Definitie: Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document waarmee een verkoper (ondernemer) een koper (klant) informeert over een geleverd product of dienst en het verschuldigde bedrag. Het is zowel een betalingsverzoek als een administratief bewijsstuk van de transactie.
Juridisch gezien is een factuur een belangrijk document voor zowel de verkoper als de koper:
• Voor de verkoper: Bewijs van verkoop, nodig voor BTW-aangifte en inkomstenbelasting
• Voor de koper: Bewijs van aankoop, nodig voor zakelijke administratie en BTW-aftrek (indien van toepassing)
• Voor de Belastingdienst: Controle-instrument om belastingontwijking tegen te gaan
In Nederland is het uitreiken van facturen wettelijk verplicht voor alle BTW-plichtige ondernemers bij zakelijke transacties (B2B). Ook bij verkoop aan particulieren (B2C) moet je vaak facturen verstrekken, vooral als de klant erom vraagt.
Waarom zijn facturen belangrijk?
Facturen vervullen meerdere cruciale functies in de zakelijke wereld:
1. Wettelijke Verplichting
Als BTW-ondernemer ben je wettelijk verplicht om facturen uit te reiken. Dit is vastgelegd in de Wet op de Omzetbelasting (Wet OB). Bij controles door de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat alle transacties correct zijn gefactureerd.
2. Betalingsverzoek
Een factuur is formeel gezien een verzoek tot betaling. Zonder factuur is het lastig om achterstallige betalingen op te eisen – juridisch gezien heb je dan geen bewijs van de afspraak.
3. BTW-administratie
Facturen vormen de basis van je BTW-aangifte. Je draagt BTW af over je uitgaande facturen en kunt BTW terugvragen over je inkomende facturen (inkopen). Zonder correcte facturen klopt je BTW-aangifte niet.
4. Inkomstenbelasting & Boekhouding
Je boekhouder heeft facturen nodig om je winst correct te berekenen en je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting op te stellen.
5. Klantrelatie & Professionaliteit
Een professioneel ogende factuur versterkt je merkimago en vertrouwen bij klanten. Het laat zien dat je je zaken op orde hebt.
6. Bewijs bij Geschillen
Als een klant niet betaalt of er ontstaat een conflict over wat geleverd is, dient de factuur als juridisch bewijs.
Soorten facturen: Een overzicht
Er bestaan verschillende typen facturen, elk met een specifiek doel:
1. Verkoopfactuur (Standaard Factuur)
De meest voorkomende vorm: je levert een product of dienst en stuurt een factuur met betalingsverzoek. Dit is wat mensen meestal bedoelen met 'een factuur'.
2. Proforma Factuur
Een offerte in factuurvorm zonder juridische verplichting. Wordt vaak gebruikt bij internationale handel als douane-document of voorafgaand aan de echte factuur. Let op: een proforma factuur is geen officiële factuur en telt niet mee voor BTW-aangifte.
3. Creditfactuur (Creditnota)
Een 'negatieve factuur' waarmee je een eerdere factuur corrigeert of terugdraait, bijvoorbeeld bij retouren, kortingen achteraf of fouten. Het crediteert (verrekent) het bedrag van de originele factuur.
4. Conceptfactuur
Een nog niet definitieve versie van een factuur, vaak gebruikt om goedkeuring te vragen aan de klant voordat je de definitieve factuur verstuurt.
5. Vereenvoudigde Factuur
Voor bedragen onder €100 (inclusief BTW) mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken met minder verplichte gegevens. Praktisch voor kleine aankopen.
6. Voorschotfactuur (Aanbetaling)
Wordt verstuurd voordat de levering plaatsvindt, om een deel van het bedrag vooraf te innen. Later volgt de eindfactuur waarin het voorschot wordt verrekend.
7. Eindfactuur
De definitieve afrekening na voltooiing van een project, waarbij eventuele voorschotten of tussentijdse facturen worden verrekend.
8. Periodieke Factuur (Abonnement)
Voor terugkerende diensten zoals abonnementen, hosting, of maandelijkse dienstverlening. Vaak geautomatiseerd verstuurd.
