Proforma-Rechnung erstellen: Bedeutung, Vorlage & Pflichtangaben

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Der Begriff Proforma kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie "der Form halber". Eine Proforma-Rechnung ist also ein Dokument, das die Form einer Rechnung hat — mit Absender, Empfänger, Positionen und Gesamtbetrag — aber rechtlich keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist.

Der entscheidende Unterschied: Eine ordentliche Rechnung dokumentiert ein abgeschlossenes Geschäft und löst beim Empfänger das Recht auf Vorsteuerabzug aus. Eine Proforma-Rechnung dagegen ist eine vorläufige Aufstellung über noch nicht abgerechnete Waren oder Leistungen. Sie informiert den Kunden über den zu erwartenden Betrag, begründet aber keine steuerlichen Ansprüche.

Anders gesagt: Die Proforma-Rechnung ist eine Mischung aus verbindlichem Angebot und Zahlungsaufforderung. Sie sagt dem Kunden: "So viel wird die Lieferung kosten — bitte zahlen Sie, dann liefern wir und stellen anschließend die echte Rechnung."

Wichtig zu verstehen ist auch, was eine Proforma-Rechnung nicht ist. Sie ist kein rechtlich bindender Vertrag, keine Quittung und vor allem kein Beleg für den Vorsteuerabzug. Wer sie als solchen verbucht, riskiert eine Korrektur durch das Finanzamt.

Wann brauchen Sie eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist immer dann sinnvoll, wenn ein verbindlicher Betrag kommuniziert werden muss, das Geschäft aber noch nicht endgültig abgewickelt ist. Die häufigsten Einsatzfälle sind:

• Vorkasse: Der Kunde soll bezahlen, bevor Sie liefern. Die Proforma-Rechnung dient als Zahlungsaufforderung, bevor die endgültige Rechnung gestellt wird.
• Verbindliches Angebot: Sie nennen dem Kunden einen festen Preis inklusive aller Positionen, ohne bereits umsatzsteuerlich abzurechnen.
• Anzahlungen und Vorauszahlungen: Vor allem bei größeren Projekten oder Sonderanfertigungen.
• Export und Zoll: Bei Warensendungen in Drittländer oder bei kostenlosen Mustern dient die Proforma-Rechnung als Wertnachweis für die Zollabfertigung.
• Visa- und Genehmigungsverfahren: Manche Behörden verlangen eine vorläufige Wertangabe für Importgenehmigungen.

Für E-Commerce- und Marktplatz-Verkäufer ist die Proforma-Rechnung vor allem im B2B-Geschäft und beim Export relevant. Verkaufen Sie etwa Großmengen an einen Geschäftskunden in einem Drittland, kann dieser eine Proforma-Rechnung für die Importplanung und die Zollanmeldung anfordern, bevor die Ware überhaupt das Lager verlässt.

Im klassischen B2C-Verkauf über bol.com, Amazon oder Shopify spielt die Proforma-Rechnung dagegen kaum eine Rolle — hier zahlt der Kunde direkt und erhält sofort eine ordentliche Rechnung.

Proforma-Rechnung und Umsatzsteuer: kein Vorsteuerabzug

Das ist der wichtigste Punkt dieses Leitfadens — und der häufigste Irrtum. Eine Proforma-Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Auch wenn auf dem Dokument ein Umsatzsteuerbetrag steht, darf der Empfänger diese Steuer nicht beim Finanzamt geltend machen.

Der Grund ist einfach: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung über eine bereits ausgeführte Lieferung oder Leistung voraus. Eine Proforma-Rechnung dokumentiert aber gerade kein abgeschlossenes Geschäft, sondern eine Absicht. Damit fehlt die rechtliche Grundlage für den Abzug.

