Elektronisch Factureren: Hoe Verstuur je Facturen Digitaal?

Wat is elektronisch factureren?

Elektronisch factureren (ook wel e-facturatie of digitaal factureren genoemd) is het versturen van facturen in digitale vorm in plaats van op papier. Het doel is om het facturatieproces sneller, goedkoper en efficienter te maken.

Er zijn verschillende niveaus van elektronisch factureren:

• Basis: Een PDF-factuur als bijlage per e-mail versturen. Dit is de eenvoudigste vorm van digitaal factureren.
• Gestructureerd: Een factuur in een gestructureerd format zoals UBL (XML) versturen, zodat de ontvanger de gegevens automatisch kan inlezen in zijn boekhoudprogramma.
• Volledig geautomatiseerd: Facturen uitwisselen via een netwerk zoals Peppol, waarbij het hele proces van aanmaken tot verwerken automatisch verloopt.

Belangrijk om te weten: een ingescande papieren factuur die je per e-mail stuurt, telt strikt genomen niet als een elektronische factuur. Het gaat erom dat de factuur digitaal is aangemaakt en in digitale vorm wordt verstuurd. Een PDF die je genereert uit je facturatiesoftware telt wel als elektronische factuur.

In Nederland werken steeds meer bedrijven en overheden met e-facturatie. De overheid ontvangt alleen nog elektronische facturen via Peppol, en ook in het bedrijfsleven groeit de vraag naar gestructureerde factuurformaten.

De voordelen van digitaal factureren

Waarom zou je overstappen op elektronisch factureren? De voordelen zijn talrijk en concreet.

Financiele voordelen:

• Kostenbesparing: Geen papier, enveloppen, postzegels of printkosten meer. De gemiddelde papieren factuur kost EUR 5,- tot EUR 15,- aan verwerkingskosten. Een digitale factuur kost een fractie hiervan.
• Snellere betaling: Digitale facturen worden sneller ontvangen en verwerkt, wat leidt tot kortere betalingstermijnen. Onderzoek wijst uit dat elektronische facturen gemiddeld 5 tot 10 dagen eerder betaald worden.

Operationele voordelen:

• Minder fouten: Handmatig overtypen van factuurgegevens leidt tot fouten. Bij gestructureerde formaten zoals UBL worden gegevens automatisch ingelezen, waardoor typefouten worden geëlimineerd.
• Eenvoudiger archiveren: Digitale facturen zijn makkelijker te archiveren, doorzoeken en terugvinden dan papieren dossiers. Je voldoet bovendien eenvoudiger aan de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
• Milieuvriendelijk: Geen papierverbruik, geen transport. Een kleine maar reële bijdrage aan een duurzamere bedrijfsvoering.

Strategische voordelen:

• Betere klantervaring: Klanten ontvangen hun factuur direct en kunnen deze makkelijk opslaan en verwerken.
• Real-time inzicht: Je hebt altijd overzicht over welke facturen verstuurd zijn, welke betaald zijn en welke openstaan.
• Schaalbaarheid: Of je nu 10 of 10.000 facturen per maand verstuurt, het proces blijft hetzelfde.

Methoden om facturen digitaal te versturen

Er zijn verschillende manieren om facturen digitaal te versturen. Welke methode het beste past, hangt af van je bedrijfsgrootte, het aantal facturen en de wensen van je klanten.

1. PDF per e-mail
De meest gebruikte en laagdrempelige methode. Je maakt een PDF-factuur aan in je facturatiesoftware en stuurt deze als bijlage per e-mail naar je klant. Voordelen: eenvoudig, universeel leesbaar, geen speciale software nodig bij de ontvanger. Nadelen: de ontvanger moet de gegevens handmatig invoeren in zijn boekhouding.

2. Online facturatieportaal
Sommige facturatietools bieden een online portaal waar je klanten hun facturen kunnen inzien en downloaden. De klant ontvangt een e-mail met een link naar het portaal. Dit biedt extra functionaliteit zoals online betalen, factuurgeschiedenis bekijken en communicatie over de factuur.

