Factuur Zonder BTW-nummer: Wanneer Mag Het en Hoe Doe Je Het?

Wanneer mag je factureren zonder BTW-nummer?

Er zijn meerdere legitieme situaties waarin je een factuur mag versturen zonder BTW-nummer. Dit is niet iets waar je je zorgen over hoeft te maken, zolang je voldoet aan de regels van de Belastingdienst.

Situatie 1: Je gebruikt de Kleineondernemersregeling (KOR)
De meest voorkomende reden om zonder BTW te factureren is de KOR. Als je minder dan EUR 20.000 omzet per jaar hebt en je hebt je aangemeld voor de KOR, ben je vrijgesteld van BTW. Je hoeft geen BTW in rekening te brengen, geen BTW-aangifte te doen en je BTW-nummer hoeft niet op je factuur te staan.

Situatie 2: Je hebt je net ingeschreven bij de KvK
Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel duurt het gemiddeld 2-3 weken voordat je je BTW-nummer ontvangt per brief. In die tussentijd kun je al wel facturen versturen. Je vermeldt dan je KvK-nummer en geeft aan dat je BTW-nummer nog in aanvraag is.

Situatie 3: Je verricht vrijgestelde prestaties
Bepaalde diensten zijn wettelijk vrijgesteld van BTW (artikel 11 Wet op de omzetbelasting). Denk aan:
- Medische en paramedische diensten (artsen, tandartsen, fysiotherapeuten)
- Onderwijs en opleiding (erkende onderwijsinstellingen)
- Financiele dienstverlening (verzekeringen, kredieten)
- Verhuur van onroerend goed (woningen)
- Culturele activiteiten (musea, bibliotheken, theaters)

Situatie 4: Je factureert als particulier
Als je incidenteel een dienst verleent zonder dat je ondernemer bent (bijvoorbeeld een eenmalige klus voor een bekende), kun je een rekening sturen zonder BTW. Let op: als je dit structureel doet, kan de Belastingdienst je als ondernemer aanmerken.

Situatie 5: Je levert aan klanten buiten de EU
Bij leveringen aan klanten buiten de Europese Unie geldt het 0%-tarief. Er is geen BTW verschuldigd. Je vermeldt wel je BTW-nummer, maar het BTW-bedrag op de factuur is EUR 0,00.

Wat moet er op een factuur zonder BTW staan?

Een factuur zonder BTW moet nog steeds voldoen aan de wettelijke eisen. Het enige verschil is dat de BTW-gerelateerde informatie anders is ingevuld. Hieronder de complete lijst van verplichte gegevens.

Altijd verplicht, ook zonder BTW:

1. Factuurnummer
Een uniek, opeenvolgend nummer. Dit geldt voor alle facturen, ongeacht of er BTW op staat. Gebruik een vast systeem, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort.

2. Factuurdatum
De datum waarop je de factuur opmaakt. Als de leveringsdatum afwijkt van de factuurdatum, vermeld je beide.

3. Je bedrijfsgegevens
- Handelsnaam
- Vestigingsadres
- KvK-nummer
- BTW-nummer (alleen als je die hebt en niet de KOR toepast)

4. Klantgegevens
- Naam of bedrijfsnaam
- Adres
- Eventueel BTW-nummer (bij zakelijke klanten)

5. Omschrijving
Een duidelijke beschrijving van de geleverde dienst of het product. Wees specifiek: vermeld wat je hebt gedaan, de periode en eventueel het aantal uren.

6. Bedrag
Het totaalbedrag dat je klant moet betalen. Bij een factuur zonder BTW is dit het eindbedrag. Er is geen uitsplitsing in exclusief en inclusief BTW.

