Waarom zijn facturen zo belangrijk voor bol.com?
Bol.com hanteert strenge regels rond facturatie, en dat is niet zomaar. Zakelijke klanten hebben facturen nodig voor hun boekhouding en BTW-aftrek. Particuliere klanten hebben recht op een bon of factuur als bewijs van aankoop.
Maar wat veel verkopers niet weten: bol.com meet hoe snel en correct je facturen uploadt. Dit valt onder de 'Service Levels' en telt mee voor je prestatiescores. Een lage score kan leiden tot:
- Minder zichtbaarheid in de zoekresultaten
- Het mislopen van het 'Bol Partner' badge
- In ernstige gevallen: schorsing van je verkopersaccount
Verplichte gegevens op een bol.com factuur
Volgens de Nederlandse wetgeving en bol.com's eigen voorwaarden moet elke factuur minimaal deze gegevens bevatten:
- Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer (bijv. INV-2025-0001)
- Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld
- Jouw bedrijfsgegevens: Naam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer
- Klantgegevens: Naam en adres van de koper (exact zoals op de bestelling)
- Bol.com ordernummer: Dit is essentieel voor koppeling met de bestelling
- Productomschrijving: Duidelijke beschrijving van de geleverde producten
- Aantal en eenheidsprijs: Prijs per product exclusief BTW
- BTW-percentage en -bedrag: 21%, 9% of 0% afhankelijk van het product
- Totaalbedrag: Inclusief en exclusief BTW
Binnen hoeveel tijd moet je de factuur uploaden?
Hier maken veel verkopers een fout. Bol.com verwacht dat facturen binnen 24 uur na verzending worden geupload. Persoonlijk raad ik aan om dit nog sneller te doen - het liefst automatisch zodra de verzendbevestiging is gegeven.
Waarom zo snel? Zakelijke klanten klagen direct als ze geen factuur ontvangen. En elke klacht telt tegen je prestatiescores. Met 100 orders per dag is handmatig factureren simpelweg niet haalbaar.
Veelgemaakte fouten bij bol.com facturen
Na jaren ervaring met bol.com verkopers zien we steeds dezelfde fouten terugkomen:
- Fout 1: Verkeerde klantgegevens - Let op: gebruik exact de gegevens uit de bol.com bestelling, niet je eigen klantendatabase
- Fout 2: Ontbrekend ordernummer - Zonder ordernummer kan de klant (en bol) de factuur niet koppelen
- Fout 3: Onjuiste BTW-berekening - Vooral bij gemengde BTW-tarieven gaat dit fout
- Fout 4: Te late upload - Handmatig factureren leidt bijna altijd tot vertragingen
- Fout 5: PDF niet leesbaar - Sommige factuurprogramma's maken slechte PDF's die niet te openen zijn
Automatisch factureren voor bol.com
Eerlijk gezegd is handmatig factureren voor bol.com niet meer van deze tijd. Met tientallen tot honderden orders per dag is het onmogelijk om elke factuur handmatig op te maken en te uploaden.
Winkel Factuur koppelt direct met je bol.com account en doet het volgende:
- Haalt automatisch alle nieuwe orders op
- Maakt binnen minuten een conforme factuur aan
- Uploadt de factuur direct naar bol.com
- Slaat alles netjes op voor je boekhouding
Dit scheelt niet alleen uren werk, maar voorkomt ook klachten en verbetert je prestatiescores.
Wat verandert er in 2025?
Bol.com scherpt de regels regelmatig aan. Voor 2025 zijn deze veranderingen relevant:
- Strengere handhaving van de 24-uurs uploadtermijn
- Automatische controles op BTW-nummers bij zakelijke klanten
- Uitgebreide rapportages over factuurprestaties in het verkopersportaal
De boodschap is duidelijk: bol.com verwacht professionele facturatie. Verkopers die dit niet op orde hebben, lopen risico.