Veelgestelde Vragen over Facturatie: De Antwoorden die je Zoekt

Rechten en Plichten

1. Heb ik als consument recht op een factuur?
Niet altijd. Bij verkoop aan particulieren (B2C) is een factuur alleen verplicht bij groothandel (bijv. Makro), verkoop van nieuwe vervoermiddelen naar andere EU-landen, en bij verkoop op afstand (webshops) boven bepaalde bedragen of naar het buitenland. In de meeste winkels is een kassabon voldoende. Echter, als je erom vraagt, zullen de meeste bedrijven wel een factuur willen maken.

2. Is een bedrijf verplicht een factuur te sturen?
Aan andere ondernemers (B2B): Ja, altijd. Dit moet voor de 15e van de maand na levering. Aan consumenten (B2C): Meestal niet, tenzij het gaat om specifieke gevallen zoals hierboven genoemd.

3. Heb ik recht op een papieren factuur?
Nee, een digitale factuur (PDF) is wettelijk gelijkgesteld aan een papieren factuur. De ontvanger moet wel akkoord gaan met elektronische facturatie, maar in de praktijk (zeker bij webshops) staat dit vaak in de algemene voorwaarden.

4. Wat als ik geen factuur krijg?
Als je ondernemer bent, heb je een factuur nodig voor je BTW-aftrek. Vraag erom bij de leverancier. Stuurt hij deze nog steeds niet? Dan kun je zelf een factuur maken (self-billing) in overleg, of de uitgave boeken zonder BTW-teruggave (maar wel als kosten).

5. Wat als een bedrijf geen factuur stuurt?
Als consument is dit meestal geen probleem, tenzij je garantie wilt claimen (dan is een betaalbewijs vaak ook genoeg). Als zakelijke klant kun je de leverancier in gebreke stellen en eisen dat ze alsnog een factuur sturen.

Termijnen en Tijd

6. Hoe lang heeft een bedrijf om een factuur te sturen?
De wettelijke termijn is: uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de levering. Lever je op 3 januari? Dan moet de factuur er voor 15 februari zijn.

7. Hoe lang mag men wachten om een factuur te sturen?
Zie hierboven. Als je te laat factureert, riskeer je een boete van de Belastingdienst (maximaal €5.278).

8. Kan een bedrijf na een jaar nog een factuur sturen?
Ja. De verjaringstermijn voor zakelijke vorderingen is 5 jaar. Voor consumentenkoop is dit 2 jaar. Een bedrijf mag dus ook na een jaar nog een factuur sturen, en jij moet die betalen (tenzij verjaard).

9. Wat als je te laat factureert?
Je loopt risico op een boete. Daarnaast komt het onprofessioneel over en kan de klant lastiger doen over de betaling. Voor de BTW moet je de omzet aangeven in het tijdvak waarin je had moeten factureren.

10. Wat is de wettelijke betaaldatum voor een factuur?
De wettelijke betaaltermijn voor bedrijven (B2B) is standaard 30 dagen, tenzij anders afgesproken (maximaal 60 dagen). Voor consumenten is er geen wettelijke termijn, maar is 14 of 30 dagen gebruikelijk. Dit moet wel duidelijk vermeld staan.

Betaling en Problemen

11. Wat moet ik doen als mijn klant zijn factuur niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Daarna een aanmaning. Als er nog niet betaald wordt, kun je een incassobureau inschakelen. Zorg dat je dossier (factuur, herinneringen) compleet is.

12. Hoe kan ik verkopen zonder factuur?
Als ondernemer mag je in principe niet 'zwart' verkopen. Alles moet in je administratie. Voor kleine bedragen aan particulieren mag je wel een kassabon gebruiken of een dagstaat bijhouden in plaats van losse facturen.

13. Hoe lang mag ik over een factuur doen?
Als klant moet je betalen binnen de gestelde termijn. Doe je dit niet, dan ben je in verzuim en mag de leverancier wettelijke rente en incassokosten rekenen.

14. Wat is een winkelfactuur?
Dit is een term die vaak gebruikt wordt voor een aankoopbewijs in een fysieke winkel (kassabon) of een factuur van een webshop. In onze context is Winkel Factuur de naam van onze software die webshop-facturatie automatiseert.

15. Mag ik een factuur weigeren?
Alleen als de factuur onjuist is (bijv. verkeerd bedrag, niet geleverd). Je moet dan 'protesteren' tegen de factuur. Doe dit schriftelijk en zo snel mogelijk.

Wie mag een factuur maken en versturen?

16. Wie maakt de facturen binnen een bedrijf?
Meestal de ondernemer zelf, de administratie of de boekhouder. Bij ZZP'ers en kleine bedrijven doe je het zelf; grotere bedrijven hebben een finance- of administratie-afdeling. Met facturatiesoftware kan iedereen met de juiste rechten in een paar klikken een correcte factuur opstellen.

17. Wie mag een factuur sturen?
Iedere ingeschreven ondernemer mag (en moet bij B2B) facturen sturen. Ook een particulier mag in incidentele gevallen een nota sturen, maar zonder BTW. Lees meer in onze gids over factuur maken als particulier.

18. Wie factureert bij verkoop via een platform?
Bij verkoop via bol.com, Amazon of een eigen webshop blijf jij als verkoper verantwoordelijk voor de factuur, niet het platform. Je kunt dit automatiseren zodat er bij elke bestelling automatisch een factuur klaarstaat.

Hoe en waar maak je een factuur?

19. Hoe maak je een factuur?
Verzamel je bedrijfsgegevens, de klantgegevens, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving en de bedragen met BTW. Het complete stappenplan staat in onze gids over factuur maken.

20. Waar kan ik een factuur maken?
Dat kan in Word of Excel, in een boekhoudpakket of in een online factuurtool. Welke optie het beste bij je past, lees je in in welk programma maak je een factuur.

21. Wat betekent 'een factuur genereren'?
Een factuur genereren betekent dat software automatisch een factuur aanmaakt op basis van je gegevens of een bestelling, inclusief factuurnummer en BTW-berekening. Je hoeft dan niets meer handmatig in te vullen.

22. Wat maakt een factuur geldig?
Een factuur is geldig als alle wettelijk verplichte gegevens erop staan: je bedrijfsgegevens, KvK- en BTW-nummer, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving en de BTW-specificatie. Check de volledige lijst in onze checklist met verplichte factuurgegevens.

Factuurnummer, e-mailadres en kosten

23. Waar moet het factuurnummer op de factuur staan?
Het factuurnummer staat duidelijk bovenaan de factuur, bij de factuurdatum. Het moet uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten in de reeks. Meer regels lees je in factuurnummer regels in Nederland.

24. Welk e-mailadres gebruik je voor facturen?
Gebruik een herkenbaar, professioneel e-mailadres zoals [email protected] of [email protected]. Vraag zakelijke klanten naar hun vaste factuuradres, zodat facturen direct bij de juiste persoon of administratie binnenkomen.

25. Wat kost het om een factuur te maken?
Een factuur maken kan gratis. Met Winkel Factuur verstuur je tot 50 facturen per maand gratis; daarna betaal je alleen voor wat je gebruikt, vanaf €2,29 per maand. Geen abonnement of verborgen kosten.

26. Wanneer heb je een factuur nodig?
Je hebt een factuur nodig bij elke zakelijke (B2B) verkoop, bij verkoop op afstand boven bepaalde grenzen en wanneer een klant erom vraagt. Voor je eigen administratie en BTW-aangifte is een factuur sowieso onmisbaar.