Factuur Maken als Particulier: Regels, Uitzonderingen en KVK

Kan je als particulier een factuur maken?

Het korte antwoord is: in principe niet, maar er zijn uitzonderingen. Een factuur is in de basis een zakelijk document dat hoort bij een onderneming. De Belastingdienst en de wet gaan ervan uit dat je een onderneming drijft (met KVK-inschrijving) als je facturen verstuurt.

Toch zijn er situaties waarin je als particulier een betalingsverzoek of nota kunt sturen zonder dat je daarvoor een bedrijf hoeft op te richten. Het verschil zit in de aard en de frequentie van de transactie.

• Incidentele verkoop: Verkoop je eenmalig een tweedehands meubel of apparaat? Dan stuur je geen factuur in de formele zin, maar een betalingsbevestiging of koopovereenkomst. Dat is voldoende.

• Structurele verkoop: Verkoop je regelmatig spullen, bied je herhaaldelijk diensten aan of streef je naar winst? Dan ziet de Belastingdienst je al snel als ondernemer en moet je je inschrijven bij de KVK.

Het grijze gebied is breed. Veel mensen weten niet precies waar de grens ligt. Daarom is het verstandig om de criteria van de Belastingdienst te kennen, die we verderop in dit artikel bespreken.

Wanneer mag je als particulier factureren?

Er zijn een aantal situaties waarin je als particulier een betalingsverzoek kunt sturen zonder KVK-inschrijving. Let op: we spreken dan niet over een formele factuur in de zin van de wet, maar over een nota of betalingsbevestiging.

• Verkoop van privé-eigendommen: Als je je eigen spullen verkoopt (tweedehands meubels, een auto, oude elektronica), is dat geen bedrijfsactiviteit. Je kunt een kwitantie of betalingsbevestiging meegeven. Er is geen BTW verschuldigd en je hebt geen KVK nodig.

• Incidentele klussen: Help je eenmalig een buurman met het verven van zijn huis en ontvang je daarvoor een vergoeding? Bij een echt incidenteel karakter hoef je dit niet als onderneming te beschouwen. Wel moet je de inkomsten opgeven bij de Belastingdienst als 'resultaat uit overige werkzaamheden'.

• Margeregeling bij tweedehands goederen: Als je tweedehands goederen koopt van particulieren en doorverkoopt, kun je onder bepaalde voorwaarden de margeregeling toepassen. Dit is echter al een ondernemersactiviteit waarvoor je wel een KVK-inschrijving nodig hebt.

• Vrijwilligerswerk met vergoeding: Ontvang je een vrijwilligersvergoeding? Dan is dat geen facturatie maar een vergoeding waarvoor specifieke belastingregels gelden (maximaal EUR 2.100 per jaar en EUR 210 per maand in 2026).

De vuistregel is: als je iets eenmalig doet en geen winstoogmerk hebt, mag je als particulier een nota sturen. Zodra er regelmatigheid of winstoogmerk in het spel is, moet je je inschrijven.

KVK-nummer en facturatie: wat zijn de regels?

Het KVK-nummer (Kamer van Koophandel) is het registratienummer van je bedrijf. Als je een formele factuur verstuurt, is het KVK-nummer een verplicht gegeven op die factuur. Maar wanneer heb je dat nummer eigenlijk nodig?

• Inschrijving is verplicht bij ondernemerschap: Zodra de Belastingdienst je als ondernemer beschouwt, ben je verplicht je in te schrijven bij de KVK. Dit geldt ook voor ZZP'ers, freelancers en eenmanszaken.

• Zonder KVK geen formele factuur: Een factuur zonder KVK-nummer is voor de afnemer niet bruikbaar voor BTW-aftrek. Zakelijke klanten zullen je erom vragen en kunnen weigeren te betalen als het ontbreekt.

• Consequenties van niet-inschrijven: Als je facturert zonder KVK-inschrijving terwijl je wettelijk gezien een onderneming drijft, loop je risico's. De Belastingdienst kan naheffingen opleggen voor BTW die je had moeten afdragen. De KVK kan een boete opleggen voor het niet-inschrijven.

• Kosten van inschrijving: Inschrijven bij de KVK kost eenmalig EUR 75,45 (tarief 2026). Er zijn geen jaarlijkse kosten. Het is een relatief kleine investering die veel problemen voorkomt.

Het is belangrijk om te begrijpen dat het KVK-nummer niet alleen een administratieve formaliteit is. Het biedt ook bescherming: klanten kunnen je bedrijf verifiëren en het geeft je geloofwaardigheid als zakelijke partij.

BTW als particulier: hoe zit dat?

Een van de grootste verschillen tussen factureren als ondernemer en als particulier is de BTW (omzetbelasting). De regels zijn helder, maar worden vaak verkeerd begrepen.

• Geen BTW berekenen: Als particulier breng je geen BTW in rekening. Je hebt immers geen BTW-nummer en bent niet BTW-plichtig. Het bedrag dat je vraagt is het volledige bedrag, zonder BTW-component.

• Geen BTW-nummer: Alleen ondernemers die bij de Belastingdienst geregistreerd staan, ontvangen een BTW-nummer. Als particulier heb je dit niet en mag je het ook niet op een nota vermelden.