Genauso wichtig für Sie als Aussteller: Aus einer Proforma-Rechnung entsteht keine Umsatzsteuerschuld. Sie müssen die ausgewiesene Steuer nicht an das Finanzamt abführen, solange das Dokument klar als Proforma gekennzeichnet ist. Wäre das nicht der Fall — wäre es also eine als "Rechnung" bezeichnete Aufstellung mit ausgewiesener Steuer — könnten Sie die Steuer nach dem Grundsatz des unberechtigten Steuerausweises trotzdem schulden.

Hinweis: Steuerliche Schwellen, Sätze und Sonderregeln können sich ändern und im Einzelfall abweichen. Bei komplexen Konstellationen — etwa Anzahlungen mit Umsatzsteuerausweis oder grenzüberschreitenden Geschäften — sollten Sie die aktuelle Rechtslage beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater prüfen.

Pflichtangaben: Was gehört in eine Proforma-Rechnung?

Da die Proforma-Rechnung keine umsatzsteuerliche Rechnung ist, gelten für sie nicht dieselben strengen gesetzlichen Pflichtangaben wie für eine ordentliche Rechnung. Trotzdem sollte sie vollständig und professionell sein — schließlich ist sie die Grundlage für Zahlung, Angebot oder Zollwert. Folgende Angaben gehören hinein:

• Eindeutige Kennzeichnung als "Proforma-Rechnung" — gut sichtbar in der Überschrift.
• Ihre vollständigen Unternehmensdaten: Firmenname, Anschrift und USt-IdNr.
• Daten des Empfängers: Name und Anschrift, bei B2B auch die USt-IdNr.
• Datum der Ausstellung.
• Eindeutige Nummer (kennzeichnen Sie sie als Proforma-Nummer, getrennt von Ihrem Rechnungsnummernkreis).
• Klare Beschreibung der Waren oder Leistungen mit Menge und Einzelpreis.
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie Gesamtbetrag zur Information.
• Zahlungsbedingungen (z. B. Vorkasse, IBAN, Frist).

Beim Export kommen Angaben für den Zoll hinzu: Warenursprung, Zolltarifnummer, Gewicht, Lieferbedingungen (Incoterms) und der Hinweis, dass es sich nicht um eine Handelsrechnung mit Zahlungswirkung handelt.

Der wichtigste Punkt bleibt die Kennzeichnung: Solange das Wort "Proforma" deutlich auf dem Dokument steht, ist klar, dass es sich nicht um eine ordentliche Rechnung handelt. Eine vollständige Übersicht der Pflichtfelder einer echten Rechnung finden Sie in unserer Checkliste der Rechnungs-Pflichtangaben.

Proforma-Rechnung vs. ordentliche Rechnung vs. Angebot

Drei Dokumente werden im Geschäftsalltag oft verwechselt. So grenzen Sie sie voneinander ab:

• Angebot: Ein unverbindliches oder verbindliches Preisinformationsdokument vor dem Auftrag. Es enthält keine Zahlungsaufforderung und keinen festen Liefertermin.
• Proforma-Rechnung: Eine vorläufige, rechnungsähnliche Aufstellung — meist verbunden mit einer Zahlungsaufforderung (Vorkasse) oder als Wertnachweis. Steuerlich nicht wirksam.
• Ordentliche Rechnung: Das endgültige, umsatzsteuerlich wirksame Dokument nach Lieferung oder Zahlung. Nur sie berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Eine Eselsbrücke: Das Angebot fragt "Wollen Sie kaufen?", die Proforma-Rechnung sagt "Bitte bezahlen Sie, dann liefern wir", und die ordentliche Rechnung bestätigt "Geliefert und abgerechnet".

Eine besondere Verwechslungsgefahr besteht mit der Anzahlungsrechnung. Diese ist — anders als die Proforma-Rechnung — eine echte, umsatzsteuerlich wirksame Rechnung über eine Teilzahlung, aus der der Kunde Vorsteuer ziehen darf. Wenn Sie also vor Lieferung Umsatzsteuer abrechnen wollen, brauchen Sie eine Anzahlungsrechnung, keine Proforma-Rechnung.

