E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Alles, was Unternehmen 2026 wissen mussen

Was ist eine E-Rechnung -- und was nicht?

Viele Unternehmer verwechseln eine E-Rechnung mit einer per E-Mail versendeten PDF-Rechnung. Das ist falsch. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, ubertragen und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermoglicht.

Das IST eine E-Rechnung:

* Eine Rechnung im XRechnung-Format (XML)

* Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteten XML-Daten)

* Jede Rechnung, die dem europaischen Standard EN 16931 entspricht

Das ist KEINE E-Rechnung:

* Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird

* Ein eingescanntes Papierdokument

* Eine Rechnung im Word- oder Excel-Format

* Ein Screenshot oder Foto einer Rechnung

Der entscheidende Unterschied: Eine E-Rechnung enthalt strukturierte Daten, die von Buchfuhrungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden konnen. Eine einfache PDF-Datei hingegen ist nur ein digitales Bild -- die Daten mussen weiterhin manuell oder per OCR-Erkennung ubertragen werden.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU hat den Rahmen fur die europaische E-Rechnung gesetzt. Der daraus abgeleitete Standard EN 16931 bildet die technische Grundlage fur alle E-Rechnungsformate in der EU -- einschliesslich XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland.

Die Timeline der E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die Einfuhrung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt schrittweise. Hier ist der vollstandige Zeitplan:

27. November 2020: B2G-Pflicht auf Bundesebene

Seit diesem Datum mussen alle Lieferanten des Bundes Rechnungen uber 1.000 Euro im XRechnung-Format einreichen. Die Ubermittlung erfolgt uber die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).

1. Januar 2025: B2G-Pflicht fur Lander und Kommunen

Seit Anfang 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch fur Lieferungen an Landes- und Kommunalbehorden. Die genauen Anforderungen variieren je nach Bundesland -- einige Lander wie Bremen und Hamburg haben die Pflicht bereits fruher eingefuhrt.

1. Januar 2025: Empfangspflicht fur B2B

Seit Januar 2025 mussen alle in Deutschland ansassigen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft auch kleine Unternehmen und Freiberufler.

1. Januar 2027: B2B-Versandpflicht (Stufe 1)

Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von uber 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden. Bis dahin gilt eine Ubergangsfrist, in der auch Papierrechnungen und einfache PDFs weiterhin akzeptiert werden.

1. Januar 2028: B2B-Versandpflicht (Stufe 2)

Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht fur alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhangig vom Umsatz. Spatesens ab diesem Zeitpunkt muss jede Rechnung zwischen deutschen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.

Was bedeutet das fur Sie jetzt?

Auch wenn die volle B2B-Pflicht erst 2027/2028 greift, sollten Sie sich jetzt vorbereiten. Seit Januar 2025 mussen Sie E-Rechnungen empfangen konnen. Und die Umstellung der eigenen Systeme braucht Zeit -- wer fruher anfangt, vermeidet Stress und Fehler.

XRechnung: Das Pflichtformat fur den offentlichen Sektor

XRechnung ist der deutsche Standard fur elektronische Rechnungen an offentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Darstellung.

Technische Merkmale

* Basiert auf dem europaischen Standard EN 16931

* Reines XML-Format (kein PDF, kein visuelles Dokument)

* Enthalt alle Pflichtangaben gemas Paragraph 14 UStG in strukturierter Form

* Wird uber die ZRE (Bund) oder die Plattformen der Lander ubermittelt

* Aktuelle Version: XRechnung 3.0 (seit Februar 2024)

Pflichtfelder einer XRechnung

Jede XRechnung muss mindestens folgende Informationen enthalten:

* Leitweg-Identifikationsnummer des Empfangers (offentlicher Auftraggeber)

* Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

* Seller-Informationen (Name, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr.)

* Buyer-Informationen (Name, Adresse, Leitweg-ID)

* Rechnungspositionen mit Menge, Beschreibung und Preisen

* Steuerkategorie und Steuerbetrag

* Gesamtbetrag (netto, Steuer, brutto)

* Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Ubermittlungswege

XRechnungen werden nicht einfach per E-Mail versendet. Fur den Bund gibt es zwei offizielle Plattformen:

* ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Fur direkte Lieferanten des Bundes. Erreichbar uber das PEPPOL-Netzwerk oder per Webupload.

