Waarom online facturen maken?
Als ondernemer, ZZP'er of webshophouder is factureren een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Maar waarom zou je kiezen voor online factuur maken in plaats van traditionele methoden?
Voordelen van online factureren:
• Tijdsbesparing: Geen handmatig typen meer, automatische berekeningen
• Professionele uitstraling: Consistente, nette facturen
• Minder fouten: BTW wordt automatisch berekend
• Altijd toegankelijk: Werk vanaf elke locatie met internet
• Gratis beschikbaar: Veel tools zijn volledig gratis te gebruiken
• Wettelijk correct: Automatische controle op verplichte gegevens
Met onze gratis factuur generator maak je in enkele minuten een professionele factuur die voldoet aan alle Nederlandse wet- en regelgeving.
Verplichte gegevens op een factuur
Een factuur moet volgens de Nederlandse wet bepaalde gegevens bevatten. Ontbreken er gegevens, dan kan de Belastingdienst de factuur afkeuren en kun je BTW niet aftrekken.
Wettelijk verplichte factuurgegevens:
• Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend nummer
• Factuurdatum: Datum van uitreiken
• NAW-gegevens verkoper: Naam, adres, woonplaats
• BTW-nummer verkoper: Je BTW-identificatienummer
• KvK-nummer: Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel
• NAW-gegevens klant: Naam en adresgegevens koper
• Omschrijving: Duidelijke beschrijving van producten/diensten
• Hoeveelheid en prijs: Per regel specificatie
• BTW-tarief: 21%, 9% of 0% per regel
• BTW-bedrag: Totaal BTW apart vermeld
• Totaalbedrag: Inclusief en exclusief BTW
Extra verplicht bij B2B binnen EU:
• BTW-nummer van de afnemer
• Vermelding 'BTW verlegd' bij intracommunautaire leveringen
Onze factuur maker zorgt automatisch dat alle verplichte velden aanwezig zijn.
Stap-voor-stap: Online factuur maken
Met onze gratis tool maak je in 5 eenvoudige stappen een professionele factuur:
Stap 1: Vul je bedrijfsgegevens in
Voer je bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer en IBAN in. Deze gegevens worden opgeslagen voor toekomstige facturen.
Stap 2: Voeg klantgegevens toe
Vul de naam en het adres van je klant in. Bij zakelijke klanten ook het BTW-nummer.
Stap 3: Voeg factuurregels toe
Beschrijf je producten of diensten, voeg hoeveelheden en prijzen toe. Selecteer het juiste BTW-tarief per regel.
Stap 4: Controleer de preview
Bekijk hoe je factuur eruitziet voordat je deze downloadt. Controleer of alle gegevens correct zijn.
Stap 5: Download of verstuur
Download je factuur als PDF of exporteer naar UBL-formaat voor je boekhouding.
BTW correct berekenen op je factuur
Een van de meest voorkomende fouten bij factureren is het verkeerd berekenen van BTW. Onze tools doen dit automatisch, maar het is goed om te begrijpen hoe het werkt.
Nederlandse BTW-tarieven:
• 21% - Standaardtarief: De meeste goederen en diensten
• 9% - Verlaagd tarief: Voedsel, boeken, medicijnen, personenvervoer
• 0% - Nultarief: Export buiten EU, intracommunautaire leveringen
BTW berekenen:
Prijs exclusief BTW × BTW-percentage = BTW-bedrag
Bijvoorbeeld: €100 × 21% = €21 BTW → Totaal €121
Gebruik onze gratis BTW-calculator voor snelle berekeningen.
Wanneer geen BTW berekenen?
• Bij verkoop aan EU-bedrijven met geldig BTW-nummer (BTW verlegd)
• Bij export buiten de EU
• Als je onder de kleinondernemersregeling (KOR) valt
Factuursjablonen vs. online factuur generator
Je kunt facturen maken met sjablonen in Word of Excel, of met een online factuur generator. Wat is het verschil?
Factuursjablonen (Word/Excel):
✓ Volledige controle over opmaak
✓ Geen internet nodig
✗ Handmatige BTW-berekening (foutgevoelig)
✗ Geen automatische nummering
✗ Geen UBL-export mogelijk
✗ Tijdrovend bij meerdere facturen
Online factuur generator:
✓ Automatische BTW-berekening
✓ Automatische factuurnummering
✓ Export naar PDF en UBL
✓ Professionele opmaak
✓ Voorkom fouten met validatie
✓ Gratis te gebruiken
Onze aanbeveling: Gebruik een online factuur generator voor snelheid en nauwkeurigheid. Onze gratis tool combineert het beste van beide werelden.
UBL-facturen: De standaard voor digitaal factureren
UBL (Universal Business Language) is de internationale standaard voor elektronische facturen. Steeds meer bedrijven en overheden accepteren alleen nog UBL-facturen.
