Deelfactuur Maken: Termijnen, BTW en Voorbeeld

Wat is een deelfactuur? (betekenis)

Een deelfactuur is een factuur waarmee je een deel van een grotere opdracht in rekening brengt, voordat het hele project is afgerond. In plaats van één eindfactuur te sturen als alles klaar is, verdeel je het totaalbedrag over meerdere termijnen. Elke termijn factureer je apart. Daarom heet een deelfactuur ook wel een termijnfactuur.

Het idee is simpel: bij een opdracht van bijvoorbeeld € 30.000 die drie maanden duurt, wil je niet pas na drie maanden je geld zien. Met deelfacturen breng je bijvoorbeeld 30% bij aanvang, 40% halverwege en 30% bij oplevering in rekening. Zo houd je je cashflow gezond en verklein je het risico dat je voor het volledige bedrag moet wachten of achter je geld aan moet.

Belangrijk om te onthouden: een deelfactuur is een volwaardige factuur. Anders dan een proforma factuur — die alleen informatief is — is elke deelfactuur een officieel BTW-document met een uniek, opeenvolgend factuurnummer dat je gewoon in je boekhouding opneemt. Je klant mag de BTW erop aftrekken en jij draagt die BTW af. Wil je eerst de basis van een gewone factuur opfrissen? Lees dan onze complete gids over facturen maken.

Wanneer gebruik je een deelfactuur?

Deelfacturen zijn vooral gebruikelijk bij opdrachten die lang lopen of een hoog bedrag hebben. Je spreekt vooraf met je klant een termijnschema af en legt dit vast in de offerte of overeenkomst. De meest voorkomende situaties:

• Bouw en verbouwingen: Aannemers en installateurs factureren bijna altijd in termijnen, bijvoorbeeld per bouwfase (fundering, ruwbouw, afbouw, oplevering).
• Langlopende projecten: Bij software, webdesign of consultancy van meerdere maanden factureer je per mijlpaal of per maand.
• Grote maatwerkopdrachten: Wie op maat produceert (meubels, machines, keukens) vraagt vaak een aanbetaling vooraf en factureert de rest bij levering.
• Opdrachten met hoge inkoopkosten: Moet je vooraf dure materialen inkopen? Met een eerste deelfactuur financier je de inkoop zonder zelf voor te schieten.

De rode draad: hoe groter en langer de opdracht, hoe logischer het is om te werken met deelfacturen. Je verdeelt het risico, verbetert je cashflow en houdt de betaalbereidheid van je klant hoog doordat de bedragen behapbaar blijven.

Lever je vooral producten in plaats van diensten, of factureer je achteraf in één keer? Bekijk dan hoe je een correcte verkoopfactuur maakt voor de levering.

Deelfactuur, termijnfactuur of proforma: wat is het verschil?

De termen lopen in de praktijk door elkaar. Een kort overzicht voorkomt verwarring:

• Deelfactuur en termijnfactuur: Dit zijn synoniemen. Beide brengen één termijn van een grotere opdracht in rekening. 'Termijnfactuur' benadrukt het afgesproken betalingsschema; 'deelfactuur' benadrukt dat het om een deel van het geheel gaat.
• Proforma factuur: Dit is géén echte factuur, maar een voorlopige prijsopgave zonder BTW-gevolgen. Een deelfactuur is juist wél een officiële BTW-factuur.

Het verschil met een proforma factuur is dus principieel: op een proforma factuur mag je klant de BTW niet aftrekken en boek je niets in, terwijl een deelfactuur een gewone, inboekbare factuur is waarop de BTW direct telt. Verwar de twee niet — het bepaalt of de BTW fiscaal meetelt.

Een ander verschil: terwijl een proforma vooraf gaat aan de échte factuur, vervangen de deelfacturen samen de eindfactuur niet volledig. Aan het eind sluit je de reeks altijd af met een eindfactuur of eindafrekening waarop je alle termijnen verrekent. Daar komen we verderop op terug.

Deelfactuur maken: stap voor stap

Een deelfactuur maken lijkt op een gewone factuur, met één extra aandachtspunt: je verwijst naar de opdracht en de termijn. Volg deze stappen.

Stap 1: Spreek vooraf een termijnschema af
Leg in je offerte of overeenkomst vast hoeveel termijnen er zijn, welk percentage of bedrag per termijn geldt en wanneer je factureert (bij aanvang, per mijlpaal, per maand of bij oplevering).

Stap 2: Geef elke deelfactuur een uniek factuurnummer
Net als bij gewone facturen krijgt elke deelfactuur een uniek, opeenvolgend nummer. Verwijs in de omschrijving naar de opdracht, bijvoorbeeld 'Termijn 1 van 3 — verbouwing Kerkstraat 12'.

Stap 3: Vermeld het termijnbedrag en de BTW
Bereken het termijnbedrag (bijvoorbeeld 30% van de opdracht), zet daar het juiste BTW-tarief overheen (21% of 9%) en toon het subtotaal, de BTW en het totaal.

Stap 4: Verwijs naar de afspraak
Vermeld duidelijk dat het om een deeltermijn gaat en welke termijn dit is. Zo weet je klant — en je boekhouder — precies waar de factuur bij hoort.

Stap 5: Verstuur, boek in en herhaal
Verstuur de deelfactuur, neem hem op in je administratie en draag de BTW af in het betreffende tijdvak. Herhaal dit per termijn tot de opdracht klaar is.

Stap 6: Sluit af met een eindfactuur
Na de laatste termijn maak je een eindfactuur waarop je het totale projectbedrag toont en de eerder gefactureerde termijnen verrekent. We laten verderop een compleet voorbeeld zien.

