Verkoopfactuur Maken: De Complete Handleiding

Wat is een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur is een document dat je als verkoper opstelt wanneer je een product of dienst levert aan een klant. Het is jouw officiële betalingsverzoek en tegelijkertijd een administratief bewijsstuk van de transactie. De verkoopfactuur wordt opgenomen in het verkoopboek van je administratie.

De verkoopfactuur heeft twee hoofdfuncties:

• Betalingsverzoek: Je informeert de klant over het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en de wijze waarop betaald kan worden.
• Administratief bewijs: De factuur dient als onderbouwing voor je omzet, je BTW-aangifte en je inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Elke BTW-plichtige ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht om een verkoopfactuur uit te reiken bij zakelijke transacties (B2B). Bij verkopen aan particulieren (B2C) is een factuur niet altijd verplicht, maar het is wel sterk aan te raden om je administratie op orde te houden. Bovendien kan een klant altijd om een factuur vragen en ben je dan verplicht er één te verstrekken.

Verschil tussen verkoop- en inkoopfactuur

Een veelgestelde vraag is: wat is het verschil tussen een verkoopfactuur en een inkoopfactuur? Het antwoord is verrassend eenvoudig: het gaat om hetzelfde document, maar dan bekeken vanuit een ander perspectief.

• Voor de verkoper: Het document is een verkoopfactuur. Je boekt het als omzet en draagt de BTW af aan de Belastingdienst.
• Voor de koper: Datzelfde document is een inkoopfactuur. De koper boekt het als kosten en kan de BTW terugvragen (BTW-aftrek).

Voorbeeld:
Je verkoopt een partij producten aan een andere webshop voor EUR 500,- exclusief BTW. Jij stuurt een factuur van EUR 605,- (inclusief 21% BTW). Voor jou is dit een verkoopfactuur die je in het verkoopboek opneemt. Je draagt EUR 105,- BTW af. De andere webshop ontvangt dezelfde factuur, maar voor hen is het een inkoopfactuur. Zij boeken het als kosten en vragen de EUR 105,- BTW terug.

Het is belangrijk om dit onderscheid te begrijpen, omdat het directe gevolgen heeft voor je BTW-aangifte. De verkoopfacturen vormen de basis voor de af te dragen BTW, terwijl de inkoopfacturen de basis vormen voor de te vorderen BTW.

Verplichte gegevens op een verkoopfactuur

De Belastingdienst stelt strikte eisen aan de gegevens die op een verkoopfactuur moeten staan. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, kan je klant mogelijk geen BTW-aftrek claimen en kun jij problemen krijgen bij een controle.

De volgende gegevens zijn verplicht:

• Naam en adres van jouw bedrijf: De volledige bedrijfsnaam en het vestigingsadres van de verkoper.
• BTW-identificatienummer: Jouw BTW-id (begint met NL en eindigt op B01, B02, etc.).
• KvK-nummer: Het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel.
• Naam en adres van de klant: De volledige gegevens van de afnemer.
• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer zonder gaten in de nummering.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld.
• Omschrijving: Een duidelijke beschrijving van het geleverde product of de dienst, inclusief hoeveelheid.
• Bedrag exclusief BTW: Het nettobedrag per regel en het totaal.
• BTW-tarief en BTW-bedrag: Het toegepaste percentage (0%, 9% of 21%) en het berekende BTW-bedrag.
• Totaalbedrag inclusief BTW: Het eindbedrag dat de klant moet betalen.

Aanvullende gegevens die je beter ook kunt vermelden:

• Betalingstermijn: Bijvoorbeeld 14 of 30 dagen.
• Bankgegevens: IBAN-nummer waarop betaald kan worden.
• Betalingskenmerk: Een referentie die de klant bij de betaling kan vermelden.
• Leveringsdatum: De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als deze afwijkt van de factuurdatum.

Verkoopfactuur voor webshops

Als webshop-eigenaar heb je te maken met specifieke uitdagingen rondom verkoopfacturen. Je verwerkt mogelijk tientallen of honderden bestellingen per dag, en elke bestelling heeft in principe een factuur nodig.

Automatische factuurgeneratie
Bij een hoog ordervolume is het onmogelijk om handmatig facturen te maken. Je webshopsoftware of facturatietool moet automatisch een verkoopfactuur aanmaken bij elke afgeronde bestelling. Zo voorkom je fouten en bespaar je uren werk.

B2B versus B2C
Voor B2B-transacties (verkoop aan andere ondernemers) is een volledige verkoopfactuur altijd verplicht. Bij B2C-transacties (verkoop aan particulieren) hoeft dat niet altijd, maar het is verstandig om standaard voor elke bestelling een factuur te genereren. Dit houdt je administratie compleet en voorkomt problemen bij belastingcontroles.

Vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen
Bij transacties onder de EUR 100,- (inclusief BTW) mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Hierop hoeven minder gegevens te staan. Je kunt volstaan met je bedrijfsnaam, de datum, een omschrijving van de goederen of diensten, het totaalbedrag inclusief BTW en het BTW-tarief. Let op: een vereenvoudigde factuur mag niet bij intracommunautaire leveringen of bij leveringen waarvoor BTW is verlegd.

