Factureren aan de Rijksoverheid: e-factuur, Peppol of het leveranciersportaal?

Waarom een pdf niet meer volstaat

De Rijksoverheid verwerkt honderdduizenden inkoopfacturen per jaar. Een pdf moet door een mens of een OCR-systeem worden overgetypt; een e-factuur wordt direct in het financiële systeem ingelezen. Daarom is in 2017 afgesproken dat leveranciers aan de Rijksoverheid elektronisch factureren, en die afspraak is sindsdien de standaard in elk inkoopcontract.

Belangrijk om te weten: een e-factuur is geen pdf per e-mail. Het is een gestructureerd bestand — in Nederland UBL volgens de NLCIUS-afspraken — waarin elk gegeven een vaste plek heeft: factuurnummer, bedragen, btw, referenties. De uitleg van dat formaat staat in onze UBL-handleiding. Voor dit artikel is het genoeg om te weten dat je dat bestand niet met de hand maakt.

Route 1: het leveranciersportaal

Het leveranciersportaal is bedoeld voor wie zelden aan de overheid levert. Je logt in, voert de factuurgegevens in een webformulier in en het portaal maakt daar zelf een e-factuur van. Je hebt geen software nodig en geen Peppol-aansluiting.

Het nadeel is tijd. Elke factuur is handwerk, en elke referentie (ordernummer, OIN, contactpersoon) moet je opzoeken en overtypen. Voor één factuur per jaar is dat prima; voor een maandelijkse dienstverlening wordt het een terugkerende klus met precies de fouten die je met e-facturatie wilde voorkomen. Vuistregel die wij hanteren: meer dan vier overheidsfacturen per jaar, dan naar route 2.

Route 2: Peppol vanuit je eigen facturatie

Met Peppol maak je de factuur gewoon in je eigen systeem en verstuur je hem via een access point naar het Peppol-adres van de overheidsdienst. De ontvanger wordt herkend aan zijn OIN. Hoe dat netwerk werkt, staat in de Peppol-gids; de stappen om een factuur daadwerkelijk te versturen behandelen we in Peppol-factuur versturen.

Het voordeel is dat een overheidsfactuur dan niets anders is dan een gewone factuur met twee extra velden. Je facturatie blijft op één plek, je nummering blijft doorlopend en je archiveert alles in hetzelfde systeem. Winkel Factuur genereert de UBL-factuur en verstuurt hem via ons access point; je hoeft zelf geen Peppol-contract af te sluiten.

Route 3: Digipoort

Digipoort is de technische koppeling van Logius waarmee grotere organisaties berichten met de overheid uitwisselen. Het vereist een PKIoverheid-certificaat en een eigen implementatie. Voor een webshop of dienstverlener is dat zelden de moeite waard; Peppol biedt dezelfde uitkomst zonder certificaattraject. We noemen de route hier omdat hij in aanbestedingsdocumenten nog vaak staat, niet omdat we hem aanraden.

Wat er op een overheidsfactuur anders is

De wettelijke factuurgegevens zijn dezelfde als altijd; die staan in de checklist verplichte factuurgegevens. Een overheidsfactuur vraagt daar bovenop om referenties waarmee de ontvangende dienst de factuur aan een inkooporder kan koppelen: het inkoopordernummer of een ander verplichtingnummer, het OIN van de ontvangende organisatie, en vaak een contactpersoon of kostenplaats.

Ontbreekt die referentie, dan wordt de e-factuur automatisch afgekeurd en krijg je een foutmelding terug — soms pas dagen later. Vraag de referentie dus bij de opdracht, niet bij de factuur. In UBL heeft elk van deze gegevens een eigen veld; een goed facturatiesysteem vraagt er automatisch om zodra je een overheidsklant selecteert.

Gemeenten, provincies en waterschappen

De verplichting geldt voor de Rijksoverheid. Gemeenten, provincies en waterschappen bewegen dezelfde kant op, maar elk in eigen tempo: sommige accepteren al alleen Peppol, andere nog pdf. Vraag het na bij de eerste opdracht en leg het antwoord vast bij de klant. Wie zijn facturatie op Peppol heeft ingericht, hoeft daarna niets meer aan te passen als de gemeente overstapt.

Voor wie regelmatig aan overheden levert, is de route dus niet de vraag. Zet je facturatie op UBL en Peppol, en de vraag welk portaal welke dienst gebruikt wordt irrelevant.