Automatisch Factureren

Facturen automatiseren betekent voor de meeste ondernemers: de bestelling komt binnen, en daarna gebeurt er niets meer met de hand. Winkel Factuur maakt de factuur zodra de bestelling binnenkomt, bepaalt het juiste btw-tarief per land en levert het document aan bij het verkoopkanaal waar de bestelling vandaan komt. Verkoop je op meerdere kanalen, dan gebeurt dat vanuit een administratie met een doorlopende factuurreeks.

Samenvatting

Elke bestelling wordt binnen enkele minuten een factuur, zonder handmatige tussenstap
Btw wordt per land bepaald: OSS-tarief voor EU-particulieren, verlegd bij een geldig btw-nummer
De factuur gaat terug naar het platform, niet alleen naar de mailbox van de klant
16+ platforms in een administratie, met een doorlopende factuurnummering
Directe export naar Exact Online, Twinfield en AFAS

Facturen handmatig maken per bestelling kost dagelijks tijd, en bij verkoop over meerdere kanalen lopen nummering, btw-tarieven en termijnen uiteen. Winkel Factuur factureert elke bestelling automatisch met het juiste btw-tarief, houdt een doorlopende factuurreeks aan en levert de factuur aan bij het kanaal waar de bestelling vandaan komt.

Wil je zien wat automatisch factureren voor jouw kanalen betekent? Start gratis met Winkel Factuur.Eerst losse facturen maken? Gebruik de gratis Factuur Maker.

Wat automatisch factureren in de praktijk betekent

Handmatig factureren is per bestelling een paar minuten werk: gegevens overnemen, het btw-tarief opzoeken, het nummer bijhouden, de pdf maken en versturen. Bij tien bestellingen per dag is dat een uur. Bij honderd is het een dagtaak die niemand wil hebben.

Automatisch factureren haalt die handelingen weg, maar het verschil zit niet alleen in tijd. Een geautomatiseerde factuur maakt geen typefouten in het btw-bedrag, slaat geen nummer over en vergeet geen bestelling in een drukke week. Dat zijn precies de dingen waar een controle op vastloopt.

Wat je zelf blijft doen: eenmalig je bedrijfsgegevens, je factuursjabloon en je regels instellen. Daarna kijk je alleen nog naar de uitzonderingen.

Wil je eerst de afweging lezen — wat handmatig factureren kost en wat automatiseren oplevert — dan staat die uitgebreid in de voordelen van automatisch factureren.

Van bestelling naar factuur: wat er gebeurt

De volgorde ligt vast, en elke stap gebeurt zonder dat je erbij bent.

1. De bestelling komt binnen. Winkel Factuur haalt hem op bij het verkoopkanaal, met klantgegevens, regels, verzendkosten en eventuele kortingen.
2. De btw wordt bepaald. Land van de klant, producttarief en of het een particulier of een bedrijf is — die drie samen bepalen het tarief op de factuur.
3. De factuur wordt gemaakt. Volgende nummer uit je reeks, jouw sjabloon, jouw bedrijfsgegevens, in de taal van de klant.
4. De factuur gaat naar de klant. Per e-mail, met de pdf als bijlage.
5. De factuur gaat naar het platform. Op kanalen die facturen innemen wordt het document aan de bestelling gekoppeld, zodat de klant hem in zijn account vindt.
6. De factuur gaat naar je boekhouding. Via een koppeling of als UBL-bestand.

Welke verkoopkanalen automatisch gefactureerd worden

Automatisering is pas rustig als hij al je kanalen dekt. Een pakket dat er twee doet, laat de rest handwerk.

Marktplaatsen — bol, Amazon, Etsy en de Mirakl-platformen zoals Praxis, Brico en Hornbach.
Webshops — Shopify, WooCommerce, Lightspeed, Magento, Shopware en CCVShop.
Handmatige verkoop — losse facturen die je zelf aanmaakt, in dezelfde reeks als de rest.

