Uren Factureren: Zo Doe Je Het Correct en Professioneel

Wanneer factureer je op basis van uren?

Niet elke ondernemer factureert op uurbasis. Het is een betalingsmodel dat vooral voorkomt bij dienstverleners die hun tijd verkopen in plaats van fysieke producten. Dit zijn de beroepsgroepen die het meest op uren factureren:

• IT-consultants en developers: Softwareontwikkeling, systeembeheer, implementatieprojecten en technisch advies worden vrijwel altijd op uurbasis afgerekend. Tarieven variëren sterk afhankelijk van specialisatie en ervaring.

• Designers en creatieven: Grafisch ontwerpers, UX-designers en illustratoren werken vaak met een uurtarief, zeker bij lopende projecten zonder vooraf gedefinieerd eindresultaat.

• Coaches en trainers: Persoonlijke coaching, bedrijfstrainingen en workshops worden doorgaans per uur of dagdeel gefactureerd. Vaak met een minimum afname per sessie.

• Interimprofessionals: Interimmanagers, projectleiders en tijdelijke specialisten worden meestal op uren- of dagdeelbasis ingehuurd en factureren wekelijks of maandelijks.

• Freelancers en ZZP'ers: Van tekstschrijvers tot vertalers, van marketeers tot boekhouders. Vrijwel alle ZZP'ers die diensten leveren, werken geheel of gedeeltelijk op uurbasis.

Het grote voordeel van factureren op uren is de transparantie: de opdrachtgever betaalt voor de werkelijk bestede tijd. Het nadeel is dat je altijd goed moet bijhouden hoeveel uur je ergens aan besteedt.

Je uurtarief bepalen

Het bepalen van je uurtarief is een van de belangrijkste beslissingen als ZZP'er. Te laag en je verdient onvoldoende; te hoog en je prijst jezelf uit de markt. Hier is een gestructureerde aanpak om tot een realistisch tarief te komen.

Stap 1: Bereken je kostprijs
Breng al je vaste en variabele kosten in kaart: huur van je werkplek, verzekeringen, pensioenopbouw, belastingen, software-abonnementen, reiskosten en opleidingen. Tel daar je gewenste netto-inkomen bij op. Deel het totaal door het aantal declarabele uren per jaar.

Stap 2: Houd rekening met niet-declarabele uren
Niet al je werkuren zijn declarabel. Administratie, acquisitie, marketing, ziekte en vakantie kosten ook tijd. Een vuistregel is dat je als ZZP'er ongeveer 1.200 tot 1.400 uur per jaar declarabel bent. Reken dus niet met 2.000 werkuren.

Stap 3: Doe marktonderzoek
Kijk wat vergelijkbare professionals in jouw branche vragen. Brancheverenigingen publiceren soms tarievenonderzoeken. Je kunt ook op freelanceplatforms kijken wat gangbare tarieven zijn. Houd er rekening mee dat tarief en ervaring meestal samenhangen.

Stap 4: Differentieer per type werk
Niet elk uur is gelijk. Strategisch advies is meer waard dan uitvoerend werk. Spoedopdrachten mogen meer kosten dan reguliere projecten. Overweeg om met verschillende tarieven te werken voor verschillende soorten werkzaamheden.

• Rekenvoorbeeld: Je wilt EUR 40.000 netto verdienen. Je totale kosten zijn EUR 15.000 per jaar. Je bent 1.300 uur declarabel. Je uurtarief wordt dan: (40.000 + 15.000) / 1.300 = EUR 42,31 exclusief BTW. Rond af naar EUR 45 of EUR 50 voor een marktconform tarief.

Urenregistratie: de basis van correcte facturatie

Zonder goede urenregistratie kun je niet correct factureren. Je moet precies kunnen aantonen hoeveel uur je aan welk project hebt gewerkt. Dit is niet alleen belangrijk voor je factuur, maar ook bij eventuele discussies met opdrachtgevers.

