Factureren en aanleveren zijn twee handelingen
Vraag een willekeurig facturatiepakket wat het doet met een bestelling van een verkoopplatform, en het antwoord is bijna altijd hetzelfde: er wordt een pdf gemaakt en die gaat per e-mail naar de klant. Dat is de helft van het werk.
De andere helft is het document terugsturen naar het platform waar de bestelling vandaan kwam. Het platform koppelt de factuur dan aan de bestelling en toont hem in het klantaccount — precies daar waar de koper hem gaat zoeken. Want een klant die een factuur nodig heeft, opent zelden zijn mailbox; hij logt in bij het platform waar hij besteld heeft.
Dat verschil is niet cosmetisch. Bij de meeste operatoren is de factuur pas officieel geleverd wanneer hij in hun systeem staat. Een pdf die alleen in een mailbox terechtkwam, bestaat voor het platform niet.
Welke platformen nemen een factuur in
Niet elk kanaal werkt hetzelfde, en dat is de belangrijkste reden waarom dit zelden goed geautomatiseerd is.
- bol — neemt de factuur via de retailer-API in en koppelt hem aan het bestelnummer. Ontbreekt hij, dan ziet de klant in zijn account geen factuur en kan hij er alsnog om vragen.
- Mirakl-marktplaatsen (Maxeda: Praxis en Brico, Hornbach, Leroy Merlin) — draaien allemaal op Mirakl, maar de operator bepaalt zelf welke documenttypen hij accepteert. Wat bij de één werkt, wordt bij de ander geweigerd.
- Amazon — regelt facturatie bij deelname aan VCS zelf; buiten VCS moet je per bestelling zelf een factuur aanleveren, binnen een termijn die meetelt in je accountprestaties.
- Eigen webshop (Shopify, WooCommerce, Lightspeed) — hier bestaat geen platformkant om naartoe te sturen; de factuur gaat rechtstreeks naar de klant.
Waar het in de praktijk misgaat
Drie dingen kosten in de praktijk de meeste tijd, en geen daarvan staat in de handleiding.
Het bestelnummer klopt net niet. Platformen hanteren vaak twee nummers: een commercieel nummer dat de klant ziet, en een technisch nummer per (deel)levering — bijvoorbeeld 9049971020 tegenover 9049971020-E. Lever je aan met het verkeerde nummer, dan koppelt het platform de factuur aan niets en krijg je geen foutmelding die dat uitlegt.
Een geslaagde upload is niet altijd een geaccepteerde upload. Sommige operatoren antwoorden met een geslaagde statuscode en weigeren het document daarna alsnog in de inhoud van hun antwoord. Wie alleen op de statuscode controleert, denkt dat alles goed ging.
Het documenttype verschilt per operator. Op Mirakl-platformen moet je aangeven wat voor document je aanlevert. Niet elke operator heeft het type voor klantfacturen aangezet; dan kun je technisch alles goed doen en blijft aanlevering onmogelijk tot de operator het inschakelt.
Facturen die ook echt bij het platform aankomen
Winkel Factuur maakt je facturen én levert ze aan bij bol en de Mirakl-marktplaatsen, met het bestelnummer dat elk platform verwacht. Mislukt er iets, dan zie je het.
Wat dit betekent voor je administratie
Als je op één kanaal verkoopt, is handmatig aanleveren te doen. Bij twee of drie kanalen wordt het een dagelijkse taak waar niemand op zit te wachten, en bij meer dan dat is het niet vol te houden — zeker niet als elk platform zijn eigen documenttype, nummerformaat en termijn hanteert.
De vraag om te stellen bij een facturatiepakket is dus niet "maakt het facturen?" maar "levert het ze ook aan bij het platform waar de bestelling vandaan komt?". Dat zijn twee verschillende antwoorden, en het tweede staat zelden op de productpagina.
Hoe Winkel Factuur dit oplost
Winkel Factuur maakt de factuur bij binnenkomst van de bestelling en levert hem daarna aan bij het platform zelf — bij bol en bij de Mirakl-marktplaatsen via hun eigen API, met het bestelnummer dat die specifieke operator verwacht. Mislukt een aanlevering, dan zie je dát terug in plaats van dat de factuur stilletjes nergens aankomt.
Verkoop je op meerdere kanalen tegelijk, dan draait dat proces per kanaal met de regels van dat kanaal, vanuit één administratie.