Gutschriften

Retouren sind selten ein Standardprozess. Kunden senden Pakete aus verschiedenen Ländern zurück, Marktplatzgebühren ändern sich und die Finanzabteilung muss nachweisen, dass die MwSt-Korrektur exakt mit der ursprünglichen Rechnung übereinstimmt. Winkel Factuur kombiniert dieses Puzzle in einem klaren Workflow. Jede Gutschrift erhält eine eigene UUID, verweist automatisch auf die Quellrechnung und wird mit den korrekten Beträgen, Rabattregeln und Währungen versehen. So bleibt sowohl Ihre Kundenkommunikation als auch Ihre Verwaltung kohärent.

Da das Modul in die Bestell- und Rechnungsservices integriert ist, müssen Sie nicht manuell suchen, welche Artikel zurückgesendet wurden. Der Retourenstatus wird aus den Marktplatz-Webhooks gelesen, woraufhin die Gutschrift zur Genehmigung oder zum direkten Versand bereitsteht. Vom Kundenservice aus sehen Sie die Akte auf einem Bildschirm; die Finanzabteilung kann in Beträge hineinzoomen, Bestandsänderungen berücksichtigen und berichten, ohne dass Daten auseinanderlaufen.

Bol.com-Verkäufer profitieren von der Echtzeit-Webhook-Verarbeitung: Sobald eine Retoure genehmigt ist, generiert Winkel Factuur die Gutschrift und lädt das Dokument in das Kundenportal hoch. Gleichzeitig werden Bestands- und Verkaufsberichte aktualisiert. Für Amazon Seller Central berechnet das Modul die Marktplatzgebühr und Provisionen neu, sodass der Netto-Retourenbetrag für Ihre Abrechnungsberichte und Buchhaltung korrekt ist.

Shopify-Retouren erfordern oft Anpassungen in der Kommunikation. Winkel Factuur ermöglicht es Ihnen daher, eigene E-Mails und Sprachen pro Marke festzulegen. WooCommerce-Shops vermeiden mit diesem Modul fragmentierte Plugins; die Gutschrift wird zentral verwaltet, in S3 gespeichert und mit Exact Online, AFAS oder Twinfield geteilt. Dies schafft einen einheitlichen Ansatz für alle Marktplätze, ohne dass Teams pro Kanal ein anderes Tool erlernen müssen.

Das Gutschriftmodul wendet automatisch die korrekten MwSt- und OSS-Regeln an, unabhängig vom Versandland oder dem Kundenstandort. Inländische Retouren erhalten ihren eigenen Satz, während innergemeinschaftliche Verkäufe sofort prüfen, ob die Kunden-MwSt-Nummer in VIES validiert ist. Das Audit-Log registriert, wer eine Gutschrift erstellt, geändert oder storniert hat, einschließlich Grund. Das macht Prüfungen durch Buchhalter oder Aufsichtsbehörden erheblich einfacher.

Berichte zeigen, welche Produkte oder Länder die höchste Retourenquote haben und wie viel MwSt Sie zurückfordern. Durch die Kombination der Daten mit dem Analytikmodul sehen Sie die Auswirkungen auf Marge, Bestand und Kundenzufriedenheit. Finanzteams leiten die Informationen als UBL, CSV oder XML an ihre ERP- oder BI-Umgebung weiter und behalten so die Kontrolle über Cashflow und Compliance.

Für Prüfer stehen Detailberichte zur Verfügung, in denen Gutschriften neben den ursprünglichen Rechnungen angezeigt werden, einschließlich Zeitstempel und verantwortlichem Benutzer. Dies eliminiert lose Tabellenkalkulationen und beschleunigt Ihren Jahresabschluss.

Die Verarbeitung von Retouren und die Ausstellung von Gutschriften ist ein unvermeidlicher Bestandteil des E-Commerce-Geschäfts. Ohne ordnungsgemäße Automatisierung kann die Verwaltung von Rückerstattungen über bol.com, Amazon, Shopify und WooCommerce zu buchhalterischen Abweichungen, Mehrwertsteuerfehlern und Kundenunzufriedenheit führen. Winkel Factuur bietet ein dediziertes Gutschriftmodul, das den gesamten Prozess von der Retourgenehmigung bis zur finanziellen Abstimmung automatisiert.

Jede Gutschrift verweist automatisch auf die Originalrechnung, wendet die korrekte Mehrwertsteuerumkehrung basierend auf dem Land des Kunden an und pflegt eine vollständige Prüfspur. Das System integriert sich direkt mit Marktplatz-Webhooks, sodass Gutschriften generiert werden, sobald Retouren genehmigt werden, ohne manuellen Eingriff.

Ob Sie zehn Retouren pro Monat oder zehntausend bearbeiten, Winkel Factuur skaliert mit Ihrem Unternehmen. Alle Gutschriften werden zentral gespeichert, im UBL-Format für Ihren Buchhalter exportiert und mit Ihrem ERP-System synchronisiert.