Rechte und Pflichten
1. Habe ich als Verbraucher Anspruch auf eine Rechnung?
Nicht immer. Bei Verkäufen an Privatpersonen (B2C) ist eine Rechnung nur bei Großhandel, Verkauf von neuen Fahrzeugen in andere EU-Länder und Fernabsatz (Webshops) über bestimmten Beträgen oder ins Ausland verpflichtend. In den meisten Geschäften reicht ein Kassenbon. Wenn Sie jedoch danach fragen, werden die meisten Unternehmen bereit sein, eine Rechnung zu erstellen.
2. Ist ein Unternehmen verpflichtet, eine Rechnung zu senden?
An andere Unternehmer (B2B): Ja, immer. Dies muss vor dem 15. des Monats nach der Lieferung erfolgen. An Verbraucher (B2C): Meistens nicht, es sei denn, es handelt sich um spezifische Fälle wie oben genannt.
3. Habe ich Anspruch auf eine Papierrechnung?
Nein, eine digitale Rechnung (PDF) ist einer Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Der Empfänger muss der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen, aber in der Praxis (insbesondere bei Webshops) steht dies oft in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
4. Was ist, wenn ich keine Rechnung erhalte?
Wenn Sie Unternehmer sind, benötigen Sie eine Rechnung für Ihren Vorsteuerabzug. Fragen Sie den Lieferanten danach. Sendet er diese immer noch nicht? Dann können Sie in Absprache selbst eine Rechnung erstellen (Gutschriftverfahren) oder die Ausgabe ohne MwSt.-Rückerstattung buchen (aber als Kosten).
5. Was ist, wenn ein Unternehmen keine Rechnung sendet?
Als Verbraucher ist dies meist kein Problem, es sei denn, Sie möchten Garantie beanspruchen (dann reicht oft auch ein Zahlungsnachweis). Als Geschäftskunde können Sie den Lieferanten in Verzug setzen und verlangen, dass er eine Rechnung sendet.
Fristen und Zeit
6. Wie lange hat ein Unternehmen Zeit, eine Rechnung zu senden?
Die gesetzliche Frist ist: spätestens am 15. Tag des Monats, der auf die Lieferung folgt. Lieferung am 3. Januar? Dann muss die Rechnung vor dem 15. Februar da sein.
7. Wie lange darf man warten, um eine Rechnung zu senden?
Siehe oben. Wenn Sie zu spät fakturieren, riskieren Sie eine Geldstrafe vom Finanzamt.
8. Kann ein Unternehmen nach einem Jahr noch eine Rechnung senden?
Ja. Die Verjährungsfrist für geschäftliche Forderungen beträgt 3 Jahre (in Deutschland). Für Verbraucherkäufe sind es 2 Jahre. Ein Unternehmen kann also auch nach einem Jahr noch eine Rechnung senden, und Sie müssen diese bezahlen (sofern nicht verjährt).
9. Was passiert, wenn Sie zu spät fakturieren?
Sie riskieren eine Geldstrafe. Außerdem wirkt es unprofessionell und der Kunde könnte schwierig bei der Zahlung sein. Für die MwSt. müssen Sie den Umsatz in dem Zeitraum angeben, in dem Sie hätten fakturieren sollen.
10. Was ist das gesetzliche Zahlungsdatum für eine Rechnung?
Das gesetzliche Zahlungsziel für Unternehmen (B2B) beträgt standardmäßig 30 Tage, sofern nicht anders vereinbart (maximal 60 Tage). Für Verbraucher gibt es keine gesetzliche Frist, aber 14 oder 30 Tage sind üblich. Dies muss klar angegeben werden.
Zahlung und Probleme
11. Was soll ich tun, wenn mein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt?
Senden Sie zuerst eine freundliche Erinnerung. Dann eine Mahnung. Wenn immer noch nicht bezahlt wird, können Sie ein Inkassobüro einschalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Akte (Rechnung, Mahnungen) vollständig ist.
12. Wie kann ich ohne Rechnung verkaufen?
Als Unternehmer dürfen Sie im Prinzip nicht 'schwarz' verkaufen. Alles muss in Ihrer Buchhaltung sein. Für kleine Beträge an Privatpersonen dürfen Sie einen Kassenbon verwenden oder ein Kassenbuch führen anstelle von separaten Rechnungen.
13. Wie lange darf ich mir Zeit lassen, eine Rechnung zu bezahlen?
Als Kunde müssen Sie innerhalb der gesetzten Frist bezahlen. Tun Sie dies nicht, sind Sie im Verzug und der Lieferant darf gesetzliche Zinsen und Inkassokosten berechnen.
14. Was ist eine 'winkelfactuur'?
Dies ist ein niederländischer Begriff, der oft für einen Kaufbeleg in einem physischen Geschäft (Kassenbon) oder eine Rechnung von einem Webshop verwendet wird. In unserem Kontext ist Winkel Factuur der Name unserer Software, die die Webshop-Rechnungsstellung automatisiert.
15. Darf ich eine Rechnung verweigern?
Nur wenn die Rechnung falsch ist (z.B. falscher Betrag, nicht geliefert). Sie müssen dann gegen die Rechnung 'protestieren'. Tun Sie dies schriftlich und so schnell wie möglich.