Mag een factuur in het Engels?
Ja. De Nederlandse regels schrijven voor welke gegevens op een factuur moeten staan, niet in welke taal. Een Engelstalige factuur is even rechtsgeldig als een Nederlandse.
Er is één voorbehoud: de Belastingdienst kan bij een controle vragen om een vertaling naar het Nederlands. In de praktijk gebeurt dat zelden bij een gangbare Engelse factuur, maar het is wel de reden om je omschrijvingen begrijpelijk te houden en geen interne afkortingen te gebruiken.
De verplichte gegevens blijven ongewijzigd: een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, je naam en adres, je btw-identificatienummer, het KvK-nummer, de gegevens van je klant, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag.
Woordenlijst: van factuur naar invoice
De termen die je het vaakst nodig hebt, in de volgorde waarin ze op het document staan:
Factuur — invoice · Factuurnummer — invoice number · Factuurdatum — invoice date · Vervaldatum — due date · Klantnummer — customer number · Referentie of kenmerk — reference · Omschrijving — description · Aantal — quantity · Stuksprijs — unit price
Subtotaal — subtotal · Korting — discount · Verzendkosten — shipping costs · Bedrag exclusief btw — amount excluding VAT · Btw-tarief — VAT rate · Btw-bedrag — VAT amount · Totaal te betalen — total amount due
Btw-nummer — VAT identification number · KvK-nummer — Chamber of Commerce number · Creditnota — credit note · Betalingsvoorwaarden — payment terms · Bankgegevens — bank details
De zin die je niet fout mag schrijven: btw verlegd
Lever je zakelijk aan een klant in een andere EU-lidstaat en verleg je de btw, dan moet dat op de factuur staan. In het Nederlands schrijf je "btw verlegd"; in het Engels is de gangbare en door de btw-richtlijn bedoelde vermelding "Reverse charge".
Zet daar beide btw-identificatienummers bij: dat van jou en dat van je klant. Zonder het nummer van je klant kun je het nultarief niet onderbouwen, en dan blijft de btw bij jou liggen.
Controleer dat nummer ook echt, via het Europese VIES-systeem, en bewaar het bewijs van die controle bij de factuur. Bij een controle is het niet genoeg dat het nummer op de factuur staat — je moet aannemelijk maken dat het op het moment van levering geldig was.
Engelstalige facturen zonder handwerk
Koppel je marktplaats of webshop aan Winkel Factuur en laat facturen automatisch ontstaan met het juiste btw-regime, de vermelding van de verlegging en een gevalideerd btw-nummer van je klant.
Valuta, datums en bedragen
Factureer je in euro's, gebruik dan het symbool of de code: € 1.250,00 of EUR 1250.00. Schrijf je voor een Engelstalig publiek, houd dan de notatie consistent binnen één document — wissel niet tussen punt en komma als scheidingsteken.
Bij datums zit de grootste misverstandkans. 09/12/2026 betekent voor een Nederlander 9 december en voor een Amerikaan 12 september. Schrijf de maand voluit (9 December 2026) of gebruik de ISO-notatie (2026-12-09).
Factureer je in een andere valuta dan de euro, dan moet het btw-bedrag ook in euro's op de factuur staan, omgerekend tegen een toegestane wisselkoers.
Verkoop je via Amazon of een ander platform?
Bij verkoop in Duitsland, Frankrijk of Italië verwacht de koper vaak een factuur in de eigen taal, niet in het Engels. Engels is dan een compromis dat zakelijke kopers accepteren maar consumenten zelden waarderen.
Voor Amazon-verkopers die aan zakelijke klanten leveren is de combinatie die telt: de juiste taal, het btw-nummer van de koper en de vermelding van de verlegging. Dat is precies de set die een geautomatiseerde facturatie voor je invult, per land en per ordertype.
Het alternatief — per bestelling handmatig een Engels sjabloon aanpassen — gaat goed tot de eerste maand met honderd orders.