Pro forma factuur betekenis

De letterlijke betekenis: "voor de vorm"

Pro forma komt uit het Latijn en betekent "voor de vorm". Je gebruikt het in het Nederlands ook buiten de administratie: een pro forma vergadering is een vergadering die alleen voor de vorm wordt gehouden.

Toegepast op een factuur betekent het precies dat: het document heeft de vorm van een factuur — afzender, ontvanger, omschrijving, bedragen, vaak zelfs een btw-regel — maar niet de gevolgen ervan.

Je komt twee schrijfwijzen tegen. Pro forma factuur los geschreven volgt het Latijn; proformafactuur aan elkaar volgt de Nederlandse regel voor samenstellingen. Beide zijn gangbaar en betekenen hetzelfde.

De juridische betekenis: drie dingen die niet gebeuren

De praktische betekenis zit in wat er níet ontstaat op het moment dat je zo'n document verstuurt of ontvangt.

Geen betalingsverplichting. Een pro forma factuur is een aankondiging, geen vordering. De verplichting om te betalen komt voort uit de overeenkomst, niet uit dit document.

Geen btw-schuld. De verkoper wordt de btw niet verschuldigd door het versturen van een pro forma factuur. De btw wordt pas verschuldigd op het moment dat de echte factuur wordt uitgereikt, of uiterlijk op de wettelijke uiterste uitreikdatum.

Geen recht op aftrek. De ontvanger kan de btw die erop staat niet aftrekken. Dat kan alleen op basis van een factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet.

Waarmee hij verward wordt

Offerte. Een offerte is een aanbod dat je klant kan aannemen of afwijzen; de prijs staat nog ter discussie. Een pro forma factuur gaat een stap verder: de afspraak is al rond, alleen het geld en de goederen zijn nog niet verplaatst.

Orderbevestiging. Die bevestigt dat je de bestelling hebt ontvangen en gaat uitvoeren. Een pro forma factuur is specifieker gericht op het bedrag dat vooruit betaald of bij de douane aangegeven moet worden.

Gewone factuur. Het verschil is niet de lay-out maar de status. Zet er "pro forma" op en het is er geen; laat je dat weg en geef je hem een factuurnummer uit je reguliere reeks, dan heb je in de praktijk een factuur uitgereikt — met alle gevolgen van dien.

Creditnota. Die corrigeert een eerdere factuur achteraf. De pro forma factuur loopt juist vooruit.

Je hebt er een ontvangen: wat nu?

Boek hem niet als inkoopfactuur. Hij hoort niet in je crediteurenadministratie, want er staat geen vordering tegenover.

Trek de btw niet af in je aangifte. Doe je dat toch en volgt er een controle, dan draai je de aftrek terug — de leverancier heeft die btw immers nooit afgedragen.

Betalen mag wel, en dat is vaak precies de bedoeling: veel leveranciers sturen een pro forma factuur zodat je de vooruitbetaling kunt doen. Vraag daarna om de definitieve factuur; die heb je nodig voor je administratie.

Blijft die definitieve factuur uit, dan mis je de onderbouwing voor je kosten én voor je btw-aftrek. Dat is het enige echte risico van dit document: niet wat erop staat, maar wat er daarna niet komt.

Wanneer je hem zelf verstuurt

Drie situaties komen het vaakst voor. Bij vooruitbetaling, als je een nieuwe klant niet op rekening wilt laten kopen. Bij export buiten de EU, waar de douane vooraf wil weten wat er in de zending zit en wat het waard is. En bij interne goedkeuring, als de inkoopafdeling van je klant een bedrag op papier nodig heeft voordat er een inkooporder ontstaat.

Zet in alle gevallen het woord "pro forma" prominent op het document en geef het geen nummer uit je gewone factuurreeks. Gebruik een aparte nummering, bijvoorbeeld met een eigen voorvoegsel.

Vermeld de btw ter informatie, met de aantekening dat het om een pro forma document gaat. Zo weet je klant welk bedrag er straks komt, zonder dat er een aftrekbaar document ontstaat.

Na betaling volgt de echte factuur, met de datum van dat moment. Hoe je die opstelt en welke gegevens er verplicht op moeten, staat in onze gids over het maken van een proforma factuur en de definitieve opvolger daarvan.