Btw die klopt zonder dat je hem opzoekt

Verkoop je binnen Nederland aan particulieren, dan is btw eenvoudig. Zodra je over de grens verkoopt, wordt het een tabel: elk EU-land heeft zijn eigen tarieven, en die worden met enige regelmaat aangepast.

Winkel Factuur past bij verkoop aan EU-particulieren het tarief van het land van de klant toe, volgens de OSS-regeling. Bij een zakelijke klant met een geldig btw-nummer wordt de btw verlegd, na controle van dat nummer bij de VIES-database van de Europese Commissie.

Klopt een tarief voor jouw assortiment niet — boeken, voeding en kranten hebben vaak een afwijkend tarief — dan zet je dat per product vast. Vanaf dat moment volgt elke factuur voor dat product jouw keuze.

De stap die de meeste pakketten overslaan

Vraag een facturatiepakket wat het met een marktplaatsbestelling doet, en het antwoord is bijna altijd: er wordt een pdf gemaakt en die gaat per e-mail naar de klant. Dat is de helft.

Een klant die zijn factuur zoekt, opent zelden zijn mailbox. Hij logt in bij het platform waar hij besteld heeft en kijkt bij zijn bestelling. Staat de factuur daar niet, dan stelt hij de vraag alsnog — en bij sommige platformen telt het ontbreken mee in je verkopersscore.

Winkel Factuur levert de factuur daarom terug aan het kanaal zelf, met het bestelnummer dat dat specifieke platform verwacht. Lukt een aanlevering niet, dan zie je dat terug in plaats van dat het stil blijft.

Van factuur naar boekhouding

Facturen die automatisch ontstaan maar handmatig de boekhouding in moeten, verplaatsen het werk alleen. Winkel Factuur zet ze door naar Exact Online, Twinfield en AFAS, of levert ze als UBL-bestand aan.

UBL is het formaat dat boekhoudpakketten en de overheid inlezen: dezelfde factuur, maar als gestructureerd bestand in plaats van een pdf waar iemand cijfers uit overtypt. Voor verkoop aan overheidsinstanties is aanlevering via Peppol in dat formaat verplicht.

Wanneer je toch zelf aan de knoppen wilt

Automatisch factureren betekent niet dat je de controle kwijt bent, en er zijn goede redenen om hem tijdelijk terug te nemen.

Stap je halverwege het jaar over, dan wil je niet dat er alsnog facturen ontstaan voor bestellingen die je al hebt gefactureerd. Daarvoor stel je een startdatum in: alles daarvoor blijft ongemoeid.

Werk je met offertes, aanbetalingen of leveringen in delen, dan bepaal je zelf wanneer een factuur definitief wordt. En wil je op een kanaal eerst meekijken voordat er iets uitgaat, dan zet je dat kanaal op handmatig en keur je de facturen zelf goed.

Veelgestelde vragen

Wat is automatisch factureren?

Software maakt de factuur op basis van de bestelgegevens, past het juiste btw-tarief toe en verstuurt hem — zonder dat je per bestelling iets doet. Je stelt eenmalig je bedrijfsgegevens, sjabloon en regels in; daarna loopt het door.

Hoe snel is de factuur er?

Binnen enkele minuten na binnenkomst van de bestelling. Kanalen die zelf een termijn stellen voor het aanleveren van facturen — Amazon bijvoorbeeld — laten je daarmee ruim op tijd over het document beschikken.

Kan ik mijn webshop en marktplaatsen samen automatiseren?

Ja. Bestellingen uit bol, Amazon, je eigen Shopify- of WooCommerce-webshop en de overige kanalen komen samen in een administratie, met een doorlopende factuurreeks en een btw-overzicht.

Werkt dit met mijn boekhoudpakket?

Facturen gaan door naar Exact Online, Twinfield en AFAS, of je exporteert ze als UBL-bestand. Je boekhouder ontvangt daarmee dezelfde gegevens die op de factuur staan, zonder overtypen.

Wat gebeurt er bij een retour of annulering?

Bij een retour maakt Winkel Factuur een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Ook die loopt mee in de factuurreeks en in je btw-overzicht.