* OZG-RE: Fur Lieferanten, die uber Vergabeplattformen beauftragt wurden.

Die Bundeslander betreiben eigene Plattformen. Nordrhein-Westfalen nutzt beispielsweise das Portal eRechnung.nrw, Bayern die eRechnungsplattform des Freistaats.

Validierung

Vor der Einreichung sollten Sie Ihre XRechnung validieren. Die KoSIT (Koordinierungsstelle fur IT-Standards) stellt einen kostenlosen Validator bereit, der pruft, ob Ihre Rechnung dem aktuellen XRechnung-Standard entspricht. Fehlerhafte Rechnungen werden von den Eingangsplattformen abgelehnt.

ZUGFeRD 2.1: Das hybride Format fur den Geschaftsverkehr

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das zweite grosse E-Rechnungsformat in Deutschland. Im Gegensatz zu XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Format, das sowohl fur Menschen als auch fur Maschinen lesbar ist.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

* PDF/A-3: Ein visuelles PDF-Dokument, das die Rechnung in lesbarer Form darstellt. Kann ausgedruckt oder auf dem Bildschirm gelesen werden.

* XML-Datei: Ein eingebettetes XML-Dokument mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form. Kann von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden.

Der Empfanger wahlt, wie er die Rechnung verarbeitet: manuell uber das PDF oder automatisch uber die XML-Daten. Diese Flexibilitat macht ZUGFeRD besonders geeignet fur den B2B-Bereich, wo nicht alle Empfanger uber automatisierte Rechnungseingangssysteme verfugen.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD 2.1 kennt verschiedene Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:

* Minimum: Grundlegende Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag). Fur einfache Anwendungsfalle.

* Basic WL: Erweiterte Grunddaten ohne Positionsdetails.

* Basic: Positionsdetails inklusive. Ausreichend fur die meisten B2B-Transaktionen.

* EN 16931 (Comfort): Vollstandig konform mit dem europaischen Standard EN 16931. Empfohlenes Profil fur die Zukunftssicherheit.

* Extended: Zusatzliche Felder uber den EN-16931-Standard hinaus.

* XRechnung: ZUGFeRD-Profil, das identisch mit dem XRechnung-Standard ist. Erlaubt die Einreichung bei offentlichen Auftraggebern.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann welches Format?

* Rechnungen an Bundesbehorden: XRechnung (Pflicht)

* Rechnungen an Landesbehorden: XRechnung oder ZUGFeRD mit XRechnung-Profil (je nach Bundesland)

* Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD EN16931 (empfohlen) oder XRechnung

* Rechnungen an Privatkunden: ZUGFeRD Minimum oder Basic (freiwillig, aber zukunftssicher)

ZUGFeRD erstellen

Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benotigen Sie Software, die PDF/A-3-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten erzeugen kann. Einfache PDF-Editoren konnen das nicht. Spezielle Rechnungssoftware, Buchhaltungstools oder Online-Dienste bieten diese Funktion.

GoBD-Konformitat: Die Grundlage fur jede E-Rechnung

Die GoBD (Grundsatze zur ordnungsmassigen Fuhrung und Aufbewahrung von Buchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten fur alle Unternehmen in Deutschland, unabhangig von Grosse oder Branche. Fur die E-Rechnung sind sie besonders relevant.

Die sechs GoBD-Grundsatze fur E-Rechnungen

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprufbarkeit

Jeder Geschaftsvorfall muss von der Entstehung uber die Verbuchung bis zur Archivierung nachvollziehbar sein. Bei Rechnungen bedeutet das: Eine klare Verbindung zwischen Bestellung, Lieferung, Rechnung und Zahlung muss erkennbar sein.

2. Vollstandigkeit

Alle Geschaftsvorfalle mussen luckenlos erfasst werden. Keine Rechnung darf fehlen, geloscht oder nachtragich verandert werden, ohne dass dies dokumentiert ist.

