voordelen met PDF-leesbaarheid in één bestand
Trend: UBL wordt steeds populairder omdat het een open standaard is (gratis, niet eigendom van één bedrijf) en wereldwijd ondersteund wordt.
NLCIUS: De Nederlandse UBL-standaard
In Nederland gebruiken we niet zomaar de internationale UBL-standaard, maar een Nederlandse aanpassing genaamd NLCIUS (Netherlands Court of Audit Implementation User Specification).
Wat is NLCIUS?
NLCIUS is een Nederlands profiel van de Europese factureringsstandaard EN 16931. Het bevat aanvullende regels en velden die specifiek zijn voor de Nederlandse situatie.
Verschil tussen UBL en NLCIUS:
• UBL: Internationale standaard met honderden mogelijke velden
• NLCIUS: Nederlandse subset van UBL met vereiste en aanbevolen velden voor Nederland
Waarom NLCIUS?
Nederland heeft specifieke vereisten die niet in de algemene UBL-standaard zitten:
• BTW-regels: Nederlandse BTW-categorieën en tarieven (21%, 9%, 0%)
• OSS-regelgeving: Velden voor One-Stop-Shop bij EU-verkoop
• KvK-nummer: Verplicht veld voor Kamer van Koophandel nummer
• IBAN-formaat: Nederlandse bankrekening specificaties
• Taal: Standaard Nederlands, met ondersteuning voor meertaligheid
NLCIUS versies:
• NLCIUS 1.0: Eerste versie (2017)
• NLCIUS 2.0: Huidige versie sinds 2020, gebaseerd op EN 16931
• Updates volgen Europese ontwikkelingen
Belangrijk: Als je factureert aan de Nederlandse overheid (Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen), is NLCIUS verplicht.
Wanneer is een UBL-factuur verplicht?
Of je UBL-facturen moet versturen, hangt af van je klanten en sector:
1. Verplicht: Facturatie aan Nederlandse overheid
Sinds april 2017 is UBL (NLCIUS) wettelijk verplicht voor alle facturen aan:
• Rijksoverheid (ministeries, uitvoeringsorganisaties)
• Provincies
• Gemeenten
• Waterschappen
• Zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) zoals UWV, SVB
Drempelwaarde: Vanaf €5.000 per jaar omzet met een overheidsinstantie ben je verplicht UBL-facturen te sturen. Onder deze drempel mag je nog PDF gebruiken, maar veel instanties accepteren alleen nog UBL.
2. Verplicht: Peppol-netwerk leveranciers
Als je levert aan bedrijven die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), moet je vaak UBL-facturen via dit netwerk versturen.
3. Vaak vereist: Grote zakelijke klanten
Steeds meer grote bedrijven (vooral multinationals en corporates) eisen UBL-facturen van hun leveranciers om hun inkoopproces te automatiseren:
• Retail ketens (Albert Heijn, Jumbo, etc.)
• Technologiebedrijven
• Logistieke dienstverleners
• Bouw- en installatiesector
4. Optioneel maar voordelig: B2B-verkoop
Voor 'gewone' zakelijke klanten (MKB) is UBL niet verplicht, maar steeds meer bedrijven geven er de voorkeur aan om hun administratie te automatiseren.
Toekomst: De EU werkt aan wetgeving die elektronische facturatie (zoals UBL) verplicht stelt voor alle B2B-transacties, mogelijk vanaf 2028.
Voordelen van UBL-facturen
Waarom zou je UBL-facturen gebruiken, zelfs als het niet verplicht is?
Voor de verzender (jou als leverancier):
• Snellere betaling: Geautomatiseerde verwerking betekent dat facturen sneller goedgekeurd en betaald worden
• Minder fouten: Geen handmatige invoer = minder typefouten en betwiste facturen
• Lagere kosten: Bespaar op papier, printen, porto en administratieve uren
• Professionele uitstraling: Laat zien dat je technologisch up-to-date bent
• Compliance: Voldoe automatisch aan overheidsregels en klanteisen
Voor de ontvanger (je klant):
• Automatische verwerking: Factuur wordt direct ingelezen in boekhoudsysteem
• Geen handmatige invoer: Bespaar administratieve uren
• Minder fouten: Geen typefouten bij overtypen van gegevens
• Snellere goedkeuring: Workflow automatisering versnelt intern goedkeuringsproces
• Betere controle: Gestructureerde data maakt rapportage en controle eenvoudiger
Milieu:
• Papierbesparend: Geen printen en posten nodig
• CO2-reductie: Minder transport van papieren facturen
Cijfers: Bedrijven die overstappen op UBL/e-facturatie besparen gemiddeld 60-80% op factureringskosten en versnellen betaaltermijnen met 20-30%.