7. Reden van BTW-vrijstelling
Dit is het cruciale verschil. Je moet op de factuur vermelden waarom er geen BTW wordt berekend. De tekst hangt af van je situatie:
- Bij KOR: 'Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968'
- Bij vrijgestelde prestaties: 'Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11 Wet op de omzetbelasting 1968'
- Bij BTW-nummer in aanvraag: 'BTW-identificatienummer in aanvraag bij de Belastingdienst'

8. Betalingsgegevens
Je IBAN en de betalingstermijn. Hoewel niet wettelijk verplicht, is dit in de praktijk onmisbaar.

Factuur zonder BTW-nummer bij de KOR: stap voor stap

De Kleineondernemersregeling is de meest voorkomende reden waarom ZZP'ers zonder BTW factureren. Hier leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Stap 1: Zorg dat je daadwerkelijk de KOR toepast
Je moet je actief hebben aangemeld bij de Belastingdienst voor de KOR en een bevestiging hebben ontvangen. Alleen 'denken' dat je onder de KOR valt is niet voldoende. Zonder aanmelding ben je gewoon BTW-plichtig, ook als je onder de EUR 20.000 omzet zit.

Stap 2: Stel je facturatiesoftware in
Zet de KOR-instelling aan in je facturatietool. Bij Winkel Factuur ga je naar je bedrijfsinstellingen en schakel je de KOR in. De software past vervolgens automatisch alle facturen aan.

Stap 3: Maak je factuur aan zonder BTW-velden
Voeg je factuurregels toe met alleen het bedrag. Er is geen BTW-tarief nodig. Het totaalbedrag is meteen het eindbedrag.

Stap 4: Controleer de wettelijke vermelding
Zorg dat de tekst 'Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968' op je factuur staat. In Winkel Factuur wordt dit automatisch toegevoegd.

Stap 5: Verstuur en bewaar
Verstuur de factuur en bewaar een kopie. De bewaarplicht van 7 jaar geldt ook voor KOR-facturen.

Voorbeeld KOR-factuur:
Factuur 2026-012 | Datum: 29 maart 2026
Van: Jan de Vries Webdesign | Kerkstraat 15, 1234 AB Amsterdam | KvK: 12345678
Aan: Bakkerij Broodnodig | Dorpsstraat 8, 5678 CD Utrecht

Omschrijving: Ontwerp en bouw website (5 pagina's), inclusief mobiele versie
Bedrag: EUR 1.500,00

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968
Betaling binnen 14 dagen op NL00 BANK 0000 0000 00

Factuur zonder BTW als je nog wacht op je BTW-nummer

Je hebt je net ingeschreven bij de KvK en je wilt direct aan de slag. Maar je BTW-nummer is er nog niet. Wat nu?

Je mag al wel factureren
De Belastingdienst staat toe dat je facturen verstuurt voordat je je BTW-nummer hebt ontvangen. Dit is een veelvoorkomende situatie bij startende ZZP'ers. Er zijn twee manieren om hiermee om te gaan.

Optie 1: Factuur zonder BTW, nummer later toevoegen
Je kunt een factuur versturen met de vermelding dat je BTW-nummer in aanvraag is. Zodra je het nummer hebt, stuur je een herziene factuur met het BTW-nummer en de BTW-bedragen. Dit is de meest correcte aanpak.

Optie 2: Factuur met BTW, nummer later melden
Je mag ook alvast BTW in rekening brengen op basis van het standaardtarief (21% of 9%), met de vermelding dat je BTW-nummer in aanvraag is. Zodra je het nummer hebt, stuur je de klant een aanvulling met je BTW-nummer. Dit heeft als voordeel dat je klant de BTW direct kan aftrekken.

Wat zet je op de factuur?
- Al je bedrijfsgegevens (handelsnaam, adres)
- Je KvK-nummer (dit heb je direct na inschrijving)
- De tekst: 'BTW-identificatienummer in aanvraag bij de Belastingdienst'
- De factuurregels met of zonder BTW (afhankelijk van je gekozen aanpak)
- Als je BTW in rekening brengt: het BTW-tarief en -bedrag

Hoe lang duurt het voordat je je BTW-nummer krijgt?
Na je KvK-inschrijving ontvang je je BTW-nummer gemiddeld binnen 2-3 weken per brief van de Belastingdienst. In drukke perioden (januari, september) kan het iets langer duren. Je kunt het ook opvragen via de BelastingTelefoon: 0800-0543.

Winkel Factuur en je BTW-nummer
Bij Winkel Factuur is een BTW-nummer niet verplicht om een account aan te maken en facturen te versturen. Dit is een bewust voordeel voor startende ZZP'ers. Je kunt direct beginnen met factureren en je BTW-nummer later toevoegen als je het hebt ontvangen.

