XRechnung erstellen: Die komplette Anleitung für Online-Händler

Was ist eine XRechnung – und warum reicht eine PDF nicht?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem rein maschinenlesbaren XML-Format. Anders als eine PDF enthält sie keine visuelle Darstellung, sondern strukturierte Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisch auslesen und verarbeiten kann. Das Format basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutscher Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber definiert.

Der häufigste Irrtum: Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. Eine PDF ist lediglich ein digitales Abbild – die Daten müssten beim Empfänger weiterhin manuell oder per OCR abgetippt werden. Eine XRechnung dagegen liefert die Daten direkt in einer Form, die Maschinen ohne Zwischenschritt verstehen.

Wenn Sie die Grundlagen der E-Rechnung in Deutschland noch einmal von Grund auf verstehen möchten, lesen Sie zuerst unseren Überblick zur E-Rechnungspflicht in Deutschland. Diese Anleitung konzentriert sich auf den praktischen Teil: das tatsächliche Erstellen einer XRechnung.

XRechnung-Pflicht: Wer muss wann eine XRechnung erstellen?

Die XRechnung ist nicht für jeden Geschäftsvorgang vorgeschrieben, aber die Pflichten weiten sich aus. Der aktuelle Stand:

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G): Hier ist die XRechnung bereits Pflicht. Bund, viele Länder und Kommunen akzeptieren Rechnungen oberhalb bestimmter Schwellen nur noch im strukturierten Format.
• Empfangspflicht im B2B: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer und Freiberufler.
• Versandpflicht im B2B: Die Pflicht, E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden, wird voraussichtlich gestaffelt zwischen 2027 und 2028 eingeführt, abhängig vom Vorjahresumsatz. Bis dahin gelten Übergangsregelungen.

Wichtig: Diese Fristen und Schwellenwerte sind zeitkritisch und können angepasst werden. Prüfen Sie den genauen Stand für Ihr Unternehmen daher immer beim Bundesfinanzministerium, beim zuständigen Finanzamt oder mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihre Prozesse umstellen.

Für Online-Händler heißt das konkret: Auch wenn Sie überwiegend an Privatkunden verkaufen, sollten Sie jetzt empfangsfähig sein und sich frühzeitig mit dem Erstellen von XRechnungen vertraut machen – spätestens, sobald Sie B2B-Kunden oder öffentliche Auftraggeber beliefern.

Die wichtigsten Pflichtfelder einer XRechnung

Eine XRechnung kennt deutlich mehr strukturierte Felder als eine klassische Papierrechnung. Wenn ein Pflichtfeld fehlt oder falsch befüllt ist, wird die Rechnung von der Eingangsplattform abgelehnt. Diese Angaben gehören in jede XRechnung:

• Leitweg-ID des Empfängers (bei öffentlichen Auftraggebern zwingend zur Zustellung)
• Rechnungsnummer – eindeutig und fortlaufend – sowie das Rechnungsdatum
• Verkäuferdaten: Name, Adresse, Steuernummer bzw. USt-IdNr.
• Käuferdaten: Name, Adresse und ggf. die USt-IdNr. des Kunden
• Rechnungspositionen mit Menge, Beschreibung und Einzelpreisen
• Steuerkategorie und Steuerbetrag je Position bzw. je Steuersatz
• Gesamtbeträge: Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung (IBAN)

Achten Sie besonders auf zwei Felder, die in der Praxis am häufigsten Probleme machen: die Leitweg-ID, die Sie vom öffentlichen Auftraggeber erhalten, und eine korrekte, gegen das VIES-System geprüfte USt-IdNr. bei B2B-Geschäften. Eine ungültige IBAN können Sie vorab mit unserem IBAN-Validator prüfen, damit die Zahlung nicht ins Leere läuft.

Einen vollständigen Überblick über alle gesetzlichen Angaben – unabhängig vom Format – finden Sie in unserer Checkliste der Pflichtangaben auf Rechnungen.

XRechnung aus einer bestehenden PDF erstellen

Viele Händler haben ihre Rechnungen bisher als PDF erzeugt – etwa aus einem Webshop oder einem Word-Template. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei null anfangen. Aus den Daten einer bestehenden Rechnung lässt sich ein strukturiertes E-Rechnungsformat ableiten.

Der Weg führt in der Regel über das UBL-Format (Universal Business Language). UBL ist ein international anerkannter, EN-16931-kompatibler Standard für elektronische Geschäftsdokumente und dient als technische Grundlage sowohl für XRechnung als auch für das PEPPOL-Netzwerk. Wer eine saubere UBL-Datei hat, ist technisch auf dem richtigen Weg zur XRechnung.