3. UBL/XML via e-mail of download
Naast of in plaats van een PDF kun je een UBL-bestand (XML) meesturen. Dit is een gestructureerd bestand dat automatisch kan worden ingelezen door het boekhoudprogramma van de ontvanger. Steeds meer bedrijven vragen hierom omdat het hun eigen administratie vereenvoudigt.

4. Peppol-netwerk
Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Facturen worden via een beveiligd netwerk direct afgeleverd bij de ontvanger. Dit is de meest geavanceerde vorm van e-facturatie en wordt steeds meer de standaard voor B2B en B2G (business-to-government).

5. Integratie via boekhoudkoppelingen
Je facturatiesoftware kan direct gekoppeld zijn aan het boekhoudprogramma van je klant. De factuur wordt dan automatisch aangemaakt, verstuurd en verwerkt, zonder dat iemand er handmatig naar hoeft om te kijken. Dit is ideaal bij vaste klantrelaties met veel factuurtransacties.

PDF vs. UBL: welk formaat kiezen?

De twee meest voorkomende formaten voor elektronische facturen zijn PDF en UBL. Elk formaat heeft zijn eigen sterke punten.

PDF-factuur:

• Menselijk leesbaar: Iedereen kan een PDF openen en lezen, zonder speciale software.
• Visueel aantrekkelijk: Je kunt je factuur vormgeven met je logo, huisstijl en opmaak.
• Universeel: Elk apparaat en besturingssysteem kan PDF's weergeven.
• Nadeel: Een PDF is niet machine-leesbaar. De ontvanger moet de gegevens handmatig invoeren in zijn boekhouding, wat tijd kost en fouten kan veroorzaken.

UBL-factuur (XML):

• Machine-leesbaar: Het gestructureerde XML-formaat kan automatisch worden ingelezen door boekhoudprogramma's.
• Foutloos verwerken: Geen handmatig overtypen, dus geen typefouten.
• Gestandaardiseerd: UBL is een internationale standaard die door steeds meer software wordt ondersteund.
• Nadeel: UBL is niet prettig leesbaar voor mensen. Je hebt een viewer of converter nodig om het bestand te bekijken.

Ons advies: stuur beide formaten mee. De PDF dient als leesbare versie voor de klant en als archiefkopie. Het UBL-bestand kan door de ontvanger worden geïmporteerd in zijn boekhouding. Veel facturatietools, waaronder Winkel Factuur, genereren automatisch beide formaten bij het aanmaken van een factuur.

Sommige bedrijven en overheidsinstanties accepteren inmiddels alleen nog UBL-facturen. Het is daarom verstandig om nu al te zorgen dat je facturatiesysteem UBL ondersteunt, ook als je klanten er nog niet om vragen.

Peppol: het netwerk voor e-facturatie

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk dat speciaal is ontworpen voor het veilig uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten, zoals facturen, orders en catalogi.

Hoe werkt Peppol?
Peppol werkt vergelijkbaar met e-mail, maar dan voor zakelijke documenten. Elk aangesloten bedrijf heeft een uniek Peppol-ID. Via een toegangspunt (Access Point) wordt de factuur verzonden naar het toegangspunt van de ontvanger. De factuur komt vervolgens automatisch aan in het systeem van de ontvanger.

• Stap 1: Je maakt een factuur aan in je facturatiesoftware.
• Stap 2: De factuur wordt automatisch in het juiste formaat (Peppol BIS) aangeboden aan je Peppol Access Point.
• Stap 3: Het Access Point stuurt de factuur via het beveiligde Peppol-netwerk naar het Access Point van de ontvanger.
• Stap 4: De ontvanger ontvangt de factuur automatisch in zijn boekhoudprogramma.

Wie gebruikt Peppol?

• Nederlandse overheid: Alle Rijksoverheidsorganisaties en veel gemeenten ontvangen facturen uitsluitend via Peppol.
• Grote bedrijven: Steeds meer corporates eisen Peppol van hun leveranciers voor een efficiëntere factuurverwerking.
• Internationaal: Peppol wordt gebruikt in meer dan 30 landen, wat het ideaal maakt voor internationale handel.
• MKB: Ook voor het MKB wordt Peppol steeds toegankelijker dankzij facturatietools die Peppol standaard ondersteunen.