Let op: Zodra je je BTW-nummer hebt, vul je dit direct aan in al je systemen: facturatiesoftware, website, e-mailhandtekening en briefpapier. Het is wettelijk verplicht om je BTW-nummer op al je zakelijke communicatie te vermelden.

Factuur als particulier: wanneer en hoe?

Soms voer je een klus uit zonder dat je een geregistreerd bedrijf hebt. Denk aan een eenmalige freelance-opdracht, het verkopen van tweedehands spullen of het verlenen van een incidentele dienst. Kun je dan een factuur versturen?

Wanneer mag je als particulier factureren?
Een particulier mag een rekening (of nota) sturen voor incidentele werkzaamheden of verkopen. Dit is geen officieel ondernemen in de zin van de BTW-wetgeving, dus er geldt geen BTW-plicht. Voorwaarden:
- Het gaat om een eenmalige of incidentele activiteit
- Je doet het niet structureel of beroepsmatig
- Je presenteert je niet als ondernemer

Wat staat er op een particuliere factuur?
- Je volledige naam en adres
- De naam en het adres van de ontvanger
- De datum
- Een beschrijving van de geleverde dienst of het verkochte product
- Het bedrag
- Je IBAN
Er hoeft geen factuurnummer, KvK-nummer of BTW-nummer op te staan. Er is ook geen BTW-vermelding nodig.

Wanneer word je toch ondernemer?
De Belastingdienst hanteert criteria om te bepalen of je ondernemer bent:
- Je voert regelmatig werkzaamheden uit tegen vergoeding
- Je presenteert je naar buiten toe als ondernemer (website, advertenties)
- Je hebt meerdere opdrachtgevers
- Je neemt ondernemersrisico (je garandeert geen vast inkomen)
Als je aan meerdere van deze criteria voldoet, beschouwt de Belastingdienst je als ondernemer en moet je je inschrijven bij de KvK en BTW afdragen.

Het grijze gebied: de 'vriendendienst'
Een eenmalige klus voor een bekende tegen een kleine vergoeding is geen ondernemen. Maar als je elke maand een factuur stuurt aan verschillende opdrachtgevers, loop je het risico dat de Belastingdienst je als ondernemer beschouwt. Wees eerlijk naar jezelf: als je structureel inkomsten genereert, schrijf je dan in als ZZP'er.

Belastingaangifte als particulier
Inkomsten uit incidentele werkzaamheden geef je aan in je inkomstenbelasting onder 'Resultaat uit overige werkzaamheden'. Hier mag je ook kosten die je hebt gemaakt van aftrekken. Dit is iets anders dan winst uit onderneming, waar andere aftrekposten voor gelden.

Vrijgestelde prestaties: welke diensten zijn BTW-vrij?

Naast de KOR zijn er diensten die van nature zijn vrijgesteld van BTW. Als je deze diensten verleent, breng je geen BTW in rekening, ongeacht je omzethoogte.

Medische en paramedische diensten
Artsen, tandartsen, fysiotherapeuten, verloskundigen, psychologen en andere BIG-geregistreerde beroepsbeoefenaren zijn vrijgesteld van BTW op hun medische handelingen. Let op: niet alles wat een arts doet is vrijgesteld. Cosmetische ingrepen zonder medische noodzaak zijn bijvoorbeeld wel belast met BTW.

Onderwijs
Erkende onderwijsinstellingen en docenten die namens hen lesgeven, zijn vrijgesteld van BTW. Dit geldt voor regulier onderwijs (basisschool, middelbare school, universiteit) en beroepsopleidingen. Particuliere bijles of coaching valt hier niet automatisch onder.

Financiele dienstverlening
Banken en verzekeraars zijn vrijgesteld van BTW op de meeste financiele diensten: leningen, verzekeringspremies, betaalverkeer. Maar advieskosten en bemiddelingsvergoedingen zijn vaak wel belast.

Onroerend goed
De verhuur van woningen is vrijgesteld van BTW. De verhuur van bedrijfsruimtes kan wel belast zijn (optioneel), en de verkoop van nieuwbouwwoningen is belast met 21% BTW.

