Factuur Voorbeeld: Templates en Voorbeelden voor Elke Situatie

Waarom een goed factuurvoorbeeld gebruiken?

Factureren lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat er regelmatig iets mis. Een ontbrekend BTW-nummer, een verkeerd berekend bedrag of een onduidelijke omschrijving: het komt vaker voor dan je denkt. Een goed factuurvoorbeeld voorkomt dit soort fouten doordat je altijd dezelfde structuur volgt.

De voordelen van werken met een factuurtemplate:
• Tijdwinst: Je hoeft niet elke keer opnieuw na te denken over de opmaak en indeling.
• Consistentie: Al je facturen zien er hetzelfde uit, wat professioneel overkomt bij klanten.
• Wettelijke correctheid: Een goed sjabloon bevat alle verplichte velden die de Belastingdienst vereist.
• Minder fouten: Door een vast stramien te volgen, vergeet je minder snel belangrijke gegevens.

Vooral voor startende ondernemers en webshophouders is een factuurvoorbeeld een uitstekend startpunt. Je kunt direct aan de slag zonder dat je eerst de wetgeving hoeft door te spitten. Later in dit artikel laten we zien hoe je van een sjabloon kunt overstappen naar volledige automatisering.

Een factuurtemplate is bovendien handig als je met verschillende soorten klanten werkt. Voor zakelijke klanten heb je andere gegevens nodig dan voor particulieren, en voor internationale verkopen gelden weer andere regels. Met de juiste voorbeelden bij de hand ben je op elke situatie voorbereid.

Wat moet er op een factuur staan?

Voordat je aan de slag gaat met een factuursjabloon, is het belangrijk om te weten welke gegevens verplicht zijn. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Ontbreken er elementen, dan kan je klant geen BTW terugvragen en riskeer jij problemen bij een controle.

Verplichte gegevens volgens de Belastingdienst:
• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer (bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002).
• Factuurdatum: De datum waarop je de factuur opstelt.
• Naam en adres van je bedrijf: Zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• BTW-identificatienummer: Je BTW-nummer in het formaat NL123456789B01.
• KvK-nummer: Je 8-cijferige KvK-inschrijfnummer.
• Naam en adres van de klant: Volledige gegevens van de afnemer.

• Omschrijving van de levering: Een duidelijke beschrijving van de geleverde producten of diensten.
• Aantal en eenheidsprijs: Hoeveel je hebt geleverd en de prijs per eenheid (exclusief BTW).
• BTW-tarief: Het toegepaste tarief (21%, 9% of 0%).
• BTW-bedrag: Het berekende BTW-bedrag per tarief.
• Totaalbedrag inclusief BTW: Het eindbedrag dat de klant moet betalen.
• Datum van levering: Wanneer de producten of diensten zijn geleverd (indien afwijkend van de factuurdatum).

Daarnaast is het sterk aan te raden om je IBAN-bankrekeningnummer en een betalingstermijn te vermelden. Dit zijn weliswaar niet wettelijk verplicht, maar zonder deze informatie weet je klant niet hoe en wanneer hij moet betalen. De standaard betalingstermijn is 30 dagen, maar veel ondernemers kiezen voor 14 dagen.

Factuurvoorbeeld voor producten

Verkoop je fysieke producten via je webshop of in een winkel? Dan heeft je factuur een specifieke opbouw. Het belangrijkste verschil met een dienstenfactuur is dat je concrete artikelen met aantallen en stuksprijzen vermeldt.

Voorbeeld van een productfactuur:
De kop van de factuur bevat je bedrijfsgegevens, logo en het factuurnummer. Daaronder staan de klantgegevens. In het midden vind je de productregels:

• Productnaam: Draadloze koptelefoon model X200
• Aantal: 2 stuks
• Prijs per stuk (excl. BTW): EUR 49,59
• Subtotaal: EUR 99,17
• BTW 21%: EUR 20,83
• Totaal incl. BTW: EUR 120,00

Bij meerdere producten met verschillende BTW-tarieven moet je de BTW per tarief specificeren. Verkoop je bijvoorbeeld voedingsproducten (9% BTW) en elektronica (21% BTW) in dezelfde bestelling, dan splits je dit op de factuur.

Tips voor productfacturen:
• Gebruik artikelnummers of SKU-codes zodat producten eenduidig te identificeren zijn.
• Vermeld bij kortingen zowel de oorspronkelijke prijs als het kortingsbedrag.
• Bij retourzendingen maak je een creditnota aan in plaats van de originele factuur te wijzigen.
• Houd rekening met verzendkosten: deze vermeld je als aparte factuurregel met het juiste BTW-tarief.

