Warum sind korrekte Rechnungsangaben wichtig?
Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie dient als Nachweis für die Buchhaltung, Umsatzsteuererklärungen und steuerliche Zwecke.
Folgen von fehlerhaften Rechnungen:
• Vorsteuerabzug abgelehnt: Ohne gültige Rechnung keine MwSt.-Erstattung
• Buchhaltungsprobleme: Nicht konforme Rechnungen sind kein gültiger Nachweis
• Bußgelder: Schwere Verstöße können zu Strafen führen
• Kundenstreitigkeiten: Unvollständige Rechnungen verursachen Verwirrung
• Zahlungsverzögerungen: Fehlerhafte Rechnungen werden oft zur Korrektur zurückgesendet
Glücklicherweise ist es mit den richtigen Tools einfach, alle Anforderungen zu erfüllen. Unser kostenloser Rechnungsersteller stellt automatisch sicher, dass alle Pflichtfelder vorhanden sind.
Komplette Checkliste: Pflichtangaben auf der Rechnung
Nachfolgend eine vollständige Liste der Angaben, die nach §14 UStG auf jeder Rechnung stehen müssen:
1. Rechnungsnummer
• Eindeutige und fortlaufende Nummerierung
• Darf keine Lücken enthalten
• Kann Buchstaben und Zahlen enthalten (z.B. RE-2025-0001)
2. Rechnungsdatum
• Datum der Rechnungsausstellung
• Darf nicht in der Zukunft liegen
3. Angaben zum Rechnungssteller
• Vollständiger Firmenname
• Vollständige Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Land (bei internationalen Rechnungen)
4. USt-IdNr. des Rechnungsstellers
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Format: DE + 9 Ziffern
• Pflicht für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer
5. Steuernummer oder USt-IdNr.
• Alternativ zur USt-IdNr. kann die Steuernummer angegeben werden
• Mindestens eine von beiden ist Pflicht
Kundenangaben und Leistungsbeschreibung
6. Angaben zum Rechnungsempfänger
• Vollständiger Name oder Firmenname
• Vollständige Anschrift
• Bei B2B-Rechnungen: USt-IdNr. des Kunden
7. Leistungsbeschreibung
• Klare, eindeutige Beschreibung
• Nicht 'Dienstleistungen' sondern 'Website-Entwicklung Januar 2025'
• Menge, Einheit und Einzelpreis angeben
8. Leistungsdatum oder -zeitraum
• Wann wurde die Leistung erbracht oder Ware geliefert?
• Kann mit dem Rechnungsdatum identisch sein
• Bei Dienstleistungen: Leistungszeitraum
9. Menge und Einzelpreise
• Anzahl der Einheiten pro Position
• Preis pro Einheit ohne MwSt.
• Gesamtbetrag pro Position
Mit unserem Rechnungsersteller fügen Sie all diese Details Schritt für Schritt hinzu.
Umsatzsteuerangaben auf der Rechnung
10. MwSt.-Satz je Position
• Anwendbarer Steuersatz (19% oder 7%)
• Verschiedene Steuersätze auf separaten Zeilen
• Bei Steuerbefreiung: spezifische Angabe erforderlich
11. MwSt.-Betrag
• Berechnet: Betrag ohne MwSt. × MwSt.-Satz
• Klar pro Steuersatz ausgewiesen
12. Gesamtbeträge
• Gesamtbetrag ohne MwSt.
• Gesamte MwSt. (aufgeteilt nach Steuersatz falls zutreffend)
• Gesamtbetrag inkl. MwSt.
Wann keine MwSt. berechnen:
• Reverse-Charge-Verfahren (B2B innerhalb EU): Vermerk 'Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers'
• Export außerhalb EU: Vermerk 'Steuerfreie Ausfuhrlieferung'
• Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf §19 UStG
Nutzen Sie unseren MwSt.-Rechner für korrekte MwSt.-Berechnungen.
Zahlungsinformationen
Neben den Pflichtangaben ist es sinnvoll, klare Zahlungsinformationen anzugeben:
13. IBAN (Bankverbindung)
• Korrektes IBAN-Format
• Vor der Angabe auf Rechnung validieren
• Optional: BIC für internationale Zahlungen
14. Zahlungsziel
• Zahlbar innerhalb von X Tagen
• Oder konkretes Fälligkeitsdatum
• Üblich sind 14 oder 30 Tage
15. Verwendungszweck
• Hilft bei der Zahlungszuordnung
• Kann die Rechnungsnummer sein
Prüfen Sie Ihre IBAN zuerst mit unserem kostenlosen IBAN-Validator, um Zahlungsprobleme zu vermeiden.