Voordelen van UBL-facturen:
• Automatische verwerking: Boekhoudprogramma's kunnen UBL direct inlezen
• Minder fouten: Geen overtypfouten meer
• Verplicht voor overheid: Facturen aan de overheid moeten in UBL
• Toekomstbestendig: E-facturatie wordt steeds meer de norm
Met onze tools kun je eenvoudig werken met UBL-facturen:
• Factuur Maker - Genereer facturen en exporteer naar UBL
• PDF naar UBL Converter - Converteer bestaande PDF-facturen naar UBL
• UBL naar PDF Converter - Maak een leesbare PDF van een UBL-bestand
• UBL Validator - Controleer of je UBL-bestand geldig is
IBAN valideren: Voorkom betalingsproblemen
Een veelvoorkomend probleem bij factureren is een verkeerd IBAN-nummer. Dit leidt tot mislukte betalingen en vertraging.
Waarom IBAN valideren?
• Voorkom typefouten in bankrekeningnummers
• Controleer of het IBAN-formaat correct is
• Identificeer de bank en het land van het rekeningnummer
• Voorkom betalingsproblemen en vertragingen
Gebruik onze gratis IBAN-validator om IBAN-nummers te controleren voordat je ze op facturen zet.
Wat controleert de IBAN-validator?
• Juiste lengte per land
• Correcte landcode
• Geldig controlegetal
• Bankidentificatie (BIC/SWIFT)
Webshop factuur software: Automatisch factureren
Heb je een webshop? Dan wil je waarschijnlijk facturen automatisch genereren bij elke bestelling. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Winkel Factuur voor webshops:
Onze volledige facturatieoplossing integreert met populaire webshopplatforms:
• Bol.com: Automatisch facturen bij elke verkoop
• Shopify: Naadloze integratie met je webshop
• WooCommerce: Plugin voor automatische facturatie
• Amazon: Facturen voor FBA en Seller Central
De gratis tools op deze pagina zijn perfect voor incidenteel factureren. Voor geautomatiseerde facturatie bij je webshop, bekijk onze volledige oplossing.
Voordelen webshop integratie:
• Automatische factuur bij elke bestelling
• Synchronisatie van klantgegevens
• BTW-berekening per land (OSS-regeling)
• Koppeling met boekhoudprogramma's
Tips voor professionele facturen
Naast de wettelijke vereisten zijn er nog meer tips om je facturen professioneel te maken:
1. Consistente opmaak
Gebruik dezelfde lay-out voor al je facturen. Dit oogt professioneel en is herkenbaar voor klanten.
2. Duidelijke betalingstermijn
Vermeld wanneer de factuur betaald moet worden (bijv. 'Binnen 14 dagen'). Dit voorkomt discussies.
3. Betaalinstructies
Maak het makkelijk door je IBAN en eventueel een betaallink toe te voegen.
4. Professionele omschrijvingen
Schrijf duidelijke, specifieke omschrijvingen. Niet 'Werkzaamheden' maar 'Website onderhoud januari 2025'.
5. Logo toevoegen
Een logo maakt je factuur herkenbaar en professioneel.
6. Bevestig ontvangst
Vraag klanten om ontvangst te bevestigen bij grote bedragen.
7. Archiveer correct
Bewaar facturen minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
Veelgestelde vragen over online factureren
Is een digitale factuur rechtsgeldig?
Ja, digitale facturen zijn volledig rechtsgeldig in Nederland en de EU. Ze moeten wel aan dezelfde eisen voldoen als papieren facturen.
Moet ik een factuurnummer gebruiken?
Ja, elk factuurnummer moet uniek zijn en bij voorkeur opeenvolgend. Onze tool genereert automatisch unieke nummers.
Kan ik een factuur achteraf aanpassen?
Nee, een verstuurde factuur mag niet worden aangepast. Bij fouten maak je een creditnota met onze creditnota generator.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Minimaal 7 jaar. Digitale facturen mag je digitaal bewaren.
Moet BTW altijd op de factuur staan?
Ja, tenzij je onder de kleinondernemersregeling valt of een vrijgestelde prestatie levert. Vermeld dan wel 'Vrijgesteld van BTW' of 'Kleine ondernemersregeling'.
Gratis tools samenvatting
Winkel Factuur biedt diverse gratis tools om je facturatieproces te ondersteunen:
📝 Factuur Maker
Maak professionele facturen met automatische BTW-berekening. Export naar PDF en UBL.
📄 Creditnota Maker
Maak creditnota's voor retourzendingen of correcties.
🔢 BTW Calculator
Bereken snel BTW-bedragen met verschillende tarieven.
🏦 IBAN Validator
Controleer IBAN-nummers op geldigheid.
📤 PDF naar UBL Converter
Converteer PDF-facturen naar UBL-formaat.
📥 UBL naar PDF Converter
Maak leesbare PDF's van UBL-bestanden.
✅ UBL Validator
Valideer UBL-facturen op correctheid.
Al onze tools zijn gratis te gebruiken en vereisen geen registratie.