Rekening of Factuur: Wat is het Verschil en Wanneer Gebruik je Wat?

Rekening, factuur of nota: wat is wat?

Hoewel de begrippen in de volksmond door elkaar worden gebruikt, hebben ze elk een eigen betekenis. Het is belangrijk om deze te kennen, vooral als ondernemer.

Factuur
Een factuur is een formeel document dat voldoet aan de wettelijke eisen van de Wet op de Omzetbelasting (Wet OB). Het bevat alle verplichte gegevens zoals BTW-nummer, KvK-nummer, factuurnummer en een gespecificeerde BTW-berekening. Een factuur is het enige document waarmee BTW-aftrek kan worden geclaimd.

Rekening
Een rekening is een informeel betalingsverzoek. Denk aan de rekening die je krijgt in een restaurant of bij de kapper. Het is een overzicht van wat je moet betalen, maar het bevat meestal niet alle wettelijk verplichte factuurgegevens. Een rekening heeft geen vaste vorm en geen wettelijke eisen.

Nota
Het woord 'nota' wordt in de praktijk als synoniem gebruikt voor zowel 'factuur' als 'rekening', afhankelijk van de context. In de medische wereld en bij vrije beroepen wordt vaak gesproken van een nota, maar het is doorgaans een gewone factuur. Juridisch gezien is een nota geen apart begrip met eigen regels.

Samengevat: een factuur is het meest formele en wettelijk vastgelegde document. Een rekening is informeler. Een nota is een gangbare benaming die beide kan betekenen.

Het juridische verschil

Het belangrijkste juridische verschil zit in de wettelijke vereisten. Een factuur is gedefinieerd in artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting en moet voldoen aan strikte eisen. Een rekening kent dergelijke eisen niet.

Wat de wet zegt over facturen:

• Verplichte gegevens: Een factuur moet ten minste bevatten: naam en adres van leverancier en afnemer, BTW-identificatienummer, factuurdatum, uniek factuurnummer, omschrijving van de goederen of diensten, bedrag exclusief BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag.
• Bewaarplicht: Facturen moeten minimaal 7 jaar bewaard worden, zowel door de verzender als de ontvanger.
• BTW-aftrek: Alleen een factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet, geeft recht op BTW-aftrek.

Gevolgen van het verschil:
Stel, een zakelijke klant koopt bij jou een product en ontvangt alleen een rekening zonder BTW-specificatie. Die klant kan dan geen BTW-aftrek claimen bij de Belastingdienst. Dat maakt jou als leverancier minder aantrekkelijk voor zakelijke afnemers. Een correcte factuur is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kwestie van professionaliteit.

Daarnaast: als je als ondernemer geen facturen uitreikt maar alleen rekeningen, loop je het risico dat de Belastingdienst bij een controle oordeelt dat je niet aan je factureringsplicht hebt voldaan. Dit kan leiden tot naheffingen en boetes.

Wanneer gebruik je een factuur?

In de volgende situaties ben je als ondernemer verplicht of sterk geadviseerd om een factuur te versturen:

• Bij alle B2B-transacties: Wanneer je producten of diensten levert aan een andere ondernemer, is een factuur altijd verplicht. Je zakelijke klant heeft deze factuur nodig voor zijn eigen administratie en BTW-aftrek.
• Bij BTW-plichtige leveringen: Als je BTW in rekening brengt, moet dit op een factuur staan die aan alle wettelijke eisen voldoet. Zonder correcte factuur is de BTW-heffing niet geldig.
• Bij export en intracommunautaire leveringen: Bij leveringen aan klanten in andere EU-landen heb je een factuur nodig met de juiste BTW-vermelding (bijv. BTW verlegd, 0% intracommunautair).
• Bij formele overeenkomsten: Bij grotere bedragen, langlopende contracten of opdrachten met een zakelijk karakter is een factuur het aangewezen document.

Vuistregel: Als je twijfelt of je een factuur of rekening moet sturen, kies dan altijd voor een factuur. Je zit dan altijd goed.

Wanneer is een rekening voldoende?

Er zijn situaties waarin een informele rekening volstaat en een volledige factuur niet nodig is:

• Kleine bedragen aan particulieren: Bij verkopen aan consumenten voor kleine bedragen hoef je niet altijd een volledige factuur uit te reiken. Een eenvoudige rekening of kassabon kan voldoende zijn.
• Horeca en detailhandel: In restaurants, cafes en winkels wordt doorgaans een rekening of kassabon verstrekt. Bij bedragen tot EUR 100,- inclusief BTW mag een vereenvoudigde factuur worden uitgereikt.
• Geen BTW-aftrek nodig: Als de klant een particulier is die geen BTW kan aftrekken, heeft een uitgebreide factuur met BTW-specificatie minder urgentie. Toch is het als ondernemer verstandig om standaard facturen te maken voor je eigen administratie.
• Particulier aan particulier: Als je als particulier iets verkoopt aan een andere particulier (bijv. op een rommelmarkt), is geen factuur nodig. Een simpele rekening of betalingsbewijs volstaat.