BTW op een deelfactuur: per termijn afdragen

Een veelgestelde vraag: moet er BTW op een deelfactuur? Het antwoord is ja. Elke deelfactuur is een volwaardige BTW-factuur, dus je brengt per termijn BTW in rekening over het termijnbedrag.

Het moment waarop de BTW verschuldigd wordt, is belangrijk. In Nederland wordt de BTW verschuldigd op het moment dat je de (deel)factuur uitreikt. Bij vooruit- of deelbetalingen geldt: zodra je de termijn factureert of de deelbetaling ontvangt, moet je die BTW aangeven in het aangiftetijdvak waarin dat gebeurt. Je wacht dus niet tot het einde van het project.

Een voorbeeld: factureer je in maart een eerste termijn van € 9.000 plus € 1.890 BTW (21%), dan geef je die € 1.890 aan in je BTW-aangifte over het eerste kwartaal (of de maand maart). De BTW over de volgende termijnen geef je telkens aan in de tijdvakken waarin je die termijnen factureert.

Het BTW-tarief op een deelfactuur is hetzelfde als het tarief dat voor de hele opdracht geldt: meestal 21%, of 9% voor diensten die onder het lage tarief vallen (zoals het schilderen of stukadoren van woningen ouder dan twee jaar). Twijfel je over het juiste tarief en de verplichte vermeldingen op je factuur? Raadpleeg dan onze complete gids over BTW-factuureisen.

De eindfactuur: deelbetalingen verrekenen

Aan het einde van de opdracht sluit je de reeks deelfacturen af met een eindfactuur (ook wel eindafrekening). Dit is het moment waarop je voorkomt dat je klant dubbel betaalt.

Op de eindfactuur doe je het volgende:
• Je toont het totale opdrachtbedrag inclusief BTW.
• Je trekt de reeds gefactureerde termijnen (deelfacturen) er weer vanaf, met hun BTW.
• Het resterende bedrag plus de resterende BTW is wat je klant nog moet betalen.

Zo voorkom je dubbele BTW-heffing: de BTW die je op de deelfacturen al hebt berekend en afgedragen, breng je niet nóg een keer in rekening. Alleen het restant telt op de eindfactuur.

Verwijs op de eindfactuur naar de factuurnummers van de eerdere deelfacturen, zodat de samenhang voor je klant en de Belastingdienst duidelijk is. Moet je achteraf een termijn corrigeren — bijvoorbeeld omdat het project goedkoper uitviel dan begroot? Dan stuur je geen nieuwe deelfactuur, maar een creditnota om het te veel gefactureerde terug te boeken.

Deelfactuur voorbeeld: verbouwing in drie termijnen

Om het concreet te maken, hier een voorbeeld van een verbouwing van € 30.000 (exclusief BTW), die een aannemer in drie termijnen factureert aan zijn klant. Het termijnschema is afgesproken op 30% bij aanvang, 40% bij de ruwbouw en 30% bij oplevering.

Termijn 1 — aanvang (30%)
Factuur 2026-051 | Datum: 1 april 2026
Van: Bouwbedrijf De Vries | KvK: 12345678 | BTW: NL001234567B01
Omschrijving: Termijn 1 van 3 — verbouwing Kerkstraat 12 (aanvang)
Subtotaal: € 9.000,00
BTW 21%: € 1.890,00
Totaal: € 10.890,00

Termijn 2 — ruwbouw (40%)
Factuur 2026-067 | Datum: 1 mei 2026
Omschrijving: Termijn 2 van 3 — verbouwing Kerkstraat 12 (ruwbouw)
Subtotaal: € 12.000,00
BTW 21%: € 2.520,00
Totaal: € 14.520,00

Eindfactuur — oplevering (30% + verrekening)
Factuur 2026-079 | Datum: 1 juni 2026
Omschrijving: Eindafrekening — verbouwing Kerkstraat 12 (oplevering)
Totaal opdrachtbedrag: € 30.000,00
BTW 21%: € 6.300,00
Totaal incl. BTW: € 36.300,00
Af: termijn 1 (factuur 2026-051): € 10.890,00
Af: termijn 2 (factuur 2026-067): € 14.520,00
Nog te betalen (termijn 3): € 10.890,00 (waarvan € 1.890,00 BTW)

In dit voorbeeld betaalt de klant in totaal € 36.300 — exact het opdrachtbedrag plus BTW. Doordat je op de eindfactuur de eerdere termijnen verrekent, wordt er nergens dubbel BTW berekend. De BTW van € 1.890 (termijn 1), € 2.520 (termijn 2) en € 1.890 (termijn 3) geef je telkens aan in het tijdvak waarin je die termijn factureert.

Deelfacturen automatiseren met Winkel Factuur

Een reeks deelfacturen met een sluitende eindafrekening bijhouden in Word of Excel is foutgevoelig: één verkeerd verrekend termijnbedrag en je klant betaalt te veel of te weinig BTW. Winkel Factuur neemt dit werk uit handen:

• Termijnen in één keer ingesteld: Verdeel een opdracht in termijnen en laat het systeem de deelfacturen klaarzetten.
• BTW altijd correct per termijn: Het juiste tarief en bedrag worden automatisch berekend en netjes per tijdvak bijgehouden.
• Automatische verrekening op de eindfactuur: De reeds gefactureerde termijnen worden automatisch afgetrokken, zodat er nooit dubbel BTW wordt berekend.
• Doorlopende, sluitende nummering: Elke deelfactuur krijgt een uniek opeenvolgend nummer, zonder gaten in je administratie.
• Audit-proof bewaard: Al je facturen worden bewaard binnen de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

Tot 50 facturen per maand maak je gratis, zonder creditcard en zonder verplicht BTW-nummer. Groei je verder? Dan factureer je onbeperkt vanaf € 2,29 per maand, zonder langlopend abonnement.