3. Richtigkeit

Die Daten in der E-Rechnung mussen den tatsachlichen Geschaftsvorfall korrekt wiedergeben. Falsche MwSt-Satze, fehlerhafte Betrage oder falsche Adressen sind nicht nur argerlich, sondern verstosse gegen die GoBD.

4. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Rechnungen mussen zeitnah verbucht werden. Die GoBD verlangen, dass Geschaftsvorfalle innerhalb von 10 Tagen erfasst werden.

5. Ordnung

Rechnungen mussen systematisch und ubersichtlich abgelegt werden. Das schliesst eine klare Ordnerstruktur, eindeutige Dateinamen und die Moglichkeit einer schnellen Suche ein.

6. Unveranderbarkeit

Einmal gespeicherte E-Rechnungen durfen nicht verandert werden. Korrekturen erfolgen ausschliesslich uber Stornorechnungen und neue Rechnungen. Die Software muss jede Anderung protokollieren (Audit Trail).

Aufbewahrungsfristen

E-Rechnungen mussen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Wichtig: E-Rechnungen mussen im Originalformat archiviert werden. Eine XRechnung (XML) darf nicht nur als PDF archiviert werden -- die XML-Datei muss erhalten bleiben.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Rechnungsprozess funktioniert: Wie werden Rechnungen erstellt? Wie ubermittelt? Wie empfangen? Wie verbucht? Wie archiviert? Diese Dokumentation muss bei einer Betriebsprufung vorgelegt werden konnen.

Viele Unternehmen unterschatzen die Bedeutung der Verfahrensdokumentation. Bei einer Betriebsprufung kann das Fehlen zu Schatzzuschlagen fuhren -- das Finanzamt schatzt dann den Gewinn, was in der Regel teurer wird als die Realitat.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Detaillierter Vergleich

Beide Formate erfullen den europaischen Standard EN 16931, unterscheiden sich aber in wichtigen Aspekten. Hier ist ein detaillierter Vergleich, der Ihnen bei der Wahl hilft.

Format und Lesbarkeit

* XRechnung: Reines XML. Nicht fur das menschliche Auge gedacht. Muss mit spezieller Software visualisiert werden.

* ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML. Kann sowohl gelesen als auch maschinell verarbeitet werden.

Einsatzbereich

* XRechnung: Pflichtformat fur Rechnungen an den Bund. Einige Lander akzeptieren auch ZUGFeRD mit XRechnung-Profil.

* ZUGFeRD: Primare Verwendung im B2B-Bereich. Durch das XRechnung-Profil auch fur den offentlichen Sektor geeignet.

Ubermittlung

* XRechnung: Uber spezielle Plattformen (ZRE, OZG-RE) oder das PEPPOL-Netzwerk.

* ZUGFeRD: Per E-Mail, Upload oder uber Dokumentenmanagementsysteme. Flexiblere Ubermittlungswege.

Kompatibilitat

* XRechnung: Breite Unterstutzung durch Rechnungssoftware und ERP-Systeme. Standard in der offentlichen Verwaltung.

* ZUGFeRD: Grosse Verbreitung in der Privatwirtschaft. PDF-Komponente macht es auch fur Empfanger ohne spezielle Software nutzbar.

Komplexitat der Erstellung

* XRechnung: Erfordert Kenntnisse der XML-Struktur und der Pflichtfelder. Ohne spezielle Software schwer zu erstellen.

* ZUGFeRD: Einfacher, da viele Buchhaltungstools ZUGFeRD-Export anbieten. Das visuelle PDF kann als Ausgangspunkt dienen.

Zukunftssicherheit

Beide Formate sind zukunftssicher, da sie auf dem EN-16931-Standard basieren. Fur die kommende B2B-Pflicht werden voraussichtlich beide akzeptiert. Wer auf Nummer sicher gehen will, wahlt ZUGFeRD mit dem EN16931-Profil -- damit sind sowohl offentliche als auch private Empfanger abgedeckt.