Factuurvoorbeeld voor diensten

Lever je diensten in plaats van producten? Dan ziet je factuur er iets anders uit. Bij dienstverlening factureer je vaak op basis van uren, dagdelen of een vast projectbedrag.

Voorbeeld op uurbasis:
• Omschrijving: Webdesign en ontwikkeling - project klantportaal
• Aantal uren: 24 uur
• Uurtarief (excl. BTW): EUR 85,00
• Subtotaal: EUR 2.040,00
• BTW 21%: EUR 428,40
• Totaal incl. BTW: EUR 2.468,40

Voorbeeld op projectbasis:
Bij een vast projectbedrag vermeld je de totaalprijs zonder opsplitsing in uren. Je kunt wel deelprojecten of fases als aparte regels opnemen:
• Fase 1: Ontwerp en wireframes - EUR 1.500,00
• Fase 2: Ontwikkeling - EUR 3.000,00
• Fase 3: Testen en oplevering - EUR 500,00

Belangrijk bij dienstenfacturen:
• Beschrijf de geleverde dienst zo specifiek mogelijk. 'Advieswerkzaamheden' is te vaag; schrijf liever 'Advies inzake online marketingstrategie Q1 2026'.
• Vermeld altijd de periode waarin de dienst is verricht.
• Bij doorlopende diensten (zoals maandelijks onderhoud) kun je periodieke facturen sturen.
• Maak bij grote projecten afspraken over deelfacturatie: factureer per fase of mijlpaal.

Factuurvoorbeeld voor ZZP'ers

Als ZZP'er of eenmanszaak heb je te maken met een aantal bijzonderheden op je factuur. De basisregels zijn hetzelfde, maar er zijn situaties waarin je anders moet factureren dan een BV of VOF.

Bijzonderheden voor ZZP'ers:
• Handelsnaam: Gebruik de naam waaronder je bij de KvK staat ingeschreven. Dit hoeft niet je eigen naam te zijn.
• Vestigingsadres: Dit mag je thuisadres zijn als je daar staat ingeschreven.
• BTW-nummer: Als ZZP'er heb je een persoonlijk BTW-identificatienummer dat niet meer je BSN bevat (sinds 2020).

Kleineondernemersregeling (KOR):
Val je onder de KOR omdat je omzet onder EUR 20.000 per jaar blijft? Dan factureer je zonder BTW. Op je factuur vermeld je geen BTW-bedrag en geen BTW-nummer. Je hoeft ook geen BTW-tarief te vermelden. Het is verstandig om op de factuur te noteren: 'Op grond van de kleineondernemersregeling is geen omzetbelasting in rekening gebracht.'

Voorbeeld ZZP-factuur met BTW:
• Factuurnummer: 2026-015
• Bedrijfsnaam: [Jouw handelsnaam]
• KvK: 12345678
• BTW-id: NL123456789B01
• Omschrijving: Fotografieopdracht bruiloft 15 februari 2026
• Bedrag excl. BTW: EUR 950,00
• BTW 21%: EUR 199,50
• Totaal: EUR 1.149,50

Vergeet als ZZP'er niet om je facturen goed te archiveren. De Belastingdienst vereist dat je je administratie minimaal 7 jaar bewaart. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen niet meer gewijzigd kunnen worden.

Factuurvoorbeeld voor een BV

Als je een besloten vennootschap (BV) hebt, zijn er specifieke eisen aan je facturen. De basisstructuur is hetzelfde als bij andere ondernemingsvormen, maar er zijn een paar belangrijke toevoegingen.

Verplichte vermeldingen voor een BV:
• Volledige statutaire naam: De naam van je BV zoals vastgelegd in de statuten, inclusief de toevoeging 'B.V.' (bijvoorbeeld 'Jansen Trading B.V.').
• Vestigingsplaats: De plaats waar je BV gevestigd is volgens de KvK-inschrijving.
• KvK-nummer: Het 8-cijferige nummer uit het Handelsregister.
• BTW-identificatienummer: Het BTW-nummer van de BV (niet van de bestuurder als privépersoon).

Voorbeeld BV-factuur:
• Jansen Trading B.V.
• Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam
• KvK: 87654321
• BTW-id: NL987654321B01
• IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00
• Factuurnummer: 2026-042
• Factuurdatum: 15 maart 2026
• Betalingstermijn: 30 dagen
• Omschrijving: Levering 500 stuks verpakkingsmateriaal
• Bedrag excl. BTW: EUR 2.500,00
• BTW 21%: EUR 525,00
• Totaal: EUR 3.025,00

Een bijzonderheid bij BV's is dat je op zakelijke documenten (waaronder facturen) ook de rechtsvorm moet vermelden. De toevoeging 'B.V.' achter je bedrijfsnaam is daarom niet optioneel maar wettelijk verplicht. Vergeet dit niet als je je factuursjabloon opstelt.