Reicht das schon? Für reine PDFs, die per E-Mail verschickt werden, gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Konvertierung und Originalerstellung: Liegt der Rechnung kein strukturierter Datensatz zugrunde, basiert die konvertierte Datei auf einer Auslesung. Validieren Sie das Ergebnis daher immer, bevor Sie es offiziell übermitteln.

Schritt für Schritt: XRechnung online erstellen

Mit der richtigen Software ist das Erstellen einer XRechnung schnell erledigt. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Empfängertyp bestimmen. Handelt es sich um einen öffentlichen Auftraggeber? Dann benötigen Sie dessen Leitweg-ID. Bei einem Unternehmen prüfen Sie die USt-IdNr.

Schritt 2: Rechnungsdaten erfassen. Tragen Sie alle Pflichtfelder ein – Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Gesamtbeträge. Achten Sie auf den korrekten MwSt-Satz (19 %, 7 % oder 0 %).

Schritt 3: Format wählen. Für reine Behörden-Rechnungen wählen Sie XRechnung (XML). Für gemischte Empfänger kann auch ein hybrides Format sinnvoll sein – mehr dazu in unserer UBL-Komplettanleitung.

Schritt 4: Validieren. Prüfen Sie die Datei gegen den EN-16931-Standard. Fehlerhafte XRechnungen werden von den Eingangsplattformen kommentarlos abgelehnt.

Schritt 5: Übermitteln und archivieren. Senden Sie die XRechnung über den korrekten Kanal (siehe nächster Abschnitt) und archivieren Sie die XML-Datei im Originalformat – 10 Jahre lang und GoBD-konform.

Suchen Sie eine Möglichkeit, eine XRechnung kostenlos und ohne Software-Installation zu erstellen? Dann sind cloudbasierte Online-Tools die einfachste Lösung – Sie brauchen lediglich einen Browser und die Rechnungsdaten.

Übermittlung: PEPPOL, ZRE und OZG-RE

Eine XRechnung wird in der Regel nicht einfach als E-Mail-Anhang verschickt. Für öffentliche Auftraggeber gibt es offizielle Übermittlungswege, die Sie kennen müssen:

• ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Für direkte Lieferanten des Bundes. Erreichbar per Webupload oder über das PEPPOL-Netzwerk.
• OZG-RE: Für Lieferanten, die über Vergabeplattformen beauftragt wurden.
• Plattformen der Länder: Viele Bundesländer betreiben eigene Eingangsportale mit jeweils eigenen Vorgaben.
• PEPPOL: Das europäische Netzwerk funktioniert wie ein E-Mail-System für E-Rechnungen – über Access Points senden und empfangen Sie Dokumente standardisiert, auch grenzüberschreitend.

Für den B2B-Bereich sind die Übermittlungswege flexibler, solange das Format stimmt. Entscheidend ist, dass der Empfänger das strukturierte Format auch verarbeiten kann. Wer auf PEPPOL setzt, ist für den europäischen Rechnungsaustausch der Zukunft gut aufgestellt – und da PEPPOL auf UBL basiert, sind UBL-fähige Tools bereits die richtige Grundlage.

XRechnungen automatisch erstellen mit Winkel Factuur

Jede XRechnung von Hand zu erstellen, über mehrere Verkaufskanäle hinweg und mit allen Pflichtfeldern, kostet Zeit und ist fehleranfällig. Winkel Factuur ist für Marktplatz- und Webshop-Händler gebaut, die korrekte E-Rechnungen brauchen, ohne über jedes Feld nachdenken zu müssen:

• Automatische Rechnungserstellung: Für jede Bestellung auf bol.com, Amazon, Shopify und WooCommerce wird automatisch eine Rechnung erzeugt – im UBL-Format als Grundlage für E-Rechnungen.
• Korrekte MwSt- und VIES-Logik: Der richtige Steuersatz je Kundenland, inklusive Reverse-Charge und OSS-Unterstützung für grenzüberschreitende Verkäufe.
• Markenkonforme Rechnungen: Alle Belege im eigenen Design, über sämtliche Kanäle hinweg.
• Bewertungs-Journeys: Automatische Bewertungsanfragen nach dem Kauf, um mehr Rezensionen zu sammeln.
• Buy-Box- und Bestands-Alerts: Benachrichtigungen bei Buy-Box-Verlust und niedrigem Lagerbestand.
• Gewinn- und MwSt-Dashboard: Umsätze, Margen und Steuerdaten über alle Marktplätze hinweg im Blick.
• Buchhaltungsintegrationen: Direkte Anbindung an Exact Online, AFAS, Twinfield und Snelstart – ohne manuelles Abtippen.

Statt Pflichtfelder und Validierungsregeln selbst zu prüfen, lassen Sie die Plattform die Regeln anwenden – und verkaufen einfach weiter.