• Geen BTW-aftrek: Het nadeel van geen BTW afdragen is dat je ook geen BTW kunt terugvragen op je inkopen. Als je materialen koopt voor een klus, betaal je de volledige prijs inclusief BTW zonder recht op teruggave.

• Inkomsten wel opgeven: Hoewel je geen BTW hoeft af te dragen, moet je inkomsten uit incidentele verkoop of diensten wel opgeven bij je inkomstenbelasting. Dit valt onder 'resultaat uit overige werkzaamheden' (box 1).

Let op: als je als particulier toch BTW vermeldt op een nota, ben je die BTW verschuldigd aan de Belastingdienst, ook al ben je geen ondernemer. Dit staat in artikel 37 van de Wet op de Omzetbelasting. Vermeld dus nooit BTW als je daar niet toe verplicht bent.

Wat zet je op een particuliere factuur?

Hoewel het technisch geen formele factuur is, wil je toch een duidelijk betalingsverzoek opstellen. Zo voorkom je misverstanden en heb je een bewijs van de transactie. Dit zijn de gegevens die je op een particuliere nota zet:

• Je volledige naam: Voornaam en achternaam. Je hebt geen bedrijfsnaam, dus gebruik je eigen naam.

• Je adres: Volledig woonadres. Dit is nodig als bewijs van de transactie.

• Datum: De datum waarop je de nota opstelt en de datum van de levering of dienst.

• Omschrijving: Een duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan. Wees zo specifiek mogelijk, bijvoorbeeld: 'Verkoop tweedehands IKEA bureau, model BEKANT' in plaats van 'bureau'.

• Bedrag: Het totaalbedrag dat je vraagt. Vermeld expliciet dat dit bedrag inclusief of exclusief eventuele kosten is. Vermeld geen BTW.

• Betalingsgegevens: Je IBAN-nummer waarop betaald kan worden en de gewenste betaaltermijn.

Wat je er niet op zet:
• Geen KVK-nummer (je hebt het niet)
• Geen BTW-nummer (je hebt het niet)
• Geen BTW-bedrag (je bent niet BTW-plichtig)
• Geen factuurnummer (het is geen formele factuur)

Wanneer word je ondernemer voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst hanteert een aantal criteria om te bepalen of je een onderneming drijft. Het gaat niet om een hard bedrag of een exact aantal transacties, maar om een totaalbeeld. De volgende factoren spelen een rol:

• Regelmatigheid: Voer je de activiteit regelmatig uit? Eens per jaar iets verkopen is incidenteel. Elke week producten aanbieden op Marktplaats of via sociale media is dat niet.

• Winstoogmerk: Streef je ernaar om winst te maken? Als je systematisch meer vraagt dan je inkoopprijs, is er sprake van winstoogmerk. Af en toe een tweedehands artikel verkopen voor minder dan de aanschafprijs is dat niet.

• Zelfstandigheid: Bepaal je zelf je werktijden, tarieven en klanten? Of werk je in opdracht van een werkgever? Zelfstandigheid is een kenmerk van ondernemerschap.

• Debiteursrisico: Loop je het risico dat klanten niet betalen? Dit risico hoort bij ondernemerschap. Als particulier die contant verkoopt, is er geen debiteursrisico.

• Meerdere opdrachtgevers: Werk je voor meerdere klanten? Dat wijst eerder op ondernemerschap dan wanneer je een keer iets voor een buurman doet.

De Belastingdienst kijkt naar het totaalbeeld. Je hoeft niet aan alle criteria te voldoen om als ondernemer aangemerkt te worden. In de praktijk geldt: als je er structureel geld mee verdient, ben je al snel ondernemer.

Advies: wanneer moet je je inschrijven bij de KVK?

Twijfel je of je je moet inschrijven? In de meeste gevallen is het verstandiger om het wel te doen dan om het uit te stellen. Hier zijn een paar praktische richtlijnen.

• Schrijf je in als je meer dan drie keer per jaar dezelfde activiteit verricht: Verkoop je regelmatig zelfgemaakte producten? Bied je herhaaldelijk je diensten aan? Dan is inschrijving verstandig, ook als de bedragen klein zijn.

• Schrijf je in als zakelijke klanten erom vragen: Bedrijven willen een factuur met KVK-nummer voor hun administratie. Zonder KVK verlies je potentiële klanten.

• Schrijf je in als je BTW wilt terugvragen: Door je in te schrijven en een BTW-nummer aan te vragen, kun je BTW op zakelijke inkopen terugvragen. Bij grote investeringen (een laptop, gereedschap, cursussen) kan dit honderden euro's schelen.

• Overweeg de Kleineondernemersregeling (KOR): Als je omzet onder de EUR 20.000 per jaar blijft, kun je de KOR aanvragen. Je bent dan vrijgesteld van BTW-aangifte, maar hebt wel een KVK-inschrijving en kunt professionele facturen sturen.

• Gebruik facturatiesoftware vanaf het begin: Zodra je je inschrijft als ondernemer, is het verstandig om direct met facturatiesoftware te werken. Zo begin je met een nette administratie en hoef je later niet alles in te halen.

Het inschrijven bij de KVK is laagdrempeliger dan veel mensen denken. Je kunt online een afspraak maken en binnen een uur sta je ingeschreven. De voordelen van een nette, legitieme bedrijfsvoering wegen ruimschoots op tegen de kleine investering.