Factuurvoorbeeld voor internationale verkopen

Verkoop je aan klanten buiten Nederland? Dan moet je factuur aan aanvullende eisen voldoen. De exacte eisen hangen af van of je klant een bedrijf of consument is, en of de klant zich binnen of buiten de EU bevindt.

Factuur aan een bedrijf in de EU (intracommunautaire levering):
• Alle standaard factuurgegevens
• Het BTW-identificatienummer van je klant (verplicht)
• BTW-tarief: 0%
• Vermelding: 'Intracommunautaire levering' of 'BTW verlegd'
• Verwijzing naar artikel 138 BTW-richtlijn
Controleer het BTW-nummer van je klant altijd via het VIES-systeem voordat je het nultarief toepast.

Factuur aan een consument in de EU (boven de drempel):
• Alle standaard factuurgegevens
• BTW-tarief van het land van de consument (niet 21% maar het tarief van dat land)
• Vermelding van het toegepaste buitenlandse tarief
• Aangifte via de OSS-regeling

Factuur aan een klant buiten de EU (export):
• Alle standaard factuurgegevens
• BTW-tarief: 0%
• Vermelding: 'Export' of 'Levering buiten de EU'
• Bewaar exportdocumenten als bewijs
• Eventueel douanegegevens en HS-codes

Taaloverwegingen:
Bij internationale facturen is het gebruikelijk om de factuur op te stellen in het Engels of in de taal van de klant. Er is geen wettelijke verplichting om de factuur in het Nederlands op te stellen, maar de Belastingdienst kan een vertaling opvragen als dat nodig is bij een controle. Winkel Factuur ondersteunt meerdere talen, zodat je automatisch facturen kunt genereren in de taal van je klant.

Wanneer gebruik je welk factuursjabloon?

Met zoveel verschillende typen facturen kan het lastig zijn om te kiezen welk sjabloon je nodig hebt. Hier is een overzicht per situatie.

Webshop met fysieke producten:
Gebruik het productfactuursjabloon. Vermeld artikelnummers, aantallen en stuksprijzen. Bij gemengde BTW-tarieven (bijvoorbeeld voedsel en elektronica in dezelfde bestelling) splits je de BTW per tarief. Voeg verzendkosten als aparte regel toe.

Freelancer of consultant:
Gebruik het dienstenfactuursjabloon. Factureer op uurbasis of per project. Beschrijf de dienst zo specifiek mogelijk en vermeld de periode. Bij langlopende projecten kun je per fase factureren.

ZZP'er met de KOR:
Gebruik het ZZP-sjabloon zonder BTW. Vermeld geen BTW-bedrag of -tarief. Voeg de KOR-vermelding toe. Vergeet niet dat je voor intracommunautaire diensten toch met BTW-verlegging moet factureren.

BV of VOF:
Gebruik het BV-sjabloon met volledige statutaire naam en rechtsvorm. Zorg dat alle KvK-gegevens kloppen en dat het BTW-nummer van de BV (niet van de bestuurder persoonlijk) wordt vermeld.

Internationale verkopen:
Gebruik het internationale sjabloon met de juiste BTW-vermelding (0%, verlegd, of buitenlands tarief). Stel de factuur bij voorkeur op in het Engels of de taal van de klant.

Het belangrijkste advies: kies een sjabloon dat past bij je meest voorkomende situatie en pas het aan als je een andere situatie tegenkomt. Of beter: gebruik facturatiesoftware die automatisch het juiste type factuur genereert.

Veelgemaakte fouten bij het gebruik van factuursjablonen

Zelfs met een goed sjabloon kunnen er fouten sluipen in je facturen. Hier zijn de meest voorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt.

Fout 1: Factuurnummers overslaan of herhalen
Je factuurnummers moeten opeenvolgend en uniek zijn. Als je handmatig nummert, is het een kwestie van tijd voordat je een nummer overslaat of dubbel gebruikt. De Belastingdienst kan hierover vragen stellen bij een controle. Gebruik een systeem dat automatisch nummert, dan hoef je hier nooit over na te denken.

