Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer nach §19 UStG schreiben

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung im deutschen Umsatzsteuerrecht. Wer sie nutzt, behandelt sich umsatzsteuerlich wie eine Privatperson: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und sparen sich einen Großteil des steuerlichen Aufwands.

Der Haken: Im Gegenzug dürfen Sie auch keine Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf von Ware, Verpackung oder Software bezahlen, bleibt für Sie ein echter Kostenfaktor. Für Gründer mit wenig Wareneinsatz ist das meist vorteilhaft, für Händler mit hohen Einkaufskosten kann sich die Regelbesteuerung dagegen lohnen.

Geregelt ist all das in §19 UStG. Die Anwendung der Regelung ist freiwillig: Sie können auf sie verzichten und stattdessen zur Regelbesteuerung optieren – an diese Entscheidung sind Sie dann allerdings mehrere Jahre gebunden. Wer unsicher ist, sollte die Wahl mit dem Steuerberater abstimmen.

Für den Online-Handel ist die Regelung besonders attraktiv: Sie können auf bol.com, Amazon oder im eigenen Shop verkaufen, ohne die volle Umsatzsteuer-Maschinerie zu betreiben – solange Ihr Umsatz unter den gesetzlichen Grenzen bleibt.

Welche Schwellenwerte gelten aktuell?

Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen dürfen, hängt von zwei Umsatzgrenzen ab: dem Umsatz des Vorjahres und dem voraussichtlichen Umsatz des laufenden Jahres. Bleiben Sie unter beiden Grenzen, können Sie ohne Umsatzsteuer fakturieren.

Nach den ab 2025 geltenden Werten liegt die Vorjahresgrenze bei rund 25.000 € und die Grenze für das laufende Jahr bei rund 100.000 €. Wichtig: Diese Beträge sind zeitkritisch und werden vom Gesetzgeber angepasst. Verstehen Sie die Zahlen als aktuellen Orientierungswert und prüfen Sie die für Sie geltenden Grenzen unbedingt beim Finanzamt oder bei Ihrem Steuerberater.

Entscheidend ist außerdem, wann eine Grenze überschritten wird. Überschreiten Sie im laufenden Jahr die obere Grenze, endet die Kleinunternehmer-Eigenschaft in der Regel sofort ab diesem Umsatz – nicht erst im Folgejahr. Sie müssen dann ab dem betreffenden Geschäftsvorfall Umsatzsteuer ausweisen.

Behalten Sie Ihren laufenden Umsatz daher über alle Kanäle hinweg im Blick. Gerade wer auf mehreren Marktplätzen gleichzeitig verkauft, unterschätzt schnell die Summe – ein kanalübergreifendes Gewinn-Dashboard hilft, die Schwelle nicht zu verpassen.

Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung

Auch ohne Umsatzsteuer ist eine Kleinunternehmer-Rechnung eine vollwertige Rechnung. Mit Ausnahme von Steuersatz und Steuerbetrag gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung. Enthalten sein müssen:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
• Name und Anschrift des Kunden
• Ihre Steuernummer (oder USt-IdNr., falls vorhanden)
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Eine klare Beschreibung der gelieferten Ware oder Leistung mit Menge
• Der Netto-/Rechnungsbetrag (ohne gesonderten Steuerausweis)
• Der verpflichtende Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG

Der entscheidende Unterschied zur normalen Rechnung: Sie weisen weder einen Steuersatz noch einen Umsatzsteuerbetrag aus. Stattdessen steht der Gesamtbetrag direkt als zu zahlender Betrag. Ein versehentlich ausgewiesener Steuerbetrag wäre sogar problematisch – Sie würden ihn dann tatsächlich ans Finanzamt schulden.

Lassen Sie den §19-Hinweis weg, ist die Rechnung formell unvollständig. Geschäftskunden und deren Buchhaltung erkennen so nicht, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde, und fordern womöglich eine Korrektur an.

Der richtige §19-Hinweis: Formulierung & Muster

Das Gesetz schreibt keinen wortgleichen Satz vor, aber der Grund für die fehlende Umsatzsteuer muss klar erkennbar sein. Bewährte Formulierungen sind zum Beispiel:

• "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."
• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)."

So sieht ein einfaches Muster für den Betragsteil einer Kleinunternehmer-Rechnung aus:

• Position: Lieferung 2 × Artikel XY
• Betrag: 100,00 €
• Gesamtbetrag: 100,00 €
• Hinweis: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Verkaufen Sie an Geschäftskunden im EU-Ausland, gelten zusätzliche Besonderheiten. Hier lohnt ein Blick in unseren Leitfaden zur OSS-Anmeldung und grenzüberschreitenden Umsatzsteuer, denn die Kleinunternehmerregelung wirkt nicht in jedem Land gleich.