Unsere Empfehlung

Fur die meisten deutschen Unternehmen ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl: Es ist vielseitiger, einfacher zu handhaben und deckt alle Anwendungsfalle ab. Nur wenn Sie ausschliesslich an Bundesbehorden liefern, ist XRechnung die zwingende Wahl.

Praktische Umsetzung: So stellen Sie Ihr Unternehmen auf E-Rechnungen um

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein Hexenwerk -- aber sie erfordert Planung. Hier ist ein praktischer Fahrplan:

Schritt 1: Bestandsaufnahme (Sofort)

* Wie viele Rechnungen stellen Sie pro Monat aus?

* Wer sind Ihre Empfanger? (Offentliche Auftraggeber, Unternehmen, Privatkunden)

* Welche Software nutzen Sie aktuell fur die Rechnungserstellung?

* Kann Ihre aktuelle Software E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Schritt 2: Empfangsfahigkeit sicherstellen (Dringend -- seit Januar 2025 Pflicht)

* Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und offnen konnen

* Richten Sie ein E-Mail-Postfach fur eingehende E-Rechnungen ein

* Prufen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD importieren kann

* Falls nicht: Nutzen Sie kostenlose Viewer-Tools fur den Anfang

Schritt 3: Softwareauswahl (2026)

* Wenn Ihre aktuelle Losung keine E-Rechnungen erstellen kann: Evaluieren Sie Alternativen

* Achten Sie auf: XRechnung-Export, ZUGFeRD-Export, GoBD-Konformitat, Buchhaltungsanbindung

* Testen Sie die Software vor dem Kauf -- die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen

Schritt 4: Prozesse anpassen (2026)

* Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen

* Passen Sie Ihre Verfahrensdokumentation an

* Definieren Sie klare Zustandigkeiten fur den Rechnungsein- und -ausgang

* Testen Sie den gesamten Prozess mit echten Transaktionen

Schritt 5: Vollstandige Umstellung (vor 2027/2028)

* Stellen Sie alle ausgehenden Rechnungen auf E-Rechnungsformate um

* Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten uber die Umstellung

* Stellen Sie sicher, dass die Archivierung GoBD-konform erfolgt

* Fuhren Sie einen Testlauf mit Ihrem Steuerberater durch

Strafen und Risiken bei Nichteinhaltung

Was passiert, wenn Sie die E-Rechnungspflicht nicht einhalten? Die Konsequenzen sind ernst zu nehmen:

Rechnungen an offentliche Auftraggeber

* Rechnungen, die nicht im XRechnung-Format eingereicht werden, werden abgelehnt

* Die Zahlungsfrist beginnt erst, wenn eine ordnungsgemasse E-Rechnung eingegangen ist

* In der Praxis bedeutet das: Sie warten wochen- oder monatelang auf Ihr Geld, bis Sie die Rechnung im richtigen Format erneut einreichen

Vorsteuerabzug

* Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug

* Ihr Kunde darf die MwSt auf einer fehlerhaften Rechnung nicht als Vorsteuer abziehen

* Das kann dazu fuhren, dass Kunden fehlerhafte Rechnungen zuruckweisen und eine Korrektur verlangen

Betriebsprufung

* Bei einer Betriebsprufung durch das Finanzamt werden Ihre Rechnungsprozesse genau unter die Lupe genommen

* Fehlende Verfahrensdokumentation, nicht GoBD-konforme Archivierung oder luckenhafte Rechnungsnummern konnen zu Schatzzuschlagen fuhren

* Das Finanzamt kann die gesamte Buchfuhrung verwerfen und den Gewinn schatzen -- in der Regel zuungunsten des Unternehmens

Bussggelder

* Direkte Bussgelder fur die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht sind im Gesetz bisher nicht explizit vorgesehen

* Indirekte Kosten sind jedoch erheblich: Zahlungsverzogerungen, verlorener Vorsteuerabzug, Schatzzuschlage bei Betriebsprufungen

* Bei fortgesetzter Nichteinhaltung kann das Finanzamt Zwangsmassnahmen einleiten

Reputationsschaden

* Geschaftspartner, die auf E-Rechnungen umgestellt haben, erwarten von Ihnen dasselbe