• Registreer dagelijks: Schrijf elke dag op wat je hebt gedaan en hoeveel tijd het kostte. Achteraf uren reconstrueren is onbetrouwbaar en leidt tot onnauwkeurigheden. Na een week weet je niet meer of die vergadering 45 minuten of anderhalf uur duurde.

• Wees specifiek in je omschrijvingen: Schrijf niet 'gewerkt aan project X'. Schrijf 'wireframes gemaakt voor homepage redesign' of 'bugfix loginmodule server-side validatie'. Specifieke omschrijvingen geven de opdrachtgever inzicht en voorkomen vragen achteraf.

• Gebruik een geschikt hulpmiddel: Een eenvoudig Excel-bestand of Google Sheet werkt voor kleine volumes. Bij meerdere projecten of opdrachtgevers is een tijdregistratietool handiger. Denk aan apps die je kunt starten en stoppen terwijl je werkt, zodat je geen uren hoeft te schatten.

• Maak afspraken over het detailniveau: Sommige opdrachtgevers willen een gedetailleerd urenoverzicht per taak. Anderen vinden een totaaloverzicht per week voldoende. Stem dit vooraf af om discussies achteraf te voorkomen.

• Houd declarabele en niet-declarabele uren apart: Reistijd, interne overleggen of administratie zijn niet altijd declarabel. Maak dit onderscheid in je registratie, zodat je weet wat je kunt factureren en wat niet.

Wat moet er op een urenfactuur staan?

Een urenfactuur bevat alle standaard factuurgegevens, aangevuld met een specificatie van de gewerkte uren. Zorg dat de volgende elementen op je factuur staan:

• Standaard factuurgegevens: Jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum en betalingstermijn. Deze gegevens zijn wettelijk verplicht op elke factuur.

• Periode: Vermeld duidelijk over welke periode de factuur gaat, bijvoorbeeld '1 februari 2026 t/m 28 februari 2026'. Dit helpt de opdrachtgever bij het koppelen van je factuur aan het juiste project of budget.

• Urenoverzicht: Een gedetailleerde specificatie van de gewerkte uren. Per dag of per taak: wat je hebt gedaan, hoeveel uur het kostte en het uurtarief. Dit kan als bijlage bij de factuur of als onderdeel van de factuur zelf.

• Uurtarief: Het afgesproken tarief per uur, exclusief BTW. Als je met verschillende tarieven werkt (bijvoorbeeld voor advies vs. uitvoering), vermeld dan elk tarief apart.

• Totaal aantal uren: Het totaal van alle gedeclareerde uren in de factuurperiode. Maak dit subtotaal duidelijk zichtbaar, zodat de opdrachtgever in een oogopslag ziet hoeveel uur er is gewerkt.

• Berekening: Totaal uren x uurtarief = subtotaal exclusief BTW. Daaronder het BTW-bedrag en het eindtotaal inclusief BTW. Zorg dat de berekening klopt en navolgbaar is.

Voorbeeld urenfactuur

Hieronder een concreet voorbeeld van hoe een urenfactuur eruit kan zien. Dit voorbeeld kun je als basis gebruiken voor je eigen facturen.

Factuurkop:
Factuurnummer: 2026-015
Factuurdatum: 28 februari 2026
Periode: 1 februari 2026 t/m 28 februari 2026
Betalingstermijn: 14 dagen

Urenoverzicht:

• 03-02-2026 | Kickoff-meeting en briefing | 2,0 uur | EUR 75,00 | EUR 150,00
• 05-02-2026 | Wireframes homepage en productpagina | 4,5 uur | EUR 75,00 | EUR 337,50
• 10-02-2026 | Visueel ontwerp homepage v1 | 6,0 uur | EUR 75,00 | EUR 450,00
• 14-02-2026 | Feedbackverwerking en revisieronde | 3,0 uur | EUR 75,00 | EUR 225,00
• 20-02-2026 | Oplevering bestanden en handleiding | 2,5 uur | EUR 75,00 | EUR 187,50

Totalen:
Totaal uren: 18,0
Subtotaal: EUR 1.350,00
BTW 21%: EUR 283,50
Totaal te betalen: EUR 1.633,50

Dit voorbeeld laat zien dat elke regel een datum, omschrijving, aantal uren, uurtarief en regeltotaal bevat. De opdrachtgever kan precies nagaan waarvoor hij betaalt. Hoe transparanter je factuur, hoe sneller deze wordt goedgekeurd en betaald.