Let op: Ook wanneer een rekening voldoende lijkt, moet je als ondernemer je omzet gewoon opgeven bij de Belastingdienst. Het ontbreken van een factuur ontslaat je niet van je fiscale verplichtingen.

BTW-aftrek: waarom het verschil ertoe doet

Het allerbelangrijkste verschil tussen een rekening en een factuur is de BTW-aftrek. Dit heeft directe financiele gevolgen voor je zakelijke klanten.

Hoe BTW-aftrek werkt:
Een ondernemer mag de BTW die hij betaalt over zakelijke inkopen aftrekken van de BTW die hij afdraagt over zijn verkopen. Dit noemen we voorbelasting. Maar deze aftrek is alleen mogelijk als de ondernemer beschikt over een factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet.

Voorbeeld:
Een klant koopt kantoorbenodigdheden bij jou voor EUR 121,- inclusief 21% BTW. Als jij een correcte factuur stuurt, kan die klant EUR 21,- BTW aftrekken in zijn aangifte. Stuur je alleen een rekening zonder BTW-specificatie, dan betaalt die klant effectief EUR 21,- meer.

Dit betekent dat zakelijke klanten de voorkeur geven aan leveranciers die correcte facturen versturen. Door altijd een volledige factuur te sturen laat je zien dat je professioneel werkt en maak je het je klanten gemakkelijk.

Veelgemaakte fout: Sommige ondernemers sturen een document dat ze 'factuur' noemen, maar dat niet alle verplichte gegevens bevat. De Belastingdienst kan in dat geval de BTW-aftrek van de ontvanger weigeren. Zorg er dus voor dat je facturen echt aan alle eisen voldoen.

Veelgestelde verwarring: rekening in het dagelijks gebruik

In het dagelijks taalgebruik zeggen veel mensen 'rekening' terwijl ze eigenlijk een factuur bedoelen, en andersom. Dit leidt regelmatig tot verwarring.

Voorbeelden van verwarring:

• "Kun je me een rekening sturen?" – In de meeste zakelijke contexten bedoelt men hiermee: stuur me een factuur. Stuur dan ook daadwerkelijk een factuur met alle verplichte gegevens.
• "Ik heb de rekening al betaald." – Hier wordt vaak bedoeld dat de factuur is voldaan.
• "De nota van de specialist." – Dit is meestal een gewone factuur voor medische diensten.
• "Mag ik de rekening?" – In een restaurant is dit inderdaad een rekening, geen factuur. Tenzij je een zakelijk diner hebt en een factuur nodig hebt voor je administratie.

Praktisch advies:
Als een klant om een 'rekening' vraagt, vraag dan even door. Heeft de klant een factuur nodig voor de boekhouding? Dan stuur je een volledige factuur. Is het een particulier die gewoon wil weten wat hij moet betalen? Dan kan een eenvoudiger document volstaan.

In de praktijk kiezen steeds meer ondernemers ervoor om altijd een factuur te sturen, ongeacht hoe de klant het document noemt. Dit is de veiligste aanpak en voorkomt discussies achteraf.

Advies: gebruik altijd een factuur als ondernemer

Ons advies aan elke ondernemer is helder: stuur altijd een factuur, ook als een rekening strikt genomen zou volstaan. Daar zijn meerdere redenen voor.

• Juridische zekerheid: Met een correcte factuur voldoe je altijd aan je wettelijke verplichtingen. Je loopt geen risico op naheffingen of boetes.
• Professionaliteit: Een factuur straalt professionaliteit uit. Klanten nemen je serieuzer als je nette, complete facturen stuurt.
• BTW-administratie: Je BTW-aangifte is altijd volledig en correct als je consequent facturen uitreikt en ontvangt.
• Bewijs bij geschillen: Bij betalingsgeschillen of juridische kwesties is een factuur een sterker bewijsdocument dan een informele rekening.
• Geen extra moeite: Met een goed facturatiesysteem kost het maken van een factuur niet meer moeite dan het schrijven van een rekening.

Winkel Factuur maakt het eenvoudig om voor elke transactie een correcte factuur te genereren. Of je nu een webshop runt of als ZZP'er diensten levert, het systeem zorgt ervoor dat al je facturen automatisch voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Zo hoef je je nooit meer af te vragen of je een rekening of factuur moet sturen.

Door standaard facturen te gebruiken voorkom je verwarring, ben je altijd compliant en bied je je klanten de best mogelijke service.