Stap 1: de Peppol-ID van je klant opzoeken

Elke ontvanger op Peppol heeft een adres: de Peppol-ID. In Nederland is dat meestal het KvK-nummer met de schema-code 0106 ervoor, maar organisaties kunnen ook een OIN (overheid) of btw-nummer gebruiken. Vraag de ID aan je klant, of zoek hem op in de Peppol-directory. Staat je klant er niet in, dan is hij niet aangesloten en kun je niet via Peppol versturen — hoe graag hij het ook wil.

De fout die we hier zien: een klant geeft zijn KvK-nummer en de verzender plakt er een verkeerde schema-code voor. De factuur komt dan bij niemand aan en de foutmelding zegt alleen dat de ontvanger onbekend is. Controleer schema én nummer samen.

Stap 2: de factuur als UBL maken

Een Peppol-factuur is een UBL-bestand volgens BIS 3.0, in Nederland met de NLCIUS-aanvullingen. Dat betekent: vaste velden voor verzender, ontvanger, factuurnummer, datums, regels, btw per tarief en totalen. De volledige opbouw staat in de UBL-handleiding.

Twee dingen gaan hier mis. Ten eerste de btw-afronding: Peppol rekent de btw per tarief over het subtotaal en vergelijkt dat met wat jij hebt ingevuld; een verschil van één cent door regel-voor-regel afronden leidt tot afkeuring. Ten tweede de referentie van de koper: veel ontvangers eisen een ordernummer of kostenplaats, en die hoort in een eigen veld, niet in de omschrijving. Wie de factuur direct als UBL genereert in plaats van een pdf achteraf om te zetten, heeft beide problemen niet.

Stap 3: versturen via een access point

Je verstuurt nooit rechtstreeks naar je klant; je levert de factuur aan bij een access point, dat hem aflevert bij het access point van je klant. Je hebt dus zelf ook een access point nodig. De meeste facturatiesoftware heeft er een ingebouwd, zodat versturen niet meer is dan een knop. Alleen wie eigen software bouwt, sluit een contract met een access point af.

Winkel Factuur is aangesloten op het Peppol-netwerk; je kiest bij de klant Peppol als verzendmethode en de factuur gaat als UBL over het netwerk, met de pdf als bijlage voor wie hem wil lezen. Dat werkt voor overheidsfacturen en voor zakelijke klanten hetzelfde.

Stap 4: de bevestiging lezen

Na verzending krijg je een technische bevestiging: de factuur is afgeleverd bij het access point van de ontvanger. Dat betekent aangekomen, niet geaccepteerd. Sommige ontvangers sturen daarna een zakelijke reactie: geaccepteerd, afgekeurd, of in behandeling. Dat zijn twee verschillende berichten en verkopers halen ze door elkaar.

Een afkeuring komt meestal met een reden: ontbrekende referentie, btw-verschil, onbekend btw-nummer. Corrigeer de factuur, geef hem een nieuw factuurnummer (het oude is verzonden en hoort in je administratie te blijven) en verstuur opnieuw. Een gecorrigeerde factuur onder hetzelfde nummer versturen is de fout die later in de boekhouding het meeste werk oplevert.

Stap 5: archiveren

Het UBL-bestand is de factuur; de pdf is een weergave. Bewaar het UBL-bestand met de verzendbevestiging zeven jaar, zoals elke factuur. Wie alleen de pdf bewaart, kan bij een controle niet aantonen wat er daadwerkelijk is verzonden.

In de praktijk is dit de stap waar niemand aan denkt totdat het nodig is. Kies daarom software die het UBL-bestand automatisch bij de factuur bewaart, in plaats van een losse export die ergens in een downloadmap belandt.

En als je klant nog geen Peppol heeft?

Dan verstuur je de factuur op de gewone manier. De verplichting ligt in Nederland nog niet op B2B-facturen; dat verandert met ViDA, waarover meer in ViDA en e-facturatie in Europa. Wie nu al op UBL en Peppol werkt, heeft dat moment achter de rug voordat het komt. Maak een account aan, zet een klant op Peppol en verstuur een testfactuur; dat kost tien minuten en je weet meteen of alles klopt.