Veelgemaakte fouten bij uren factureren

Zelfs ervaren ZZP'ers maken fouten bij het factureren van uren. Deze fouten kosten je geld of leiden tot conflicten met opdrachtgevers. Vermijd de volgende valkuilen:

• Pauzes niet aftrekken: Als je van 9 tot 5 werkt met een uur lunchpauze, is dat 7 declarabele uren, niet 8. Vergeet niet om pauzes, koffie-onderbrekingen en persoonlijke telefoontjes af te trekken. Opdrachtgevers die dit ontdekken, verliezen vertrouwen.

• Uren verkeerd afronden: Rond je af naar boven, naar beneden of helemaal niet? Maak hier vooraf afspraken over. Gangbaar is afronden op kwartieren (0,25 uur) of op tien minuten. Afronden op hele uren is ongebruikelijk en kan als oneerlijk worden ervaren.

• Geen omschrijving per taak: Een factuur met alleen 'gewerkte uren: 40' en een bedrag is onvoldoende. De opdrachtgever wil weten waaraan die uren zijn besteed. Zonder specificatie loop je het risico dat de factuur wordt betwist.

• Niet vooraf laten goedkeuren: Bij grotere projecten is het verstandig om het urenoverzicht eerst ter goedkeuring voor te leggen aan de opdrachtgever voordat je de factuur stuurt. Zo voorkom je discussies achteraf over uren die de opdrachtgever niet herkent.

• Reistijd onduidelijk factureren: Is reistijd declarabel? Tegen welk tarief? Maak dit vooraf duidelijk in je offerte of samenwerkingsovereenkomst. Veel ZZP'ers rekenen reistijd tegen 50% van het uurtarief of hanteren een vaste reiskostenvergoeding.

• Te laat factureren: Stuur je factuur zo snel mogelijk na afloop van de factuurperiode. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om uren te verantwoorden en hoe langer het duurt voor je betaald wordt.

Slim uren factureren met software

Handmatig uren bijhouden in een spreadsheet en vervolgens overzetten naar een Word- of Excel-factuur kost veel tijd en is foutgevoelig. Met facturatiesoftware automatiseer je dit proces en bespaar je elke maand uren.

• Directe koppeling tussen tijdregistratie en facturatie: Registreer je uren en genereer met een druk op de knop een factuur. Alle uren, tarieven en berekeningen worden automatisch overgenomen. Geen handmatig overtypen meer.

• Automatische BTW-berekening: De software past automatisch het juiste BTW-tarief toe en berekent het BTW-bedrag. Bij meerdere tarieven of BTW-verlegd worden de berekeningen foutloos afgehandeld.

• Professionele uitstraling: Je facturen zien er altijd professioneel uit, in je eigen huisstijl met logo en bedrijfskleuren. Dat maakt een goede indruk op opdrachtgevers en versterkt je merk.

• Overzicht van openstaande facturen: Zie in een oogopslag welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan. Stuur automatische betalingsherinneringen en houd je cashflow onder controle.

Met Winkel Factuur combineer je facturatie met automatische documentgeneratie. Of je nu op uren werkt of per project factureert, het platform biedt de flexibiliteit die je nodig hebt. Koppel het aan je boekhoudsoftware en je administratie is altijd up-to-date.

Factureren hoeft niet ingewikkeld te zien. Met de juiste tools besteed je minder tijd aan administratie en meer tijd aan het werk waarvoor je betaald wordt.