Cultuur en sport
Musea, bibliotheken, theaters en sportverenigingen zijn in bepaalde gevallen vrijgesteld van BTW. Dit geldt voor de toegangsprijzen en contributie, niet voor bijkomende diensten (horeca, merchandise).

Wat zet je op de factuur bij vrijgestelde prestaties?
Je vermeldt: 'Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11 Wet op de omzetbelasting 1968'. Je kunt specifiek het onderdeel van artikel 11 noemen dat op jou van toepassing is, maar dat is niet verplicht.

Let op: Vrijstelling geldt per prestatie, niet per ondernemer. Als je naast vrijgestelde diensten ook belaste diensten verricht, moet je voor die belaste diensten gewoon BTW in rekening brengen. Bijvoorbeeld: een fysiotherapeut die ook sportmassages aanbiedt, is voor de fysiotherapie vrijgesteld maar voor de sportmassages niet.

Veelgemaakte fouten bij facturen zonder BTW

Bij het factureren zonder BTW worden regelmatig fouten gemaakt die vervelende gevolgen kunnen hebben. Hier de meest voorkomende.

Fout 1: Geen reden voor BTW-vrijstelling vermelden
De meest gemaakte fout: je stuurt een factuur zonder BTW, maar je vermeldt niet waarom. De Belastingdienst vereist dat je op de factuur aangeeft op grond van welke regeling de BTW niet wordt berekend. Zonder deze vermelding voldoet je factuur niet aan de wettelijke eisen.

Fout 2: KOR toepassen zonder je aan te melden
Sommige ZZP'ers denken dat ze automatisch onder de KOR vallen als hun omzet onder EUR 20.000 blijft. Dat is niet zo. Je moet je actief aanmelden bij de Belastingdienst. Zonder aanmelding ben je BTW-plichtig en moet je BTW in rekening brengen.

Fout 3: BTW-nummer van de klant niet controleren
Bij intracommunautaire leveringen (aan zakelijke klanten in de EU met BTW-verlegging) moet je het BTW-nummer van je klant controleren via het VIES-systeem. Als het nummer ongeldig is, mag je de BTW niet verleggen en moet je Nederlandse BTW in rekening brengen.

Fout 4: Zakelijke en vrijgestelde prestaties door elkaar halen
Als je naast vrijgestelde diensten ook belaste diensten verricht, moet je ze op de factuur apart vermelden met het juiste BTW-tarief. Je kunt niet je hele factuur BTW-vrij maken omdat een deel van je diensten is vrijgesteld.

Fout 5: Als particulier structureel factureren
Een eenmalige factuur als particulier is geen probleem. Maar als je maandelijks facturen verstuurt, zal de Belastingdienst je als ondernemer beschouwen. Schrijf je dan in bij de KvK om problemen te voorkomen.

Fout 6: Verkeerde wettelijke tekst gebruiken
Er zijn verschillende wettelijke grondslagen voor BTW-vrijstelling (artikel 25 voor KOR, artikel 11 voor vrijgestelde prestaties, enzovoort). Gebruik de juiste tekst voor jouw situatie. Een verkeerde verwijzing kan tot verwarring en discussie leiden bij een controle.

Fout 7: Facturen niet bewaren
Ook facturen zonder BTW moeten 7 jaar worden bewaard. Dit vergeten veel ondernemers, vooral als ze denken dat facturen zonder BTW minder belangrijk zijn voor de administratie.

Winkel Factuur: factureren zonder BTW-nummer, direct beginnen

Een veelgehoorde frustratie van startende ZZP'ers: je wilt direct beginnen met factureren, maar de meeste facturatieprogramma's vereisen een BTW-nummer bij registratie. Als je net begint en je BTW-nummer nog niet hebt, loop je vast.

Geen BTW-nummer nodig bij Winkel Factuur
Bij Winkel Factuur is een BTW-nummer niet verplicht om een account aan te maken. Je kunt direct beginnen met factureren, zelfs als je nog wacht op je BTW-nummer van de Belastingdienst. Zodra je het nummer hebt, voeg je het toe in je instellingen en het verschijnt automatisch op nieuwe facturen.