Proforma-Rechnung erstellen: Vorlage und Schritte

Eine Proforma-Rechnung erstellen Sie im Grunde wie eine normale Rechnung — mit einer entscheidenden Ergänzung: der klaren Kennzeichnung als Proforma. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Nehmen Sie Ihre bestehende Rechnungsvorlage und ändern Sie die Überschrift in "Proforma-Rechnung".
Schritt 2: Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten, die Daten des Empfängers, ein Datum und eine eindeutige Proforma-Nummer ein.
Schritt 3: Listen Sie die Waren oder Leistungen mit Menge, Einzelpreis und Nettobetrag auf.
Schritt 4: Weisen Sie Umsatzsteuersatz, -betrag und Gesamtbetrag zur Information aus — mit dem Hinweis, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Schritt 5: Ergänzen Sie Zahlungsbedingungen (z. B. Vorkasse, IBAN) und beim Export die Zollangaben.

Eine einfache Proforma-Rechnung-Vorlage in Word oder Excel reicht für gelegentliche Fälle aus. Wer aber regelmäßig im B2B oder Export verkauft, fährt mit einer Software besser: Sie vermeidet Nummernkonflikte, hält das Layout einheitlich und erstellt nach der Zahlung automatisch die passende ordentliche Rechnung.

Genau hier hilft der Online-Rechnungsgenerator von Winkel Factuur: Sie übernehmen die Positionen Ihrer Proforma-Rechnung und erzeugen mit einem Klick die finale Rechnung mit korrekter Nummer und Umsatzsteuer.

Häufige Fehler bei Proforma-Rechnungen

Diese Stolperfallen sehen wir besonders oft — und alle lassen sich leicht vermeiden:

• Proforma als ordentliche Rechnung verbuchen: Der Empfänger zieht Vorsteuer aus einem Dokument, das dazu nicht berechtigt — ein klassischer Fehler bei Betriebsprüfungen.
• Fehlende Kennzeichnung: Ohne das Wort "Proforma" wirkt das Dokument wie eine echte Rechnung und kann unbeabsichtigt eine Umsatzsteuerschuld auslösen.
• Endgültige Rechnung vergessen: Nach Zahlung oder Lieferung muss eine ordentliche Rechnung folgen — die Proforma ersetzt sie nicht.
• Gleiche Nummer wie eine echte Rechnung: Das bringt Ihren fortlaufenden Rechnungsnummernkreis durcheinander.
• Doppelte Buchung: Proforma und spätere Rechnung werden beide als Umsatz erfasst — der Umsatz erscheint doppelt.

Der rote Faden: Eine Proforma-Rechnung ist ein vorbereitendes Dokument, kein Buchungsbeleg. Erst die endgültige Rechnung gehört in Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und Buchhaltung. Eine saubere Trennung verhindert die meisten Probleme von vornherein.

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Den Übergang von der Proforma-Rechnung zur ordentlichen Rechnung manuell zu pflegen, ist fehleranfällig — besonders über mehrere Verkaufskanäle hinweg. Winkel Factuur ist für Marktplatz- und Webshop-Verkäufer gebaut, die jeden Beleg ohne Nachdenken korrekt brauchen:

• Automatische Rechnungserstellung: Nach Zahlung oder Lieferung wird aus den Bestelldaten automatisch die ordentliche Rechnung mit fortlaufender Nummer erzeugt.
• Korrekte Umsatzsteuer- und VIES-Logik: B2B-Verkäufe innerhalb der EU werden mit der richtigen Reverse-Charge-Kennzeichnung versehen, B2C-Verkäufe mit dem passenden Steuersatz des Bestimmungslandes.
• Markenrechnungen über mehrere Marktplätze: Einheitliche, professionelle Rechnungen für bol.com, Amazon, Shopify und WooCommerce — in Ihrem eigenen Design.
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• Gewinn- und Umsatzsteuer-Dashboard: Margen und Steuern über alle Kanäle hinweg auf einen Blick.
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