Wat is een BTW-factuur en waarom is het verplicht?
Een BTW-factuur (ook wel verkoopfactuur genoemd) is een officieel document waarin je als ondernemer een geleverd product of dienst factureert aan een klant, inclusief BTW (Belasting Toegevoegde Waarde). In Nederland ben je als BTW-plichtige ondernemer verplicht om facturen uit te reiken – dit is wettelijk vastgelegd in de Wet op de Omzetbelasting.
De BTW die je op facturen vermeldt, draag je later af aan de Belastingdienst via je periodieke BTW-aangifte (meestal per kwartaal). Het is dus essentieel dat je facturen correct zijn: verkeerde BTW-percentages of ontbrekende verplichte informatie kunnen leiden tot boetes bij controles.
Voor webshops en marketplace-verkopers is facturatie vaak extra complex omdat je met verschillende BTW-tarieven te maken hebt (21% en 9% in Nederland), en bij internationale verkoop binnen de EU gelden weer andere regels (OSS – One-Stop-Shop). Handmatig facturen maken is daarom niet alleen tijdrovend, maar ook riskant.
Verplichte elementen op een BTW-factuur
Een geldige BTW-factuur moet volgens Nederlandse wetgeving de volgende elementen bevatten:
• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer zonder tussenruimtes. Dit mag niet twee keer voorkomen.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgemaakt.
• Jouw bedrijfsgegevens: Naam, adres, KvK-nummer en BTW-identificatienummer.
• Klantgegevens: Naam en adres van de klant. Bij zakelijke klanten (B2B) ook hun BTW-nummer.
• Omschrijving producten/diensten: Duidelijke beschrijving van wat er wordt gefactureerd, inclusief hoeveelheid.
• Bedragen exclusief BTW: Het netto bedrag per product of dienst.
• BTW-percentage en bedrag: Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag in euro's.
• Totaalbedrag inclusief BTW: Het eindbedrag dat de klant moet betalen.
• Betalingstermijn (optioneel maar aanbevolen): Binnen hoeveel dagen betaling verwacht wordt.
Let op: Voor facturen boven €100 (inclusief BTW) zijn al deze elementen verplicht. Facturen onder €100 mogen vereenvoudigd zijn (zonder klantgegevens), maar voor webshops is het aan te raden om altijd complete facturen te maken.
Nederlandse BTW-tarieven: 21%, 9% of 0%?
Nederland kent drie BTW-tarieven die je moet toepassen afhankelijk van wat je verkoopt:
21% BTW (algemeen tarief): Dit is het standaard tarief voor de meeste producten en diensten. Denk aan kleding, elektronica, meubels, software, etc.
9% BTW (verlaagd tarief): Geldt voor eerste levensbehoeften zoals voedingsmiddelen (met uitzonderingen), medicijnen, boeken, culturele diensten en bepaalde andere producten. Let op: niet alle voeding valt onder 9% (luxe producten zoals alcohol en snoep zijn 21%).
0% BTW: Geldt voornamelijk bij intracommunautaire leveringen (B2B verkoop binnen de EU aan een bedrijf met geldig BTW-nummer) en bij export buiten de EU.
Het correct toepassen van deze tarieven is cruciaal. Veel webshops maken fouten door bijvoorbeeld alle voedingsproducten onder 9% te rekenen, terwijl sommige items 21% moeten zijn. Winkel Factuur beschikt over een intelligente BTW-engine die automatisch het juiste tarief toepast op basis van productcategorie en internationale regelgeving.
OSS (One-Stop-Shop): BTW bij verkoop binnen de EU
Sinds 1 juli 2021 geldt in de EU het OSS-systeem (One-Stop-Shop, in Nederland ook wel Balieloketsysteem genoemd). Dit heeft grote impact op webshops die aan consumenten in andere EU-landen verkopen.
Voor OSS (onder drempelwaarde €10.000 per jaar): Je past Nederlands BTW toe op alle EU-verkopen. Dit is eenvoudig: dezelfde 21% of 9% als bij Nederlandse klanten.
Na OSS (boven drempelwaarde €10.000 per jaar): Je moet het BTW-tarief van het bestemmingsland toepassen. Bijvoorbeeld: verkoop je aan een Duitse klant, dan bereken je Duitse BTW (19%). Deze BTW draag je af via één OSS-aangifte per kwartaal bij de Belastingdienst.
Veel ondernemers zijn zich niet bewust van deze regel en blijven Nederlands BTW berekenen – zelfs na het overschrijden van de drempelwaarde. Dit kan leiden tot forse naheffingen en boetes. Winkel Factuur monitort automatisch je EU-verkoop per land, waarschuwt je tijdig wanneer je de drempelwaarde nadert, en past automatisch de juiste BTW-tarieven toe per factuur.
Intracommunautaire levering (B2B binnen EU): 0% BTW
Verkoop je aan een bedrijf in een ander EU-land (B2B)? Dan geldt vaak de intracommunautaire levering (ICL). In dat geval bereken je 0% BTW, maar alleen als aan alle voorwaarden is voldaan:
• De klant is een ondernemer met een geldig BTW-identificatienummer in een ander EU-land.