KOR volledig ondersteund
Gebruik je de KOR? Schakel de KOR-instelling in en Winkel Factuur past automatisch het volgende aan:
- Alle BTW-velden worden verborgen of op nul gezet
- De wettelijke KOR-vermelding wordt op elke factuur geplaatst
- Je facturen tonen alleen het nettobedrag als totaal

Vrijgestelde prestaties
Verricht je vrijgestelde diensten? Je kunt in Winkel Factuur per factuurtype de BTW-instellingen aanpassen. Zo kun je voor je medische praktijk facturen zonder BTW versturen en voor eventuele belaste nevenactiviteiten facturen met BTW.

Automatische controle
Winkel Factuur controleert of je factuur aan de verplichte eisen voldoet voordat je hem verstuurt. Als er een verplicht veld ontbreekt of als de BTW-instelling niet klopt, krijg je een melding. Dit voorkomt de meest voorkomende fouten.

Gratis beginnen
Je kunt tot 50 facturen per maand gratis versturen met Winkel Factuur. Er zijn geen verborgen kosten en je hebt geen creditcard nodig. Dit maakt het ideaal voor startende ZZP'ers die nog in de opstartfase zitten.

Credits-systeem voor groei
Groei je uit het gratis plan? Winkel Factuur werkt met een transparant credits-systeem. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, vanaf EUR 2,29 per maand. Geen langlopende abonnementen of verrassingen op je rekening.

Praktijkvoorbeelden: factuur zonder BTW per situatie

Om het concreet te maken, hier vier veelvoorkomende situaties met een voorbeeld van hoe de factuur eruitziet.

Voorbeeld 1: ZZP'er met KOR (grafisch ontwerper)
Lisa is grafisch ontwerper. Ze verdient EUR 15.000 per jaar en heeft de KOR. Ze ontwerpt een logo voor een lokale bakkerij.

Factuur 2026-008 | Datum: 15 maart 2026
Van: Lisa Visser Ontwerp | Tulpenlaan 22, 3456 EF Den Haag | KvK: 87654321
Aan: Bakkerij 't Broodje | Marktplein 5, 3457 GH Den Haag
Omschrijving: Ontwerp logo, inclusief 3 concepten en 2 revisierondes
Bedrag: EUR 650,00
Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968
Betaling binnen 14 dagen op NL00 BANK 0000 0000 00

Voorbeeld 2: Startende ZZP'er zonder BTW-nummer (webontwikkelaar)
Pieter heeft zich net ingeschreven bij de KvK en wacht op zijn BTW-nummer. Hij heeft al een eerste opdracht.

Factuur 2026-001 | Datum: 1 april 2026
Van: Pieter Janssen ICT | Keizersgracht 100, 1015 AA Amsterdam | KvK: 11223344
BTW-identificatienummer in aanvraag bij de Belastingdienst
Aan: ABC Marketing BV | Herengracht 200, 1016 BB Amsterdam
Omschrijving: Ontwikkeling bedrijfswebsite, 40 uur a EUR 60
Subtotaal: EUR 2.400,00
BTW 21%: EUR 504,00
Totaal: EUR 2.904,00
Betaling binnen 30 dagen op NL00 BANK 0000 0000 00

Voorbeeld 3: Fysiotherapeut (vrijgestelde prestatie)
Marie is BIG-geregistreerd fysiotherapeut. Haar behandelingen zijn vrijgesteld van BTW.

Factuur 2026-045 | Datum: 31 maart 2026
Van: Fysiotherapie Van Dijk | Dorpsweg 88, 6789 IJ Arnhem | KvK: 55667788 | BTW: NL001234567B01
Aan: Piet Bakker | Lindelaan 12, 6790 KL Arnhem
Omschrijving: Fysiotherapeutische behandeling, 6 sessies manuele therapie
Bedrag: EUR 240,00
Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11 Wet op de omzetbelasting 1968
Betaling binnen 14 dagen op NL00 BANK 0000 0000 00

Voorbeeld 4: Particulier (eenmalige opdracht)
Thomas helpt een kennis met het bouwen van een tuinhuis. Hij is geen ondernemer en doet dit eenmalig.