Voordelen van Peppol:
Volledige automatisering van het factuurproces, beveiligde verzending, internationale compatibiliteit en geen afhankelijkheid van e-mail (geen facturen die in spamfolders belanden). Peppol wordt door experts gezien als de toekomst van zakelijk factureren in Europa.

Praktische tips voor digitaal factureren

Wil je aan de slag met elektronisch factureren? Houd dan rekening met deze praktische tips:

E-mail tips:

• Duidelijk onderwerp: Gebruik een helder e-mailonderwerp, bijvoorbeeld: "Factuur [nummer] - [bedrijfsnaam] - [periode]". Dit helpt de ontvanger bij het terugvinden en voorkomt dat de e-mail als spam wordt gemarkeerd.
• Professioneel e-mailadres: Verstuur facturen vanaf een zakelijk e-mailadres (bijv. [email protected]), niet vanaf een gratis e-maildienst. Dit vergroot de betrouwbaarheid.
• Bevestiging van ontvangst: Vraag bij belangrijke facturen om een ontvangstbevestiging. Niet elke e-mail komt aan, en je wilt er zeker van zijn dat de klant je factuur heeft ontvangen.

Archivering tips:

• Bewaar altijd een kopie: Sla een kopie op van elke verzonden factuur, bij voorkeur zowel de PDF als het UBL-bestand. Je bent wettelijk verplicht om facturen minimaal 7 jaar te bewaren.
• Organiseer systematisch: Gebruik een logische mapstructuur of laat je facturatiesoftware de archivering automatisch regelen. Zorg dat je facturen snel kunt terugvinden op nummer, klant of datum.
• Maak back-ups: Digitale bestanden kunnen verloren gaan bij een computercrash. Zorg voor regelmatige back-ups, bij voorkeur in de cloud.

Betaling tips:

• Voeg een betaallink toe: Maak het je klant gemakkelijk door een directe betaallink of QR-code op de factuur te zetten. Dit versnelt de betaling aanzienlijk.
• Stel automatische herinneringen in: Gebruik je facturatiesoftware om automatisch betalingsherinneringen te sturen bij overschrijding van de betalingstermijn.
• Controleer spamfolders: Als een klant zegt geen factuur te hebben ontvangen, vraag dan om de spamfolder te controleren. E-mails met bijlagen belanden daar regelmatig.

Digitaal factureren met Winkel Factuur

Winkel Factuur biedt een complete oplossing voor webshop-ondernemers die hun facturatieproces willen digitaliseren. Het hele traject van aanmaken tot archiveren wordt automatisch afgehandeld.

Wat Winkel Factuur voor je regelt:

• Automatische PDF-generatie: Bij elke bestelling wordt automatisch een professionele PDF-factuur aangemaakt met je bedrijfslogo en alle verplichte gegevens.
• UBL-ondersteuning: Naast de PDF wordt automatisch een UBL-bestand gegenereerd, zodat zakelijke klanten de factuur direct kunnen importeren in hun boekhouding.
• E-maillevering: Facturen worden automatisch per e-mail naar de klant verstuurd, met een professionele opmaak en duidelijke begeleidende tekst.
• Webshop-integratie: Winkel Factuur koppelt direct met populaire platforms zoals WooCommerce, Shopify en bol.com. Bestellingen worden automatisch omgezet in facturen.
• Digitaal archief: Alle facturen worden veilig opgeslagen en zijn op elk moment terug te vinden. Je voldoet hiermee automatisch aan de wettelijke bewaarplicht.

Of je nu 5 of 500 bestellingen per dag verwerkt, het digitale facturatieproces verloopt volledig automatisch. Je hoeft geen facturen handmatig aan te maken, te versturen of te archiveren. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en kun je je volledig richten op het runnen van je webshop.

Elektronisch factureren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste tool is het een kwestie van instellen en vergeten. Je klanten ontvangen altijd op tijd een correcte factuur, en jouw administratie is altijd compleet.