Was ist eine UBL-Rechnung?
UBL (Universal Business Language) ist ein internationaler offener Standard für elektronische Geschäftsdokumente, einschließlich Rechnungen. Eine UBL-Rechnung ist eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können.
Merkmale von UBL:
• Strukturierte Daten: Alle Rechnungsdaten in einem festen Format
• Maschinenlesbar: Software kann die Rechnung automatisch verarbeiten
• Internationaler Standard: Weltweit anerkannt und verwendet
• Interoperabel: Funktioniert mit verschiedenen Systemen und Software
UBL vs PDF:
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen zum Lesen gedacht. Eine UBL-Rechnung ist für Computer zur Verarbeitung gedacht. Beide Formate haben ihren Platz: UBL für Automatisierung, PDF für menschliche Kontrolle.
Warum UBL-Rechnungen verwenden?
Immer mehr Unternehmen und Behörden stellen auf UBL-Rechnungsstellung um. Warum sollten auch Sie das tun?
Vorteile von UBL-Rechnungen:
• Automatische Verarbeitung: Kein manuelles Übertragen mehr in Ihre Buchhaltung
• Weniger Fehler: Eliminiert Tippfehler bei der Eingabe
• Schnellere Zahlung: Rechnungen werden schneller verarbeitet
• Kosteneinsparung: Weniger administrative Aufgaben
• Gesetzlich vorgeschrieben: Für Rechnungen an Behörden oft Pflicht
• Zukunftssicher: E-Invoicing wird zur Norm
Wann ist UBL Pflicht?
• Bei der Rechnungsstellung an deutsche Bundesbehörden
• Bei internationalem B2B-Handel über Peppol
• Immer mehr große Unternehmen verlangen UBL von ihren Lieferanten
Mit unserem kostenlosen Rechnungsersteller erstellen Sie direkt Rechnungen sowohl im PDF- als auch im UBL-Format.
PDF in UBL konvertieren
Haben Sie bestehende PDF-Rechnungen, die Sie in UBL konvertieren möchten? Das ist mit unserem kostenlosen Konverter möglich.
Wie funktioniert die PDF-zu-UBL-Konvertierung?
1. PDF hochladen: Wählen Sie die PDF-Rechnung aus, die Sie konvertieren möchten
2. Automatische Extraktion: Die Software liest die Rechnungsdaten aus dem PDF
3. Überprüfung: Prüfen und korrigieren Sie eventuell extrahierte Daten
4. UBL herunterladen: Laden Sie die generierte UBL-XML-Datei herunter
➡️ Probieren Sie unseren kostenlosen PDF-zu-UBL-Konverter →
Beachten Sie bei PDF zu UBL:
• Die Qualität der Konvertierung hängt von der PDF-Struktur ab
• Gescannte Rechnungen (Bilder) sind schwieriger zu konvertieren
• Überprüfen Sie immer das Ergebnis auf Richtigkeit
• Digital erstellte PDFs liefern die besten Ergebnisse
UBL in PDF konvertieren
Erhalten Sie UBL-Rechnungen, die Sie ansehen oder ausdrucken möchten? Konvertieren Sie sie in ein lesbares PDF.
Warum UBL in PDF konvertieren?
• Menschliche Kontrolle: UBL-XML ist nicht angenehm lesbar für Menschen
• Archivierung: PDF ist ein universelles Archivformat
• Drucken: Für physische Verwaltung oder Unterschrift
• Teilen: Nicht jeder kann UBL-Dateien öffnen
Wie funktioniert die UBL-zu-PDF-Konvertierung?
1. UBL hochladen: Wählen Sie Ihre UBL-XML-Datei aus
2. Automatische Verarbeitung: Die Daten werden ausgelesen
3. Vorschau: Betrachten Sie die Rechnung in lesbarem Format
4. PDF herunterladen: Speichern Sie das professionell formatierte PDF
➡️ Nutzen Sie unseren kostenlosen UBL-zu-PDF-Konverter →
Unser Konverter erstellt ein professionell formatiertes PDF mit allen Rechnungsdaten übersichtlich dargestellt.
UBL-Rechnungen validieren
Bevor Sie eine UBL-Rechnung versenden oder verarbeiten, ist es wichtig zu prüfen, ob sie dem Standard entspricht.
Warum UBL validieren?
• Ablehnungen verhindern: Ungültige Rechnungen werden abgewiesen
• Compliance: Gesetzliche und Standardanforderungen erfüllen
• Technische Korrektheit: XML-Struktur überprüfen
• Inhaltliche Kontrolle: Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
Was prüft ein UBL-Validator?