Hoe maak je een UBL-factuur?
Een UBL-factuur maken doe je niet handmatig – je hebt software nodig die de juiste XML-structuur genereert.
Optie 1: Gebruik boekhoudsoftware met UBL-export
De meeste moderne boekhoudsoftware ondersteunt UBL:
• Exact Online: UBL-export en -import ingebouwd
• AFAS: Volledige UBL-ondersteuning
• Visma: UBL-module beschikbaar
• Yuki: Automatische UBL-generatie
• Twinfield: UBL-functionaliteit standaard
Optie 2: Gebruik gespecialiseerde facturatiesoftware
Software zoals Winkel Factuur genereert automatisch UBL-facturen naast PDF-versies:
• Je maakt een factuur zoals je gewend bent
• Software genereert automatisch zowel PDF als UBL XML
• UBL voldoet automatisch aan NLCIUS-standaard
• Validatie controleert of alle vereiste velden aanwezig zijn
Optie 3: Peppol Access Point diensten
Voor verzending via het Peppol-netwerk heb je een Access Point nodig:
• Simplerinvoicing (Pagero): Populaire Nederlandse aanbieder
• Tradeshift: Internationale speler
• Basware: Enterprise-oplossing
• Je stuurt facturen via hun platform, zij zorgen voor juiste UBL-formaat en verzending
Wat staat er in een UBL-factuur?
Een UBL XML-bestand bevat gestructureerde velden zoals:
• Identificatie: Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum
• Leverancier: Naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN
• Klant: Naam, adres, BTW-nummer, referentie
• Factuurregels: Per regel: omschrijving, aantal, eenheidsprijs, BTW-tarief
• Totalen: Subtotaal, BTW-bedragen per tarief, totaal bedrag
• Betalingsinformatie: IBAN, betalingstermijn
De software zorgt ervoor dat dit alles correct geformatteerd wordt volgens de UBL/NLCIUS-standaard.
Peppol: Het Europese factuurnetwerk
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen en andere zakelijke documenten.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is als een 'e-mail systeem voor facturen':
1. Je stuurt een factuur via je Peppol Access Point (een gecertificeerde dienstverlener)
2. Het netwerk zorgt voor veilige verzending
3. De factuur komt aan bij het Access Point van je klant
4. Hun systeem verwerkt de factuur automatisch
Voordelen Peppol:
• Gestandaardiseerd: Werkt hetzelfde in alle 35+ Peppol-landen
• Veilig: Gecodeerde verzending met certificering
• Betrouwbaar: Ontvangstbevestiging en tracking
• Verplicht voor overheid: Alle Nederlandse overheidsorganisaties zijn aangesloten
Peppol ID:
Elk bedrijf op het Peppol-netwerk heeft een uniek ID, vaak gebaseerd op KvK-nummer:9999:NL[KvK-nummer]
Voorbeeld: 9999:NL12345678
Kosten:
Gebruik van Peppol kost geld – je betaalt je Access Point provider een maandelijks abonnement (meestal €10-50/maand afhankelijk van factuurvolume).
Wanneer heb je Peppol nodig?
• Bij facturatie aan overheid (meestal verplicht via Digipoort of Peppol)
• Als je klant erom vraagt
• Voor internationale B2B binnen Europa (steeds gangbaarder)
Alternatief: Digipoort
In Nederland kan je ook via Digipoort facturen aan de overheid sturen. Dit is het oudere systeem, maar Peppol wordt de nieuwe standaard.
UBL valideren en testen
Een UBL-factuur moet valide zijn – dat wil zeggen voldoen aan alle regels van de NLCIUS-standaard. Anders wordt je factuur geweigerd.
Wat wordt gevalideerd?
• Verplichte velden: Zijn alle vereiste velden aanwezig (factuurnummer, datum, BTW-nummer, etc.)?
• Juiste formaat: Zijn datums, bedragen en BTW-nummers correct geformatteerd?
• Consistentie: Kloppen de totalen met de som van de factuurregels?
• Schematron regels: Voldoet het aan alle NLCIUS business rules?