Meerdere verkoopkanalen
Verkoop je via je eigen webshop, bol.com, Amazon of andere platformen? Dan ontvang je vanuit elk kanaal ordergegevens die je moet omzetten in verkoopfacturen. Zorg dat je facturatiesysteem alle kanalen ondersteunt, zodat je een compleet overzicht houdt en geen bestellingen over het hoofd ziet.

Verkoopfactuur boeken in je administratie

Het correct boeken van een verkoopfactuur is essentieel voor een kloppende administratie. Hier leggen we uit hoe het werkt, ook als je geen boekhouder bent.

De basisregel bij het boeken:

• Debiteuren (debetzijde): Het totaalbedrag inclusief BTW wordt geboekt op de debiteuren-rekening. Dit is het bedrag dat je klant nog moet betalen.
• Omzet (creditzijde): Het bedrag exclusief BTW wordt geboekt op de omzetrekening. Dit is je daadwerkelijke omzet.
• BTW (creditzijde): Het BTW-bedrag wordt apart geboekt op de BTW-rekening (af te dragen BTW).

Voorbeeld journaalpost:
Je verkoopt producten voor EUR 500,- exclusief BTW (21%). De factuur bedraagt EUR 605,- inclusief BTW.

• Debet: Debiteuren EUR 605,00
• Credit: Omzet EUR 500,00
• Credit: Af te dragen BTW EUR 105,00

Wanneer de klant betaalt, boek je de ontvangst als volgt: Debet op de bankrekening (EUR 605,-) en Credit op de debiteuren (EUR 605,-). Hiermee is de vordering afgesloten.

Bij webshops met veel transacties is het handmatig boeken van verkoopfacturen niet realistisch. Een koppeling tussen je facturatiesoftware en je boekhoudpakket zorgt ervoor dat alle journaalposten automatisch worden aangemaakt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten.

Veelgemaakte fouten bij verkoopfacturen

Zelfs ervaren ondernemers maken regelmatig fouten bij het opstellen van verkoopfacturen. Deze fouten kunnen vervelende gevolgen hebben, van afgekeurde BTW-aftrek bij je klant tot boetes van de Belastingdienst.

Dit zijn de meest voorkomende fouten:

• Ontbrekend of onjuist BTW-bedrag: De BTW moet correct worden berekend en apart vermeld staan op de factuur. Een ontbrekend BTW-bedrag maakt de factuur ongeldig voor BTW-aftrek bij de ontvanger.
• Gaten in de factuurnummering: Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn zonder gaten. Een ontbrekend nummer kan duiden op een verwijderde factuur, wat vragen oproept bij de Belastingdienst.
• Facturen niet archiveren: Je bent wettelijk verplicht om facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de verstuurde als de ontvangen facturen. Zorg voor een goede digitale archivering.
• Te laat versturen: Een verkoopfactuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering verstuurd worden. Bij webshops is het verstandig om de factuur direct bij de verzending mee te sturen.
• Geen betalingstermijn vermelden: Zonder betalingstermijn heeft de klant wettelijk 30 dagen om te betalen. Door een duidelijke termijn te vermelden (bijvoorbeeld 14 dagen) versnel je de betaling en heb je een sterker juridisch standpunt bij wanbetaling.

Tip: Gebruik een facturatietool die automatisch controleert of alle verplichte gegevens aanwezig zijn. Zo voorkom je de meest voorkomende fouten zonder dat je er zelf over hoeft na te denken.

Verkoopfacturen automatiseren

Als webshop-eigenaar is het handmatig opstellen van verkoopfacturen geen optie. Bij tientallen of honderden bestellingen per dag heb je een systeem nodig dat het volledige facturatieproces uit handen neemt.

Wat kun je automatiseren?

• Factuur aanmaken: Automatisch een factuur genereren bij elke voltooide bestelling, met alle verplichte gegevens correct ingevuld.
• Factuurnummering: Het systeem houdt de opeenvolgende nummering automatisch bij, zonder gaten.
• BTW-berekening: Het juiste BTW-tarief wordt automatisch toegepast op basis van het product en de bestemming.
• Versturen: De factuur wordt automatisch per e-mail naar de klant gestuurd of als download beschikbaar gemaakt.
• Boekhoudkoppeling: Alle verkoopfacturen worden automatisch doorgeboekt naar je boekhoudpakket.

Winkel Factuur is speciaal ontworpen voor webshop-ondernemers die hun verkoopfacturen willen automatiseren. Of je nu verkoopt via je eigen webshop, bol.com of Amazon, alle bestellingen worden automatisch omgezet in correcte verkoopfacturen die voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving.

Door je facturatieproces te automatiseren bespaar je niet alleen uren per week, maar voorkom je ook kostbare fouten. Je administratie is altijd up-to-date en je kunt je richten op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je webshop.