• XML-Syntax: Ist die Datei technisch korrektes XML?
• Schema-Validierung: Entspricht sie dem UBL-Schema?
• Pflichtfelder: Sind alle erforderlichen Daten vorhanden?
• Wertvalidierung: Sind Beträge und Daten korrekt?
• Geschäftsregeln: Entspricht sie spezifischen Regelwerken (z.B. XRechnung für Deutschland)?
UBL-Versionen und Standards
Es gibt verschiedene Versionen und 'Varianten' von UBL. Es ist wichtig, die richtige Version zu verwenden.
UBL-Versionen:
• UBL 2.0: Ältere Version, noch in Verwendung
• UBL 2.1: Aktueller Standard, am weitesten verbreitet
• UBL 2.3: Neueste Version mit zusätzlichen Funktionen
Deutsche Standards:
• XRechnung: Deutscher Standard für E-Rechnungen an Behörden
• ZUGFeRD: Hybridformat (PDF mit eingebettetem XML)
• Peppol BIS: Für internationalen B2B-Austausch
Welche Version soll ich verwenden?
• Für deutsche Behörden: XRechnung
• Für internationalen Handel: Peppol BIS
• Für allgemeine Verwendung: UBL 2.1
Unsere Tools unterstützen die gängigsten Standards und helfen Ihnen bei der Erstellung konformer Rechnungen.
UBL und Buchhaltungssoftware
Die Stärke von UBL zeigt sich bei der Integration mit Buchhaltungssoftware. Viele deutsche Buchhaltungspakete unterstützen den UBL-Import.
Buchhaltungsprogramme mit UBL-Unterstützung:
• DATEV: UBL-Import und -Export
• Lexware: E-Rechnungsverarbeitung
• SAP: Vollständige UBL-Integration
• Sage: UBL-Rechnungen importieren
• sevDesk: UBL-Unterstützung
Workflow mit UBL:
1. Sie erhalten eine UBL-Rechnung von einem Lieferanten
2. Sie importieren die UBL in Ihre Buchhaltungssoftware
3. Die Buchungen werden automatisch erstellt
4. Kein manuelles Übertragen, keine Fehler
Mit dem Winkel Factuur Rechnungsersteller erstellen Sie Rechnungen, die Sie direkt als UBL für Ihre Buchhaltung exportieren können.
Häufig gestellte Fragen zu UBL
Kann ich UBL-Rechnungen ohne spezielle Software öffnen?
UBL ist XML-Format und kann mit jedem Texteditor geöffnet werden, aber es ist nicht angenehm lesbar. Nutzen Sie unseren UBL-zu-PDF-Konverter für eine lesbare Darstellung.
Ist UBL dasselbe wie E-Invoicing?
E-Invoicing ist der Oberbegriff für elektronische Rechnungsstellung. UBL ist einer der Standards für E-Invoicing und einer der am weitesten verbreiteten.
Muss ich meinen Kunden UBL-Rechnungen senden?
Das hängt von Ihren Kunden ab. Große Unternehmen und Behörden verlangen oft UBL. Kleinere Kunden akzeptieren meist PDF. Mit unserem Tool können Sie beide Formate generieren.
Sind UBL-Rechnungen sicher?
UBL ist ein Datenformat, keine Sicherheitsmethode. Die Sicherheit hängt davon ab, wie Sie die Rechnungen versenden (z.B. sichere E-Mail, Peppol-Netzwerk).
Kann ich UBL-Rechnungen digital signieren?
Ja, UBL unterstützt digitale Signaturen. Dies ist besonders relevant beim Austausch über Peppol.
Zusammenfassung kostenlose UBL-Tools
Winkel Factuur bietet ein komplettes Set kostenloser UBL-Tools:
📤 PDF zu UBL Konverter
Konvertieren Sie bestehende PDF-Rechnungen ins UBL-XML-Format für automatische Verarbeitung.
📥 UBL zu PDF Konverter
Erstellen Sie lesbare PDF-Dokumente aus UBL-Rechnungen für Kontrolle und Archivierung.
✅ UBL Validator
Prüfen Sie, ob Ihre UBL-Rechnungen technisch und inhaltlich korrekt sind.
📝 Rechnungsersteller
Generieren Sie direkt professionelle Rechnungen sowohl im PDF- als auch im UBL-Format.
Alle Tools sind kostenlos, ohne Registrierung, und respektieren Ihre Privatsphäre. Daten werden nicht gespeichert.