Verplichte gegevens op een factuur
Volgens de Nederlandse wet moet een volledige factuur (boven €100) de volgende informatie bevatten:
Van de Verkoper (Jouw Bedrijf):
• Naam en adres van je bedrijf
• KvK-nummer (Kamer van Koophandel)
• BTW-identificatienummer (BTW-id of BTW-nummer)
• Contactgegevens (optioneel maar aanbevolen: telefoonnummer, e-mail)
Van de Koper (Klant):
• Naam en adres van de klant
• Bij B2B binnen EU: BTW-nummer van de klant (verplicht voor 0% BTW bij intracommunautaire levering)
Factuurdetails:
• Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend (geen hiaten toegestaan)
• Factuurdatum: Datum waarop de factuur is opgemaakt
• Leveringsdatum of -periode: Wanneer het product/dienst is geleverd (mag ook op de factuur staan als 'geleverd op' of 'diensten verricht in')
Product/Dienst Informatie:
• Duidelijke omschrijving van wat verkocht is
• Hoeveelheid/aantal
• Prijs per eenheid (optioneel maar gebruikelijk)
• Subtotaal per regel
Financiële Gegevens:
• Bedrag exclusief BTW (netto bedrag)
• BTW-percentage (21%, 9%, 0% of vrijgesteld)
• BTW-bedrag in euro's
• Totaalbedrag inclusief BTW (bruto bedrag)
• Betalingstermijn (bijv. '14 dagen na factuurdatum')
• Bankrekeningnummer (IBAN) voor betaling
Wanneer ben je verplicht een factuur uit te reiken?
De verplichting om facturen uit te reiken hangt af van je ondernemingsstatus en de aard van de transactie:
BTW-plichtige ondernemers (meeste bedrijven):
Je moet altijd een factuur uitreiken bij:
• Verkoop aan andere bedrijven (B2B) – binnen 15 dagen na levering
• Verkoop van goederen of diensten boven €100 aan particulieren (B2C)
• Verkoop aan particulieren onder €100 indien de klant erom vraagt
Niet-BTW plichtige ondernemers (bijv. kleine ondernemers):
Wettelijk gezien ben je niet verplicht facturen uit te reiken, maar het wordt sterk aanbevolen voor je eigen administratie en om betalingen te kunnen claimen.
Uitzonderingen:
• Sommige sectoren hebben speciale regels (bijv. transport, horeca)
• Bij contante verkoop in een winkel is vaak een kassabon voldoende (tenzij klant om factuur vraagt)
• Voor bepaalde vrijgestelde diensten (bijv. zorg, onderwijs) gelden andere regels
Termijn: Voor B2B-transacties moet je de factuur binnen 15 dagen na levering uitreiken. Voor B2C is er geen harde termijn, maar snelheid wordt gewaardeerd door klanten.
Verschil tussen een factuur en een kassabon
Veel ondernemers denken dat een kassabon hetzelfde is als een factuur, maar er zijn belangrijke verschillen:
Kassabon:
• Vereenvoudigd betalingsbewijs voor kleine bedragen
• Bevat meestal alleen: bedrijfsnaam, datum, producten, bedrag en BTW
• Geen klantgegevens vereist
• Geen factuurnummer (wel bonnummer van kassa)
• Gebruikt in retail/horeca voor contante verkoop
• Niet geschikt voor BTW-aftrek door zakelijke klanten (boven €100)
Factuur:
• Volledig administratief document
• Bevat alle wettelijk verplichte gegevens (zie hierboven)
• Inclusief klantgegevens
• Uniek, opeenvolgend factuurnummer
• BTW-aftrekbaar voor zakelijke klanten
• 7 jaar bewaartermijn (kassabons ook, maar facturen zijn belangrijker)
Wanneer volstaat een kassabon?
• Bij verkoop aan particulieren onder €100
• Wanneer klant niet specifiek om factuur vraagt
• In fysieke winkels en horeca bij contante/pin betalingen
Wanneer is een factuur verplicht?
• Altijd bij B2B (zakelijke klanten)
• Bij bedragen boven €100
• Wanneer klant erom vraagt (ook bij lagere bedragen)
• Voor zakelijke klanten die BTW willen aftrekken
Hoe maak je een correcte factuur?
