Winkel Factuur Insights
Als ondernemer wil je betaald worden voor je werk. Een correcte factuur is daarvoor de basis. Maar hoe maak je een factuur die aan alle regels voldoet? In deze complete gids leggen we stap voor stap uit hoe je een professionele factuur maakt, welke gegevens verplicht zijn en hoe je dit proces kunt automatiseren.
Een correcte factuur bevat je bedrijfsgegevens, KvK- en BTW-nummer, uniek factuurnummer, factuurdatum, productomschrijving, BTW-bedrag en totaal. Je kunt het handmatig of met software doen.
Ondernemers weten niet welke gegevens verplicht zijn op een factuur en hoe ze een correcte factuur opstellen. Een complete gids met alle verplichte factuurgegevens, gecombineerd met een factuurtool die automatisch een correcte factuur genereert.
Een factuur is een officieel document waarmee je betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten. Het is niet alleen een betalingsverzoek aan je klant, maar ook een essentieel onderdeel van je administratie voor de Belastingdienst.
Een correcte factuur zorgt voor:
• Snellere betaling: Duidelijke facturen worden sneller betaald.
• BTW-aftrek: Je zakelijke klanten hebben een geldige factuur nodig om de BTW terug te vragen.
• Bewijslast: Het is het juridische bewijs van de transactie en de betalingsverplichting.
• Professionele uitstraling: Een nette factuur wekt vertrouwen.
Wil je zelf een factuur maken? Volg dan deze stappen om er zeker van te zijn dat je niets vergeet.
Stap 1: Verzamel je bedrijfsgegevens
Zorg dat je eigen gegevens compleet zijn: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN.
Stap 2: Vraag de gegevens van je klant
Voor zakelijke facturen heb je de volledige bedrijfsnaam en het adres van je klant nodig. Bij verkoop aan particulieren is dit minder strikt, maar wel aan te raden.
Stap 3: Bepaal het factuurnummer
Gebruik een uniek, opeenvolgend nummer. Bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002, etc. Je mag geen gaten laten vallen in de nummering.
Stap 4: Omschrijf de levering
Wees duidelijk over wat je hebt geleverd. 'Diensten januari' is vaak te vaag. Specificeer uren, producten of projectonderdelen.
Stap 5: Bereken de bedragen
Vermeld het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW.
Test alle functies zonder creditcard. Automatische facturen binnen enkele minuten.
Start gratis proefperiode →De Belastingdienst stelt strenge eisen aan facturen. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, mag je klant de BTW niet aftrekken en kun jij een boete krijgen. Zorg dat de volgende gegevens altijd op je factuur staan:
• Je eigen gegevens: Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer.
• Gegevens van de afnemer: Naam en adres. Bij B2B (zakelijk) ook het BTW-nummer van de klant (vooral bij export binnen EU).
• Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend.
• Factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Leverdatum: De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Omschrijving: Duidelijke omschrijving van de goederen of diensten.
• Aantal en prijs: Hoeveelheid en prijs per stuk (excl. BTW).
• BTW-tarief: Het toegepaste tarief (21%, 9%, 0% of vrijgesteld).
• BTW-bedrag: Het bedrag aan BTW in euro's.
• Totaalbedrag: Het te betalen bedrag (incl. BTW).
Je kunt op verschillende manieren facturen maken. Wat voor jou het beste werkt, hangt af van de grootte van je bedrijf en het aantal facturen.
1. Factuur maken in Word of Excel
Veel starters beginnen hiermee. Je maakt een sjabloon en vult deze telkens handmatig in.
Voordeel: Gratis en flexibel.
Nadeel: Foutgevoelig (verkeerde optelling, dubbele nummers), tijdrovend en oogt minder professioneel.
2. Online factuurprogramma
Speciale software voor boekhouding en facturatie.
Voordeel: Automatische nummering, iDEAL-betaallinks, professionele lay-out.
Nadeel: Maandelijkse kosten.
3. Geautomatiseerde facturatie (voor webshops)
Heb je een webshop (Shopify, WooCommerce, bol.com)? Dan is handmatig factureren geen optie. Gebruik een tool zoals Winkel Factuur om automatisch facturen te genereren en te versturen bij elke bestelling.
Voordeel: Geen handwerk, altijd foutloos, directe koppeling met je webshop.
Soms moet je een factuur maken met 'BTW verlegd'. Dit betekent dat jij geen BTW in rekening brengt, maar dat de klant de BTW zelf moet aangeven in zijn eigen land. Dit komt voor bij:
• Onderaanneming in de bouw en schoonmaak.
• Levering van mobiele telefoons, chips en laptops (boven een bepaald bedrag).
• Export naar ondernemers in andere EU-landen (Intracommunautaire levering).
Op de factuur zet je dan geen BTW-bedrag, maar de tekst 'BTW verlegd' (of 'VAT Reverse Charge' voor buitenland). Vermeld altijd het BTW-nummer van de klant.
Voorkom deze veelgemaakte fouten:
• Verkeerd BTW-tarief: Controleer of je 21% of 9% moet rekenen.
• Geen opeenvolgende nummers: Gaten in je nummering roepen vragen op bij de Belastingdienst.
• Te late facturatie: Je moet uiterlijk op de 15e van de maand na levering factureren.
• Ontbrekende gegevens: Vergeet je KvK-nummer of BTW-nummer niet.
• Factuur niet bewaren: Je hebt een bewaarplicht van 7 jaar.
Verkoop je online? Dan is het handmatig maken van facturen zonde van je tijd. Winkel Factuur koppelt direct met jouw webshop (Shopify, WooCommerce, bol.com, Amazon) en maakt automatisch een perfecte factuur voor elke bestelling.
• Bespaar tijd: Nooit meer gegevens overtypen.
• Voorkom fouten: Altijd het juiste BTW-tarief en factuurnummer.
• Professioneel: Facturen in jouw eigen huisstijl.
• Meertalig: Automatisch facturen in de taal van je klant.
Probeer het nu gratis en ontdek het gemak van geautomatiseerde facturatie.
Op elke factuur moeten je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer, klantgegevens, een uniek opeenvolgend factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, omschrijving van de levering, bedragen exclusief BTW, het BTW-tarief en -bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW staan.
Gebruik een uniek, opeenvolgend nummer zonder gaten. Een veelgebruikt systeem is jaar-volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Je mag geen nummers overslaan of dubbel gebruiken, want dit roept vragen op bij de Belastingdienst.
BTW verleggen is aan de orde bij onderaanneming in de bouw of schoonmaak, bij levering van bepaalde elektronica boven een drempelbedrag, en bij export naar ondernemers in andere EU-landen. Op de factuur vermeld je dan geen BTW-bedrag maar de tekst 'BTW verlegd'.
In Word maak je facturen handmatig, wat bij een laag volume prima werkt maar foutgevoelig is. Facturatiesoftware automatiseert het hele proces: nummering, BTW-berekening, versturen en archivering. Voor webshops met veel orders is software een must.
Je bent wettelijk verplicht om alle facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel uitgaande als inkomende facturen en ook voor digitale exemplaren. Bij een belastingcontrole moet je deze facturen kunnen overleggen.
Koppel je webshop aan Winkel Factuur en automatiseer je volledige facturatieproces. Foutloos, snel en professioneel. Start vandaag nog gratis.
Start gratis proefperiode →