• Je hebt het BTW-nummer van de klant gevalideerd via het VIES-systeem (BTW Information Exchange System).
• De goederen worden fysiek vervoerd naar een ander EU-land.
• Je vermeldt op de factuur: 'ICL - BTW verlegd naar afnemer' of vergelijkbare tekst.
• Je rapporteert de levering in je ICP-opgave (Intracommunautaire Prestaties).
Als niet aan alle voorwaarden is voldoen (bijvoorbeeld: BTW-nummer blijkt ongeldig), moet je alsnog Nederlands BTW berekenen. Winkel Factuur valideert automatisch BTW-nummers via VIES en past de juiste regels toe, zodat je nooit per ongeluk fouten maakt bij ICL-transacties.
Bewaartermijn en archivering van facturen
In Nederland ben je wettelijk verplicht om alle uitgaande en inkomende facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale facturen – sterker nog, digitaal archiveren is tegenwoordig de standaard.
Bij een belastingcontrole moet je binnen redelijke tijd alle facturen over een bepaalde periode kunnen opleveren. Daarom is het essentieel om een gestructureerd archiveringssysteem te hebben. Facturen opslaan in je e-mail of in losse mappen op je computer is niet voldoende – je moet kunnen zoeken, filteren en rapporteren.
Winkel Factuur bewaart alle facturen automatisch gedurende 7+ jaar in een veilige cloud-omgeving (Amazon S3). Elke factuur krijgt een unieke UUID en alle wijzigingen worden gelogd met tijdstempel en gebruiker. Dit betekent dat je bij controles binnen enkele klikken een compleet, audit-proof overzicht kunt genereren van al je facturatie.
Creditnota's en correcties op BTW-facturen
Soms moet je een factuur corrigeren, bijvoorbeeld bij retouren, prijsaanpassingen of fouten. In dat geval maak je een creditnota (ook wel creditfactuur genoemd). Een creditnota is in feite een 'negatieve factuur' die de originele factuur (deels) ongedaan maakt.
Belangrijke regels voor creditnota's:
• Vermeld altijd het oorspronkelijke factuurnummer en factuurdatum.
• Gebruik een nieuwe, unieke creditnota-nummer (mag in aparte reeks van reguliere facturen).
• Het BTW-bedrag op de creditnota moet overeenkomen met de originele factuur.
• De creditnota corrigeert je BTW-aangifte: je mag het BTW-bedrag aftrekken van je af te dragen BTW.
Bij webshops en marketplaces komen retouren regelmatig voor. Handmatig creditnota's maken is tijdrovend en foutgevoelig. Winkel Factuur detecteert automatisch retouren vanuit bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce en genereert direct een correcte creditnota – met automatische BTW-verwerking in je rapportages.
Factuur software vs handmatig facturen maken
Veel startende ondernemers maken facturen handmatig in Word of Excel met een factuur template. Dit werkt bij enkele orders per week, maar wordt al snel onhoudbaar. Typfouten, verkeerde BTW-berekeningen, vergeten facturen en administratieve chaos zijn veelvoorkomende problemen.
Professionele facturatie software zoals Winkel Factuur automatiseert het hele proces: van order-ontvangst tot factuur-generatie, versturen naar de klant, archivering en rapportage. De voordelen zijn enorm:
• Tijdsbesparing: Geen handmatig invoeren van klantgegevens en bedragen meer.
• Foutreductie: Automatische BTW-berekening en validatie voorkomt fouten.
• Compliance: Alle wettelijke eisen worden automatisch nageleefd.
• Schaalbaarheid: Of je 10 of 10.000 orders per maand hebt – de workflow blijft hetzelfde.
• Rapportage: Real-time inzicht in omzet, BTW-afdracht en winstmarges.
• Integraties: Directe koppeling met boekhoudsoftware (Exact, AFAS, Twinfield) en verkoopkanalen (bol.com, Amazon, Shopify, WooCommerce).
Veelgestelde vragen over BTW-facturen
Kan ik BTW-facturen handmatig nummeren?
Ja, maar de nummers moeten wel opeenvolgend zijn zonder hiaten. Software voorkomt dat je per ongeluk dubbele nummers gebruikt of nummers overslaat.
Moet ik facturen ook maken voor verkoop onder €100?
Ja, hoewel er vereenvoudigde regels gelden. Voor webshops is het aan te raden om altijd complete facturen te maken voor duidelijkheid en klantvertrouwen.
Wat gebeurt er als ik te laat een factuur opstuur?
Er is geen wettelijke termijn voor particuliere klanten, maar zakelijke klanten (B2B) verwachten vaak facturen binnen enkele dagen. Te late facturatie kan betalingsgeschillen veroorzaken.
Kan ik facturen achteraf nog aanpassen?
Nee, een eenmaal verzonden factuur mag niet worden aangepast. Bij fouten maak je een creditnota voor de oude factuur en een nieuwe, correcte factuur.
Hoe controleer ik of een buitenlands BTW-nummer geldig is?
Via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Winkel Factuur doet dit automatisch bij elke B2B-transactie binnen de EU.