Vorsteuer, Buchhaltung und Aufbewahrung

Als Kleinunternehmer geben Sie zwar keine monatliche oder vierteljährliche Voranmeldung ab, von der Buchhaltung sind Sie aber nicht befreit. In der Regel ist weiterhin eine jährliche Umsatzsteuererklärung abzugeben, in der Sie Ihre Umsätze melden und die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bestätigen.

Da Sie keine Vorsteuer ziehen, müssen Sie eingehende Rechnungen nicht nach abziehbarer Umsatzsteuer auswerten – das vereinfacht die Buchhaltung deutlich. Aufbewahren müssen Sie sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen trotzdem: In Deutschland gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von mehreren Jahren, häufig zehn Jahre für rechnungsrelevante Unterlagen. Eine digitale Archivierung ist zulässig.

Wichtig ist auch der Blick nach vorn: Die E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft zunehmend auch kleine Unternehmen. Schon heute sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen können.

Wenn Sie unsicher sind, welche Erklärungspflichten konkret für Sie gelten, klären Sie das mit Ihrem Steuerberater – die Vorgaben unterscheiden sich je nach Rechtsform und Tätigkeit.

Häufige Fehler bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Gerade am Anfang schleichen sich typische Fehler ein. Vermeiden Sie diese Stolperfallen:

• Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Wer versehentlich einen Steuerbetrag aufführt, schuldet ihn dem Finanzamt – auch als Kleinunternehmer.
• §19-Hinweis vergessen: Ohne den Steuerbefreiungshinweis ist die Rechnung unvollständig und wird von Geschäftskunden beanstandet.
• Lücken in der Rechnungsnummer: Die Nummerierung muss eindeutig und fortlaufend sein, sonst gibt es Rückfragen vom Finanzamt.
• Schwellenwert übersehen: Wer die Umsatzgrenze überschreitet und weiter ohne Umsatzsteuer fakturiert, riskiert Nachzahlungen.
• Vorsteuer geltend machen: Als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Vorsteuer abziehen – der Versuch führt zu Korrekturen.

Jeder dieser Fehler lässt sich mit einer sauberen Vorlage und einem System vermeiden, das den richtigen Hinweistext automatisch einfügt, fortlaufende Nummern vergibt und Ihren Umsatz im Blick behält. Genau diese wiederkehrende, regelbasierte Arbeit erledigt eine Rechnungssoftware zuverlässiger als jede manuelle Vorlage in Word oder Excel.

Kleinunternehmer-Rechnungen automatisch erstellen mit Winkel Factuur

Jede Bestellung von Hand zu fakturieren – mit korrektem §19-Hinweis und fortlaufender Nummer – kostet Zeit und ist fehleranfällig. Winkel Factuur ist für Marktplatz- und Webshop-Händler gebaut, die auf jeder Rechnung die richtige umsatzsteuerliche Behandlung wollen, ohne darüber nachdenken zu müssen:

• Korrekte Umsatzsteuer-Logik: Kleinunternehmer-Rechnungen werden automatisch ohne Steuerausweis und mit dem §19-UStG-Hinweis erstellt – und sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln, wird die VAT/VIES-Logik korrekt angewendet.
• Rechnungen im eigenen Branding: Professionelle, mehrsprachige Rechnungen für bol.com, Amazon, Shopify und WooCommerce – alle in Ihrem Design.
• Bewertungs-Journeys: Automatische Bewertungsanfragen nach dem Kauf für mehr Rezensionen.
• Buy-Box- & Bestand-Alerts: Sie werden benachrichtigt, wenn Sie die Buy-Box verlieren oder Bestände knapp werden.
• Gewinn- & Umsatzsteuer-Dashboard: Sie behalten Umsatz und Marge über alle Kanäle im Blick – und sehen rechtzeitig, wenn Sie sich der Kleinunternehmer-Grenze nähern.
• Buchhaltungs-Integrationen: Alle Daten fließen direkt nach Exact Online, AFAS, Twinfield und Snelstart – ohne manuelles Abtippen.

Statt Pflichtangaben und Hinweistexte für jede Bestellung selbst zu prüfen, überlassen Sie die Regeln der Plattform und verkaufen einfach weiter.