Waarom is FBA facturatie zo complex?
Bij reguliere e-commerce is facturatie simpel: je verstuurt vanuit één locatie, met één BTW-nummer. Bij Amazon FBA wordt dit complexer:
- Meerdere warehouses: Je product kan vanuit Duitsland, Frankrijk of Nederland verzonden worden
- BTW per land: Elk warehouse-land heeft mogelijk een ander BTW-tarief
- Amazon Business: Zakelijke klanten eisen facturen met hun BTW-nummer
- Strikte deadlines: Facturen moeten binnen 24 uur geupload zijn
- Defect Rate: Missende facturen tellen tegen je account
Optie 1: Amazon VCS (VAT Calculation Service)
Amazon biedt een ingebouwde dienst genaamd VCS die automatisch facturen genereert.
Voordelen:
- Gratis inbegrepen
- Automatisch genereren en uploaden
- Geen externe software nodig
Nadelen:
- Vaak foutieve BTW-berekening bij complexe situaties
- Geen controle over layout of inhoud
- Problemen bij meerdere BTW-nummers
- Geen boekhoudkoppeling
- Beperkte ondersteuning bij problemen
Eerlijk gezegd is VCS prima voor kleine verkopers met simpele situaties, maar niet geschikt voor professionele sellers.
Optie 2: Handmatig uploaden
Je kunt facturen handmatig maken en uploaden via Seller Central.
Proces:
1. Download orders uit Seller Central
2. Maak factuur in Word/Excel of boekhoudsoftware
3. Export als PDF
4. Upload via 'Manage Orders' in Seller Central
Problemen:
- Extreem tijdrovend (5+ minuten per factuur)
- Foutgevoelig (verkeerde bedragen, BTW)
- Niet schaalbaar (10+ orders/dag onhaalbaar)
- Makkelijk deadlines missen
Optie 3: Automatisering met software
De professionele aanpak: externe software die automatisch facturen maakt en uploadt.
Hoe het werkt met Winkel Factuur:
1. Koppeling: Verbind je Amazon Seller Central account
2. Order import: Elke 15 minuten worden nieuwe orders opgehaald
3. Warehouse detectie: We herkennen uit welk land de zending komt
4. BTW-berekening: Correcte BTW op basis van warehouse en klantlocatie
5. Factuur genereren: Professionele PDF met alle vereiste gegevens
6. Auto-upload: Factuur wordt direct naar Amazon gestuurd
7. Boekhouding: Optionele sync met je administratie
BTW-complexiteit bij FBA
Dit is waar veel verkopers de mist in gaan. Stel: je hebt voorraad in Duitsland liggen en verkoopt aan een Nederlandse klant.
Vragen die je moet beantwoorden:
- Welk BTW-nummer gebruik je? (Duits of Nederlands?)
- Welk BTW-tarief? (19% Duits of 21% Nederlands?)
- Waar doe je aangifte?
De vuistregel: je factureert met het BTW-nummer van het land waar de goederen liggen. Bij Pan-European FBA betekent dit dat je in meerdere landen geregistreerd moet zijn.
Winkel Factuur houdt hier automatisch rekening mee en past de juiste BTW toe op basis van warehouse-informatie uit Amazon.
Veelgemaakte fouten
- Fout 1: VCS gebruiken zonder te controleren of facturen kloppen
- Fout 2: Geen facturen uploaden voor B2B orders (Amazon Business)
- Fout 3: Verkeerd BTW-nummer gebruiken (NL terwijl uit DE verzonden)
- Fout 4: Creditnota's vergeten bij retouren
- Fout 5: Facturen te laat uploaden (>24 uur na verzending)