Er zijn verschillende manieren om facturen te maken, van handmatig tot volledig geautomatiseerd:
1. Handmatig in Word/Excel
Voordelen: Gratis, volledige controle
Nadelen: Tijdrovend, foutgevoelig, geen automatische nummering, niet schaalbaar
Geschikt voor: Absolute starters met <5 facturen per maand
2. Gratis factuurtools (online)
Voordelen: Eenvoudig, vaak gratis templates
Nadelen: Beperkte functionaliteit, vaak reclame op facturen, geen integraties
Geschikt voor: ZZP'ers en kleine bedrijven (<20 facturen/maand)
3. Betaalde factuursoftware
Voordelen: Professioneel, automatische nummering, rapportages, BTW-berekening
Nadelen: Maandelijkse kosten
Geschikt voor: Groeiende bedrijven (>20 facturen/maand)
Voorbeelden: Moneybird, SnelStart, Exact Online
4. Geautomatiseerde e-commerce facturatie
Voordelen: Volledig automatisch, integratie met webshops/marketplaces, schaalt moeiteloos
Nadelen: Vaak specifiek voor e-commerce
Geschikt voor: Webshops en marketplace-verkopers
Voorbeeld: Winkel Factuur (automatische facturen voor Shopify, WooCommerce, bol.com, Amazon)
Beste praktijken bij factuur maken:
• Gebruik altijd een professioneel template of software
• Controleer dubbel of alle verplichte gegevens aanwezig zijn
• Zorg voor consistente nummering (geen hiaten!)
• Bewaar alle facturen minstens 7 jaar
• Verstuur facturen altijd als PDF (niet bewerkbaar)
• Automatiseer waar mogelijk om fouten te voorkomen
Bewaartermijn facturen: Hoelang moet je ze bewaren?
In Nederland ben je wettelijk verplicht om alle zakelijke administratie, inclusief facturen, minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel:
• Uitgaande facturen (die jij naar klanten stuurt)
• Inkomende facturen (die je ontvangt van leveranciers)
• Creditnota's en andere correctiedocumenten
Startpunt bewaartermijn: De 7 jaar beginnen te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op het boekjaar waarin de factuur is opgemaakt. Voorbeeld: een factuur van 15 mei 2024 moet bewaard worden tot minimaal 1 januari 2032.
Waarom 7 jaar?
De Belastingdienst kan tot 5 jaar teruggaan bij controles (in bijzondere gevallen langer). De 7-jarige bewaartermijn geeft extra marge en is wettelijk voorgeschreven.
Digitaal of papier?
Beide zijn toegestaan, maar digitale opslag wordt sterk aanbevolen:
• Veiliger tegen verlies/brand
• Makkelijk doorzoekbaar
• Geen fysieke opslagruimte nodig
• Automatische backups mogelijk
Vereisten digitale opslag:
• Facturen moeten in originele vorm bewaard worden (PDF zoals verzonden)
• Onveranderbaar – geen bewerking achteraf mogelijk
• Leesbaar gedurende hele bewaartermijn
• Toegankelijk voor de Belastingdienst bij controles
Uw verantwoordelijkheid: Als ondernemer bent u zelf verantwoordelijk voor het bewaren van uw facturen volgens de wettelijke eisen. Winkel Factuur genereert en verstuurt facturen naar uw klanten, maar de langetermijnopslag is uw eigen verantwoordelijkheid. Wij adviseren cloud-opslag (Google Drive, Dropbox) of boekhoudprogramma's voor veilige back-up en organisatie.
Veelgemaakte fouten bij facturen
Zelfs ervaren ondernemers maken soms fouten bij facturatie. Dit zijn de meest voorkomende:
1. Ontbrekend of incorrect BTW-nummer
Vooral bij intracommunautaire leveringen (B2B binnen EU) moet het BTW-nummer van de klant correct zijn. Verkeerd nummer = geen 0% BTW = achteraf naheffing.
2. Hiaten in factuurnummering
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Een gat kan erop duiden dat je facturen 'zwart' hebt verstuurd – dit wordt zwaar beboet bij controles.
3. Verkeerde BTW-percentages
Niet alle producten vallen onder hetzelfde tarief. Voedingsmiddelen kunnen 9% of 21% zijn afhankelijk van het product. Gebruik software die dit automatisch regelt.
4. Geen betalingstermijn vermeld
Zonder betalingstermijn kun je moeilijk betalingsherinneringen sturen of incassokosten rekenen.
5. Factuur te laat verstuurd
Bij B2B moet de factuur binnen 15 dagen na levering verstuurd. Te late facturatie kan problemen geven bij BTW-aangifte.
6. Facturen niet (digitaal) bewaard
Zonder facturen kan de Belastingdienst je aanslagen opleggen op basis van schattingen – vaak nadelig.
7. Creditnota's verkeerd verwerkt
Een creditnota moet altijd verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en correct verwerkt worden in de BTW-aangifte.
Hoe voorkom je fouten?
• Gebruik professionele factuursoftware
• Laat BTW-berekeningen automatisch doen
• Bewaar alles digitaal met backups
• Laat je administratie (jaarlijks) controleren door een boekhouder