Waarom betaalbare factuurautomatisering belangrijk is
Als startende ondernemer of kleine webshop wil je kosten laag houden, maar dat betekent niet dat je genoegen moet nemen met inferieure tools. Handmatig facturen maken kost veel tijd, verhoogt het risico op fouten en schaalt niet mee met groei.
De meeste basis factuurtools bieden alleen eenvoudige functionaliteit: een sjabloon waarin je handmatig klantgegevens, producten en bedragen invoert. Ze missen essentiële functies zoals automatische BTW-berekening voor cross-border verkoop, integratie met verkoopkanalen zoals bol.com of Amazon, en compliance met Europese regelgeving zoals OSS (One-Stop-Shop).
Winkel Factuur biedt een betaalbare oplossing: een professioneel factuurplatform met een starter pakket van slechts €5 per maand voor 30 facturen. Test eerst 15 dagen gratis! Dit betekent dat je als startende webshop of marketplace-verkoper kunt beginnen met geautomatiseerde, BTW-conforme facturatie – zonder concessies te doen aan kwaliteit of functionaliteit.
Wat krijg je met het Winkel Factuur starter pakket?
- Tot 100 facturen per maand voor slechts €9 – test 15 dagen gratis
- Automatische koppeling met bol.com, Shopify, WooCommerce en Amazon Seller
- Professionele factuursjablonen met je eigen logo, kleuren en huisstijl
- Automatische BTW-berekening volgens Nederlandse en EU-regels
- PDF- en UBL 2.1-export voor compliance en archivering
- E-mail versturen van facturen direct naar klanten
- Basis rapportage: omzet, BTW-afdracht en winstmarges
- 7 jaar gearchiveerde facturen volgens wettelijke bewaartermijn
- Klantenondersteuning via e-mail en kennisbank
Hoe werkt facturen maken met Winkel Factuur?
Het proces is verrassend eenvoudig. Je maakt een account aan op onze website en test 15 dagen gratis. Geen creditcard nodig tijdens de trial. Direct na aanmelding krijg je toegang tot het dashboard waar je je webshop of marketplace-account kunt koppelen.
Voor bol.com, Shopify, WooCommerce en Amazon werkt dit via officiële API-koppelingen. Je authoriseert Winkel Factuur (via OAuth 2.0 voor maximale veiligheid) om ordergegevens op te halen. Vanaf dat moment worden alle nieuwe orders automatisch omgezet in facturen – zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
Je configureert eenmalig je factuursjabloon: upload je logo, kies je huisstijlkleuren, voeg je bedrijfsgegevens toe (inclusief BTW-nummer, KvK-nummer en bankrekeningnummer) en stel de e-mailtekst in waarmee facturen naar klanten worden gestuurd. Deze configuratie wordt opgeslagen en hergebruikt voor alle toekomstige facturen.
BTW-compliance zonder gedoe
Een van de grootste valkuilen bij zelf facturen maken is het correct toepassen van BTW-regels. Voor verkoop binnen Nederland lijkt het simpel: 21% of 9% afhankelijk van het product. Maar zodra je internationaal verkoopt – wat bij bol.com of Amazon vaak automatisch gebeurt – wordt het complex.
Winkel Factuur beschikt over een geavanceerde BTW-engine die alle tarieven van de 27 EU-lidstaten kent. Bij elke factuur wordt automatisch gecontroleerd of One-Stop-Shop (OSS) regels van toepassing zijn. Zo wordt het juiste BTW-tarief toegepast, rekening houdend met drempelwaarden per land en uitzonderingen voor specifieke productcategorieën.
Je hoeft hier zelf helemaal niets voor te doen. De BTW-berekening gebeurt automatisch op basis van het land van de klant, de productcategorie en jouw verkoopcijfers. Wanneer je een OSS-drempelwaarde nadert, ontvang je tijdig een waarschuwing zodat je actie kunt ondernemen voordat je in overtreding bent.
Van handmatig naar volledig geautomatiseerd
De meeste ondernemers beginnen met handmatig facturen maken in Word of Excel. Dit werkt bij 5 orders per week, maar wordt al snel een knelpunt. Vergeten facturen, dubbele nummers, verkeerde BTW-percentages en administratieve chaos zijn veelvoorkomende problemen.