Besondere Situationen
In manchen Situationen gelten zusätzliche Angaben oder andere Regeln:
Kleinbetragsrechnungen (bis 250€):
Bei Kleinbetragsrechnungen sind vereinfachte Angaben ausreichend:
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Lieferung/Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz
Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU):
Für B2B innerhalb der EU:
• Beide USt-IdNr. angeben
• Hinweis 'Innergemeinschaftliche Lieferung'
• Bei Reverse-Charge: entsprechender Vermerk
Gutschriften:
Bei der Erstellung einer Gutschrift:
• Verweis auf Originalrechnung (Nummer und Datum)
• Grund für die Gutschrift
• Negative Beträge oder klar als Gutschrift gekennzeichnet
Nutzen Sie unseren Gutschrift-Ersteller für korrekte Gutschriften.
E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD):
Für digitale Rechnungen an Behörden gelten zusätzliche technische Anforderungen. Unsere Tools können nach UBL exportieren: PDF zu UBL Konverter.
Häufige Rechnungsfehler
Dies sind die häufigsten Fehler, die wir sehen:
1. Fehlende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer.
2. Falsche MwSt.-Berechnung
MwSt. auf den Gesamtbetrag statt pro Position berechnen, oder falsche Steuersätze verwenden.
3. Vage Beschreibungen
'Dienstleistungen Februar' sagt nichts aus. Seien Sie spezifisch: 'Website-Wartung Februar 2025, 8 Stunden à 75€'.
4. Fehlende USt-IdNr.
Besonders bei B2B-Rechnungen ist diese für den Vorsteuerabzug wesentlich.
5. Falsche IBAN
Tippfehler in Ihrer Bankverbindung führen zu fehlgeschlagenen Zahlungen.
6. Kein Leistungsdatum
Das Datum der Lieferung oder Leistung muss separat angegeben werden.
7. Unvollständige Adressen
Fehlende Stadt, PLZ oder Land.
Häufig gestellte Fragen
Muss die MwSt. immer auf der Rechnung stehen?
Ja, es sei denn, Sie sind befreit oder das Reverse-Charge-Verfahren gilt. In diesen Fällen geben Sie den Grund für die Befreiung an.
Kann ich ohne USt-IdNr. Rechnungen stellen?
Ja, als Kleinunternehmer nach §19 UStG, aber Sie dürfen keine MwSt. berechnen und Kunden können keine Vorsteuer abziehen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland mindestens 10 Jahre. Digitale Speicherung ist erlaubt.
Kann ich eine Rechnung nach dem Versand ändern?
Nein. Erstellen Sie eine Gutschrift für das Original und optional eine neue korrekte Rechnung.
Ist eine digitale Rechnung rechtsgültig?
Ja, digitale Rechnungen haben den gleichen rechtlichen Status wie Papierrechnungen, sofern sie alle Anforderungen erfüllen.
Was ist mit Rechnungsvorlagen?
Unsere kostenlosen Tools verwenden professionelle Vorlagen, die automatisch alle Pflichtfelder enthalten.
Kostenlose Rechnungstools
Winkel Factuur bietet kostenlose Tools, um Ihnen bei der Erstellung korrekter, konformer Rechnungen zu helfen:
📝 Rechnungsersteller
Erstellen Sie professionelle Rechnungen mit allen Pflichtfeldern. Automatische MwSt.-Berechnung, Export als PDF und UBL.
📄 Gutschrift-Ersteller
Erstellen Sie Gutschriften für Rücksendungen oder Korrekturen. Automatisch mit Originalrechnung verknüpft.
🔢 MwSt.-Rechner
Berechnen Sie schnell MwSt.-Beträge mit verschiedenen Steuersätzen.
🏦 IBAN-Validator
Prüfen Sie IBAN-Nummern auf Gültigkeit, bevor Sie sie auf Rechnungen verwenden.
📤 PDF zu UBL Konverter
Konvertieren Sie PDF-Rechnungen ins UBL-Format für E-Invoicing.
Alle Tools sind kostenlos, keine Registrierung erforderlich, und Ihre Daten werden nicht gespeichert.