Nota | Datum: 20 maart 2026
Van: Thomas de Groot | Beukenlaan 5, 4321 MN Rotterdam
Aan: Familie Smit | Eikenstraat 10, 4322 OP Rotterdam
Omschrijving: Assistentie bij bouw tuinhuis, 3 dagen
Bedrag: EUR 450,00
Betaling op NL00 BANK 0000 0000 00

Wettelijke achtergrond: de relevante artikelen

Voor wie de juridische details wil weten: hier de relevante wetsartikelen die bepalen wanneer je zonder BTW mag factureren.

Artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968 (KOR)
Dit artikel regelt de Kleineondernemersregeling. Het bepaalt dat ondernemers met een omzet onder EUR 20.000 per jaar zich kunnen aanmelden voor een vrijstelling van BTW. De ondernemer is dan niet langer verplicht om BTW in rekening te brengen of BTW-aangifte te doen.

Artikel 11 Wet op de omzetbelasting 1968 (vrijgestelde prestaties)
Dit artikel somt de prestaties op die zijn vrijgesteld van BTW. Het gaat om een limitatieve lijst: alleen de genoemde prestaties zijn vrijgesteld. De belangrijkste categorieen zijn gezondheidszorg, onderwijs, financiele dienstverlening, onroerend goed en cultuur.

Artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968 (factuureisen)
Dit artikel beschrijft de verplichte gegevens op een factuur. Het bepaalt onder meer dat de reden van een BTW-vrijstelling op de factuur moet worden vermeld als er geen BTW wordt berekend.

Artikel 37 Wet op de omzetbelasting 1968 (ten onrechte berekende BTW)
Dit artikel is relevant als je per ongeluk BTW op een factuur zet terwijl je daar niet toe verplicht bent. Als iemand ten onrechte BTW vermeldt op een factuur, is diegene verplicht om dat bedrag af te dragen aan de Belastingdienst. Dit geldt ook als je KOR-ondernemer bent en per ongeluk BTW in rekening brengt.

Uitvoeringsregeling omzetbelasting (aanmelding KOR)
De praktische regels voor het aanmelden en uitschrijven voor de KOR staan in de uitvoeringsregeling. Hier is vastgelegd dat de aanmelding per het volgende kwartaal ingaat en dat de minimale duur 3 jaar is.

Tip: Je hoeft deze artikelen niet uit je hoofd te kennen. Het belangrijkste is dat je de juiste vermelding op je factuur zet. Een facturatietool zoals Winkel Factuur doet dit automatisch voor je.

Checklist: factuur zonder BTW

Gebruik deze checklist voordat je een factuur zonder BTW verstuurt. Loop alle punten af om er zeker van te zijn dat je factuur aan de eisen voldoet.

Vooraf:
- Heb ik een geldige reden om zonder BTW te factureren? (KOR, vrijgestelde prestatie, particulier, BTW-nummer in aanvraag)
- Als ik de KOR toepas: ben ik daadwerkelijk aangemeld bij de Belastingdienst?
- Blijft mijn omzet onder EUR 20.000 (bij KOR)?

Op de factuur:
- Staat mijn handelsnaam en adres erop?
- Staat mijn KvK-nummer erop?
- Staat de naam en het adres van mijn klant erop?
- Is er een uniek, opeenvolgend factuurnummer?
- Staat de factuurdatum erop?
- Is de omschrijving van de dienst/het product duidelijk en specifiek?
- Staat het totaalbedrag erop?
- Is de reden van BTW-vrijstelling vermeld met de juiste wettelijke tekst?
- Staan mijn IBAN en betalingstermijn erop?

Na het versturen:
- Heb ik een kopie bewaard (PDF of in mijn facturatietool)?
- Heb ik het bedrag opgenomen in mijn omzetoverzicht (voor de EUR 20.000 grens bij KOR)?
- Is het factuurnummer geregistreerd in mijn administratie (geen gaten in de reeks)?

Print deze checklist uit of sla hem op. Na een paar facturen wordt het routine en hoef je de lijst niet meer te raadplegen.