Fout 2: Oude bedrijfsgegevens op de factuur
Ben je verhuisd, heb je een nieuw BTW-nummer of is je KvK-inschrijving gewijzigd? Vergeet niet om je factuursjabloon bij te werken. Facturen met verouderde gegevens zijn formeel niet correct en kunnen worden afgewezen.

Fout 3: BTW-berekening handmatig doen
Handmatig rekenen met BTW leidt regelmatig tot afrondingsfouten, vooral bij grote aantallen producten of bij gemengde tarieven. Laat de BTW-berekening altijd door software doen, zelfs als je een sjabloon in Excel gebruikt.

Fout 4: Geen leveringsdatum vermelden
De datum waarop de producten zijn geleverd of de dienst is verricht, is verplicht als deze afwijkt van de factuurdatum. Veel sjablonen hebben hier geen veld voor. Voeg het toe als het ontbreekt.

Fout 5: Onduidelijke productomschrijving
'Diverse goederen' of 'werkzaamheden' is niet voldoende als omschrijving. De Belastingdienst eist een duidelijke beschrijving waarmee de aard van de levering kan worden vastgesteld. Schrijf specifiek wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht.

Tips voor een professionele factuuropmaak

Een factuur die er professioneel uitziet, versterkt het vertrouwen van je klanten en straalt betrouwbaarheid uit. Met een paar eenvoudige designtips til je je facturen naar een hoger niveau.

Logo en huisstijl:
Plaats je bedrijfslogo linksboven op de factuur. Gebruik de kleuren van je huisstijl voor accenten, bijvoorbeeld voor koppen of de achtergrond van het totaalbedrag. Kies een professioneel lettertype dat goed leesbaar is, zoals Arial, Helvetica of Open Sans.

Overzichtelijke indeling:
• Gebruik voldoende witruimte zodat de factuur niet vol en rommelig oogt.
• Groepeer gerelateerde informatie: je eigen gegevens bij elkaar, klantgegevens bij elkaar, en factuurregels in een duidelijke tabel.
• Maak het totaalbedrag visueel opvallend, bijvoorbeeld met een grotere letter of een gekleurde achtergrond.
• Nummer je pagina's als de factuur meerdere pagina's beslaat.

Leesbaarheid:
• Schrijf bedragen altijd met twee decimalen (EUR 100,00 in plaats van EUR 100).
• Gebruik een tabelformaat voor de productregels met duidelijke kolommen.
• Vermeld de betalingstermijn en bankgegevens onderaan, waar de klant ze verwacht.
• Voeg een vriendelijke betaalherinnering toe, zoals 'Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag binnen 14 dagen over te maken.'

Digitaal versus papier:
Stuur je facturen bij voorkeur als PDF per e-mail. Een PDF kan niet per ongeluk worden gewijzigd en ziet er op elk apparaat hetzelfde uit. Zorg dat de bestandsnaam herkenbaar is, bijvoorbeeld 'Factuur-2026-015-Klantnaam.pdf'. Zo kan je klant de factuur makkelijk terugvinden.

Van sjabloon naar automatisering

Een factuurtemplate is een prima startpunt, maar naarmate je bedrijf groeit, loop je al snel tegen beperkingen aan. Handmatig facturen invullen kost tijd, is foutgevoelig en schaalt niet mee met je verkopen.

Wanneer is het tijd om over te stappen?
• Je verwerkt meer dan 20 bestellingen per maand en besteedt uren aan facturatie.
• Je verkoopt via meerdere kanalen (eigen webshop, marktplaatsen) en moet voor elk kanaal facturen aanmaken.
• Je maakt regelmatig fouten in BTW-berekeningen of factuurnummering.
• Je klanten vragen om facturen in een specifiek formaat, zoals UBL of e-facturatie.

Wat biedt facturatiesoftware?
• Automatische factuurgeneratie: Facturen worden automatisch aangemaakt zodra een bestelling binnenkomt.
• Correcte BTW-berekening: De software past automatisch het juiste tarief toe, ook bij internationale verkopen.
• Opeenvolgende nummering: Je hoeft nooit meer zelf bij te houden welk nummer aan de beurt is.
• Koppeling met boekhoudpakketten: Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhouder of boekhoudprogramma.

Met Winkel Factuur automatiseer je het volledige facturatieproces voor je webshop. Van het genereren van de factuur tot het versturen naar de klant en het archiveren voor je administratie. Zo houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is: je producten verkopen en je bedrijf laten groeien.

De overstap van een sjabloon naar software hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt je bestaande bedrijfsgegevens, logo en huisstijl eenvoudig instellen. Daarna worden alle facturen automatisch in jouw stijl gegenereerd.