Creditnota's

Retouren zijn zelden een standaardproces. Klanten sturen pakketten terug vanuit verschillende landen, marketplace-fees wisselen en finance moet aantonen dat de btw-correctie exact matcht met de oorspronkelijke factuur. Winkel Factuur combineert deze puzzel in een heldere workflow. Iedere creditfactuur krijgt een eigen UUID, verwijst automatisch naar de bronfactuur en wordt voorzien van de juiste bedragen, kortingsregels en valuta. Zo blijft zowel je klantcommunicatie als je administratie coherent.

Omdat de module geïntegreerd is met de order- en factuurservices, hoef je niet handmatig te zoeken welke items teruggestuurd zijn. De retourstatus wordt uit de marketplace-webhooks gelezen, waarna de creditnota klaarstaat voor goedkeuring of directe verzending. Vanuit customer service bekijk je het dossier in één scherm; finance kan inzoomen op bedragen, rekening houden met voorraadmutaties en rapporteren zonder dat gegevens uit elkaar lopen.

Bol.com verkopers profiteren van de realtime webhookverwerking: zodra een retour is goedgekeurd, genereert Winkel Factuur de creditnota en uploadt het document naar het klantportaal. Tegelijkertijd worden voorraad en verkooprapporten bijgewerkt. Voor Amazon Seller Central herrekent de module de marketplace-fee en commissies, zodat het netto retourbedrag klopt voor je settlement-rapporten en boekhouding.

Shopify-retouren vragen vaak om maatwerk in communicatie. Winkel Factuur laat je daarom per merk eigen e-mails en talen instellen. WooCommerce-shops vermijden met deze module versnipperde plugins; de creditnota wordt centraal beheerd, opgeslagen in S3 en gedeeld met Exact Online, AFAS of Twinfield. Hiermee ontstaat een uniforme aanpak voor alle marketplaces zonder dat teams per kanaal een andere tool moeten aanleren.

De creditnotamodule past automatisch de juiste btw- en OSS-regels toe, ongeacht het land van verzending of de klantlocatie. Binnenlandse retouren krijgen hun eigen tarief, terwijl intracommunautaire verkopen meteen controleren of het klant-btw-nummer gevalideerd is in VIES. De auditlog registreert wie een creditnota heeft aangemaakt, aangepast of geannuleerd, inclusief reden. Dat maakt controles door accountants of toezichthouders aanzienlijk eenvoudiger.

Rapportages tonen welke producten of landen de hoogste retourratio hebben en hoeveel btw je terugvraagt. Door de data te combineren met de analyticsmodule zie je de impact op marge, voorraad en klanttevredenheid. Finance-teams sturen de informatie als UBL, CSV of XML door naar hun ERP- of BI-omgeving en houden zo grip op cashflow en compliance.

Voor auditors zijn detailrapporten beschikbaar waarin creditnota's naast de oorspronkelijke facturen worden getoond, inclusief tijdstempel en verantwoordelijke gebruiker. Dit elimineert losse spreadsheets en versnelt je jaarafsluiting.

Het verwerken van retouren en het uitreiken van creditnota's is een onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een e-commercebedrijf. Zonder goede automatisering kan het beheren van terugbetalingen over bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce leiden tot boekhoudkundige afwijkingen, btw-fouten en klantontevredenheid. Winkel Factuur biedt een dedicated creditnotamodule die het hele proces automatiseert, van retourgoedkeuring tot financiële afstemming.

Elke creditnota verwijst automatisch naar de oorspronkelijke factuur, past de juiste btw-terugdraaing toe op basis van het land van de klant en behoudt een volledige audittrail. Het systeem integreert rechtstreeks met marketplace-webhooks, zodat creditnota's worden gegenereerd zodra retouren zijn goedgekeurd, zonder handmatige tussenkomst.

Of je nu tien retouren per maand verwerkt of tienduizend, Winkel Factuur schaalt mee met je bedrijf. Alle creditnota's worden centraal opgeslagen, geëxporteerd in UBL-formaat voor je accountant en gesynchroniseerd met je ERP-systeem. Dit betekent snellere maandafsluitingen, schonere boeken en meer tijd om je te richten op de groei van je bedrijf.