Met Winkel Factuur schakel je over naar een volledig geautomatiseerde workflow. Een klant plaatst een bestelling via je webshop of marketplace. Binnen enkele seconden ontvangt Winkel Factuur de ordergegevens, genereert een BTW-conforme factuur, verstuurt deze naar de klant en archiveert het document voor 7 jaar.
Deze automatisering bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten. Geen vergeten facturen meer, geen typfouten in bedragen, geen discussies met de Belastingdienst over incorrecte BTW-aangiftes. Alles wordt audit-proof vastgelegd met tijdstempel, gebruiker en volledige traceerbaarheid.
Professionele uitstraling met merkconforme sjablonen
Gratis factuurtemplates van internet zien er vaak goedkoop en onprofessioneel uit. Ze schaden je merkuitstraling en kunnen het vertrouwen van klanten ondermijnen. Winkel Factuur biedt professioneel ontworpen sjablonen die je volledig kunt aanpassen aan je huisstijl.
Upload je logo, kies je merkkleur voor accenten, pas teksten aan en voeg zelfs aangepaste velden toe zoals leveringsvoorwaarden of marketing-boodschappen. Het resultaat is een factuur die eruitziet alsof hij door een professioneel ontwerpbureau is gemaakt – maar dan volledig geautomatiseerd.
Voor ondernemers met meerdere webshops of brands kun je per verkoopkanaal aparte sjablonen instellen. Zo krijgt elke factuur de juiste merkidentiteit, terwijl de onderliggende workflow en BTW-berekeningen gestandaardiseerd blijven.
Integratie met boekhoudsoftware
Als je groeit, wil je facturen niet alleen maken maar ook direct doorsturen naar je boekhoudsoftware. Handmatig invoeren in Exact Online, AFAS of Twinfield is tijdrovend en foutgevoelig. Winkel Factuur automatiseert dit proces volledig.
Elke factuur kan automatisch worden geëxporteerd in het UBL 2.1 formaat – de standaard die vrijwel alle Nederlandse boekhoudsoftware ondersteunt. Dit betekent dat je factuurgegevens direct worden ingelezen in je boekhouding, zonder handmatig getik.
Voor grotere ondernemers bieden we ook directe API-integraties met populaire boekhoudpakketten. Zodra een factuur wordt gegenereerd in Winkel Factuur, verschijnt deze automatisch in je boekhoudsoftware – volledig gesynchroniseerd en klaar voor verdere verwerking.
Upgraden naar meer facturen en extra functionaliteit
Het gratis pakket (50 facturen/maand) is perfect voor startende webshops of ondernemers die net beginnen met verkopen via marketplaces. Maar als je groeit en meer dan 50 facturen per maand nodig hebt, kun je eenvoudig upgraden naar een betaald pakket.
Het Growth-pakket (vanaf €29/maand) biedt tot 250 facturen, ondersteuning voor meerdere winkels, geavanceerde rapportages en prioritaire klantenservice. Scale (vanaf €79/maand) verhoogt de limiet naar 1000 facturen en voegt AI-gedreven fraude-detectie toe.
Het mooie is dat je altijd kunt downgraden als je verkoopcijfers dalen, of upgraden wanneer je meer nodig hebt. Er zitten geen lange contracten aan vast – je betaalt maandelijks en kunt op elk moment stoppen.
Veelgestelde vragen over gratis facturen maken
Moet ik een creditcard opgeven voor het gratis pakket?
Nee, je kunt direct starten zonder betaalgegevens. Alleen bij een upgrade naar een betaald pakket vragen we om betaalinfo.
Wat gebeurt er als ik meer dan 50 facturen per maand nodig heb?
Je kunt upgraden naar een betaald pakket of extra facturen bijkopen. We waarschuwen je tijdig wanneer je de limiet nadert.
Kan ik het gratis pakket gebruiken voor commerciële doeleinden?
Ja, het gratis pakket is bedoeld voor echte webshops en verkopers. Er zijn geen beperkingen op commercieel gebruik.
Hoe lang blijven mijn facturen bewaard?
U bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van facturen volgens wettelijke eisen (7 jaar in Nederland). Winkel Factuur genereert de facturen, maar langetermijnopslag organiseert u zelf via uw eigen systeem.
Kan ik van gratis naar betaald upgraden zonder gegevensverlies?
Absoluut. Al je facturen, sjablonen en instellingen blijven behouden bij een upgrade.