Gratis validatie tools:
• STPE (Simplerinvoicing Test Platform): Online validator speciaal voor NLCIUS
→ Ga naar stpe.nl en upload je UBL XML-bestand
→ Systeem geeft gedetailleerde feedback over fouten
• OpenPeppol Validator: Europese validator voor algemene UBL
→ peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis3
• Logius Validator: Nederlandse overheidsvalidator
→ validatie.simplerinvoicing.org
Veel voorkomende fouten:
• Ontbrekend BTW-nummer: NLCIUS vereist BTW-nummer van leverancier
• Verkeerde datum formaat: Moet YYYY-MM-DD zijn (bijv. 2025-01-15)
• Bedragen zonder 2 decimalen: Moet bijv. 100.00 zijn, niet 100
• Verkeerde BTW-categorie code: Gebruik S (standaard), Z (nul) of E (vrijgesteld)
• Totalen kloppen niet: Som van regels moet exact overeenkomen met totaal
Tip: Gebruik software (zoals Winkel Factuur) die automatisch valideert voordat de factuur verstuurd wordt. Dan voorkom je dat facturen afgewezen worden.
UBL implementeren in je bedrijf: Stappenplan
Wil je overstappen op UBL-facturatie? Volg deze stappen:
Stap 1: Inventariseer je situatie
• Factureer je aan de overheid? Dan is UBL verplicht
• Vragen zakelijke klanten om UBL?
• Hoeveel facturen verstuur je per maand?
• Welke boekhoudsoftware gebruik je nu?
Stap 2: Kies een oplossing
• Kleine volumes (<50 facturen/maand): Gebruik facturatiesoftware met UBL-export zoals Winkel Factuur
• Middelgrote volumes (50-500): Koppel je boekhoudsoftware met UBL-module
• Grote volumes (>500): Overweeg Peppol Access Point + automatische koppeling met ERP
Stap 3: Test je UBL-facturen
• Maak een test-factuur
• Valideer via STPE.nl of andere validator
• Los eventuele fouten op
• Vraag klant om test-verzending te accepteren
Stap 4: Informeer je klanten
• Laat zakelijke klanten weten dat je UBL aanbiedt
• Vraag of ze een voorkeur hebben (Peppol ID, e-mail met UBL attachment, etc.)
• Leg uit dat dit snellere verwerking en betaling oplevert
Stap 5: Ga live
• Start met facturatie via UBL
• Stuur eventueel ook PDF mee voor hun administratie
• Monitor of facturen correct ontvangen worden
• Pas proces aan waar nodig
Kosten indicatie:
• Kleine bedrijven: €0-20/maand (veel facturatiesoftware heeft UBL-export standaard)
• Peppol aansluiting: €20-50/maand voor Access Point
• Enterprise ERP-koppelingen: Eenmalig €1.000-10.000+ voor maatwerk
ROI: De investering verdien je vaak binnen 3-6 maanden terug door tijdsbesparing en snellere betalingen.
Veelgestelde vragen over UBL
Moet ik PDF-facturen stoppen als ik UBL gebruik?
Nee! De meeste bedrijven sturen zowel UBL als PDF. De UBL is voor automatische verwerking, de PDF voor menselijk leesbare archivering. Veel software maakt beide automatisch.
Kan ik UBL-facturen zelf lezen?
UBL XML-bestanden zijn technisch leesbaar in een teksteditor, maar weinig gebruiksvriendelijk. Je hebt een UBL-viewer of boekhoudsoftware nodig om ze netjes weer te geven.
Is UBL veilig? Kan de factuur onderweg aangepast worden?
Bij verzending via Peppol zijn facturen versleuteld en is manipulatie vrijwel onmogelijk. Bij e-mail kan je de UBL digitaal ondertekenen of een hash meesturen voor verificatie.
Werkt UBL ook internationaal?
Ja! UBL is een internationale standaard. Wel kan elk land zijn eigen 'profiel' hebben (zoals NLCIUS in Nederland, XRechnung in Duitsland). Peppol zorgt voor compatibiliteit tussen landen.
Wat als mijn klant geen UBL-software heeft?
Dan kunnen ze je vragen om gewoon PDF te blijven gebruiken. UBL is alleen zinvol als de ontvanger het automatisch kan verwerken.
Kan ik creditnota's ook via UBL versturen?
Ja, de UBL-standaard ondersteunt ook creditnota's, bestellingen, pakbonnen en andere zakelijke documenten.