* Wer weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen sendet, wirkt unprofessionell und verursacht beim Empfanger zusatzlichen Aufwand

* Grossere Unternehmen konnten Lieferanten bevorzugen, die E-Rechnungen liefern konnen

Wie Winkelfactuur.nl bei der E-Rechnungspflicht hilft

Die Umstellung auf E-Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Winkelfactuur.nl bietet mehrere Tools, die deutschen Unternehmen bei der Einhaltung der E-Rechnungspflicht helfen:

UBL-Rechnungserstellung

Winkelfactuur.nl erstellt Rechnungen im UBL-Format (Universal Business Language). UBL ist ein international anerkannter Standard fur elektronische Geschaftsdokumente, der mit dem europaischen EN-16931-Standard kompatibel ist. UBL-Rechnungen konnen als Grundlage fur XRechnung und ZUGFeRD verwendet werden.

Kostenloser UBL-zu-PDF-Konverter

Mit dem kostenlosen UBL-zu-PDF-Konverter von Winkelfactuur.nl konnen Sie:

* UBL-Rechnungen in lesbare PDF-Dokumente umwandeln

* Die Inhalte einer E-Rechnung visuell prufen

* PDF-Versionen fur Empfanger erstellen, die noch keine automatische E-Rechnungsverarbeitung haben

Das Tool ist kostenlos und erfordert keine Registrierung.

Automatische Rechnungserstellung fur E-Commerce

Fur Online-Handler bietet Winkelfactuur.nl die vollautomatische Rechnungserstellung:

* Direkte Anbindung an Amazon, bol.com, Shopify und WooCommerce

* Rechnungen werden automatisch bei jeder Bestellung erstellt

* Korrekte MwSt-Bestimmung je nach Kundenland

* Export im UBL-Format fur die Buchhaltung

* EU OSS-Unterstutzung fur grenzberschreitende Verkaufe

Buchhaltungsintegrationen

Rechnungsdaten konnen automatisch an Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden:

* Exact Online: Automatische Synchronisation

* AFAS: Vollstandige Integration

* Twinfield: Echtzeit-Synchronisation

* Andere Software: Export im UBL-Format

Kostenloser Rechnungsgenerator

Fur Unternehmen, die nur gelegentlich Rechnungen erstellen mussen, bietet Winkelfactuur.nl einen kostenlosen Rechnungsgenerator. Damit konnen Sie Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen und als PDF oder UBL herunterladen.

Die Tools von Winkelfactuur.nl helfen deutschen Unternehmen, den Ubergang zur E-Rechnung vorzubereiten -- ob als kostenloser Einstieg mit dem Rechnungsgenerator oder als vollautomatische Losung fur E-Commerce-Unternehmen.

PEPPOL: Das europaische Netzwerk fur E-Rechnungen

Neben den Formaten XRechnung und ZUGFeRD spielt das PEPPOL-Netzwerk eine zunehmend wichtige Rolle fur die E-Rechnung in Deutschland und Europa.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europaisches Netzwerk fur den standardisierten Austausch von Geschaftsdokumenten. Es funktioniert ahnlich wie ein E-Mail-Netzwerk: Jeder Teilnehmer hat eine PEPPOL-ID, uber die er Dokumente senden und empfangen kann.

Wie funktioniert PEPPOL?

* Absender und Empfanger benotigen jeweils einen PEPPOL Access Point (ahnlich einem E-Mail-Provider)

* Der Absender ubermittelt die E-Rechnung an seinen Access Point

* Der Access Point leitet die Rechnung uber das PEPPOL-Netzwerk an den Access Point des Empfangers weiter

* Der Empfanger erhalt die Rechnung uber seinen Access Point

Warum ist PEPPOL relevant fur deutsche Unternehmen?

* Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist uber PEPPOL erreichbar

* Immer mehr europaische Lander setzen auf PEPPOL als bevorzugten Ubermittlungsweg

* Fur internationale Geschafte vereinfacht PEPPOL den Rechnungsaustausch erheblich

* Die EU plant, PEPPOL als Standard fur den grenzuberschreitenden E-Rechnungsaustausch zu etablieren

PEPPOL und UBL

PEPPOL nutzt UBL (Universal Business Language) als Dokumentenformat. Das bedeutet: Wer bereits UBL-Rechnungen erstellt, ist technisch fur PEPPOL vorbereitet. Winkelfactuur.nl erstellt Rechnungen im UBL-Format und bietet damit eine gute Grundlage fur die zukunftige Nutzung des PEPPOL-Netzwerks.

Branchenspezifische Besonderheiten

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsatzlich alle Branchen, aber es gibt Besonderheiten, die bestimmte Sektoren beachten mussen:

E-Commerce und Online-Handel

* Hohes Rechnungsvolumen erfordert automatisierte Losungen

* Grenzuberschreitende Verkaufe innerhalb der EU erfordern korrekte MwSt-Behandlung (OSS)

* Retouren und Gutschriften mussen ebenfalls als E-Rechnungen/E-Gutschriften erstellt werden

* Marktplatze wie Amazon haben eigene Anforderungen an Rechnungsformate

Handwerk und Baugewerbe

* Viele Auftraggeber sind offentliche Institutionen -- XRechnung ist hier bereits Pflicht

* Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen mussen im E-Rechnungsformat erstellt werden

* Materiallisten und Leistungsnachweise konnen als Anhange in ZUGFeRD-Rechnungen integriert werden

Freiberufler und Berater

* Haufig kleinere Rechnungsvolumen -- kostenlose Tools konnen ausreichen

* Stundennachweise und Leistungsbeschreibungen mussen in der E-Rechnung abgebildet werden

* Bei Projekten fur offentliche Auftraggeber: XRechnung-Pflicht beachten

Gesundheitswesen

* Viele Leistungen sind umsatzsteuerfrei -- dies muss in der E-Rechnung korrekt abgebildet werden

* Abrechnungen mit Krankenkassen haben eigene Standards (nicht uber XRechnung/ZUGFeRD)

* Rechnungen an Privatpatienten und Selbstzahler fallen unter die allgemeine E-Rechnungspflicht

Gastronomie und Hotellerie

* Unterschiedliche MwSt-Satze fur Speisen (19%), Ubernachtungen (7%) und Getranke (19%)

* Kassenbon und Rechnung sind verschiedene Dokumente -- die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen, nicht Kassenbons

* TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung) gilt zusatzlich fur Kassensysteme

Haufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht: Klarstellungen

In unseren Gesprachen mit deutschen Unternehmen tauchen immer wieder dieselben Fragen und Missverstandnisse auf. Hier die wichtigsten Klarstellungen:

'Ich bin Kleinunternehmer -- betrifft mich die E-Rechnungspflicht?'

Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt fur alle Unternehmen, unabhangig von Grosse oder Umsatz. Als Kleinunternehmer mussen Sie seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen konnen. Die Pflicht zum Versenden kommt spatestens 2028.

'Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?'

Vorubergehend ja. Wahrend der Ubergangsfrist bis 2027/2028 werden PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch akzeptiert. Ab 2028 mussen alle B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Fur Rechnungen an offentliche Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht bereits jetzt.

'Muss ich fur jeden Kunden das Format einzeln wahlen?'

Im Prinzip nein. ZUGFeRD mit dem EN16931-Profil deckt sowohl den offentlichen als auch den privatwirtschaftlichen Bereich ab. Lediglich einige Bundesbehorden bestehen auf reinem XRechnung-Format.

'Was mache ich mit meinen bestehenden Rechnungsvorlagen in Word/Excel?'

Diese Vorlagen konnen nicht fur E-Rechnungen verwendet werden. Sie benotigen eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann. Ihre bestehenden Designelemente (Logo, Farben) konnen in den meisten Rechnungstools ubernommen werden.

'Brauche ich neue Hardware oder Infrastruktur?'

In der Regel nicht. E-Rechnungen konnen mit cloudbasierten Tools erstellt, versendet und empfangen werden. Sie benotigen lediglich einen Internetzugang und eine geeignete Software.