Wettelijke bewaartermijn: 7 jaar
In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht voor administratie, waaronder facturen. De belangrijkste regels:
Bewaartermijn: Minimaal 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar
Leesbaarheid: Facturen moeten gedurende de hele periode leesbaar blijven
Integriteit: De inhoud mag niet gewijzigd kunnen worden
Toegankelijkheid: Bij controle moet je facturen kunnen overleggen
Bij een belastingcontrole moet je alle facturen kunnen tonen. Ontbreken er facturen, dan kan de Belastingdienst schattingen maken en naheffingen opleggen.
Opties voor digitale archivering
Er zijn verschillende manieren om je BOL facturen te archiveren:
1. Lokale opslag (niet aanbevolen)
Opslaan op je computer of externe harde schijf. Risico: apparaat kan stukgaan, verloren raken of gestolen worden.
2. Cloud opslag (Google Drive, Dropbox)
Veiliger dan lokaal, maar vereist handmatig uploaden en organiseren. Risico: ongestructureerd archief.
3. Boekhoudprogramma
Programma's als Moneybird of e-Boekhouden bewaren facturen, maar vaak alleen facturen die in het systeem zijn aangemaakt.
4. Gespecialiseerde facturatiesoftware (aanbevolen)
Software zoals Winkel Factuur archiveert alle facturen automatisch, veilig en gestructureerd.
Automatische archivering met Winkel Factuur
Bij Winkel Factuur wordt elke factuur automatisch gearchiveerd. Dit zijn de voordelen:
✅ Automatisch: Geen handmatig uploaden of organiseren
✅ Veilig: Opslag in beveiligde datacenters (GDPR-compliant)
✅ Gestructureerd: Facturen per jaar, maand en klantnummer
✅ Doorzoekbaar: Zoek op factuurnummer, klant of datum
✅ Exporteerbaar: Download alle facturen als ZIP of CSV
✅ 7+ jaar bewaard: Voldoet aan wettelijke eisen
Je hoeft nooit meer na te denken over je factuurarchief – alles gebeurt automatisch.
Tips voor goede factuurarchivering
Of je nu kiest voor automatische of handmatige archivering, houd rekening met:
📁 Consistente naamgeving: Gebruik een vast formaat (bijv. 2025-0001_klantnaam.pdf)
📅 Organisatie per periode: Sorteer facturen per jaar en kwartaal
🔒 Back-up: Zorg voor een kopie op een andere locatie
🔍 Indexering: Maak een overzicht van alle factuurnummers
📧 E-mail bewaren: Houd ook verzonden e-mails met facturen bij
Met Winkel Factuur worden al deze best practices automatisch toegepast, zodat jij je kunt focussen op ondernemen.