Wat is e-facturatie precies?
E-facturatie is niet hetzelfde als een PDF per e-mail versturen. Het gaat om gestructureerde elektronische facturen die automatisch door systemen kunnen worden gelezen en verwerkt.
Wat het WEL is:
- Een factuur in een standaard dataformat (zoals UBL of Peppol BIS)
- Machineleesbaar en automatisch te verwerken
- Uitgewisseld via beveiligde netwerken
Wat het NIET is:
- Een PDF als bijlage in een e-mail
- Een gescande papieren factuur
- Een Word of Excel document
Wat zijn UBL en Peppol?
De twee meest voorkomende standaarden zijn:
UBL (Universal Business Language):
Een XML-gebaseerd formaat voor zakelijke documenten. UBL 2.1 is de meestgebruikte versie in Nederland.
Peppol:
Een Europees netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Peppol gebruikt UBL als basis maar voegt een transport- en adresseringslaag toe.
In de praktijk: je maakt een UBL-factuur en verstuurt deze via het Peppol-netwerk naar je klant.
Is e-facturatie nu al verplicht?
De situatie verschilt per sector:
Overheid (B2G):
Al sinds 2017 verplicht. Als je aan de overheid levert, moet je e-facturen sturen via Peppol.
Groot zakelijk (B2B):
Nog niet wettelijk verplicht, maar veel grote bedrijven accepteren alleen nog e-facturen.
MKB en consumenten (B2C):
Nog geen verplichting. PDF-facturen zijn nog steeds toegestaan.
De trend:
De EU werkt aan wetgeving om e-facturatie verplicht te maken voor alle B2B-transacties. Verwachte invoering: 2028-2030.
Voordelen van e-facturatie
- Snellere verwerking: Geen handmatig overtypen nodig
- Minder fouten: Data wordt automatisch gevalideerd
- Lagere kosten: Tot 60% goedkoper dan papieren facturen
- Snellere betaling: Facturen komen direct in het systeem van de klant
- Milieuvriendelijk: Geen papier, geen verzending
- Audit trail: Alles is digitaal traceerbaar
Hoe bereid je je voor?
Hoewel e-facturatie voor B2C nog niet verplicht is, is het slim om je voor te bereiden:
- Check je software: Kan je huidige facturatiesoftware UBL genereren?
- Peppol-registratie: Overweeg een Peppol-ID aan te vragen
- Informeer je klanten: Laat ze weten dat je e-facturen kunt sturen
- Test het proces: Verstuur een paar test-e-facturen
- Train je team: Zorg dat iedereen begrijpt hoe het werkt
E-facturatie met Winkel Factuur
Winkel Factuur ondersteunt e-facturatie volledig:
UBL-export:
Elke factuur kan worden geëxporteerd in UBL 2.1 formaat.
Peppol-ready:
Verzending via Peppol-netwerk wordt ondersteund (aanvullende configuratie nodig).
Backwards compatible:
Natuurlijk blijven ook PDF-facturen beschikbaar voor klanten die nog niet klaar zijn voor e-facturatie.
Zo ben je voorbereid op de toekomst, maar kun je nu nog gewoon werken zoals je gewend bent.