Factuur Maken in Excel: Handleiding met Sjablonen en Formules

Waarom kiezen voor Excel?

Excel is een logisch startpunt voor facturatie. Bijna iedereen heeft toegang tot het programma (of het gratis alternatief Google Sheets) en de basiswerking is bekend. Je hebt geen extra software nodig en kunt direct aan de slag.

Voordelen van factureren in Excel:
• Geen extra kosten: Als je al Microsoft Office of Google Workspace hebt, hoef je niets extra aan te schaffen.
• Volledige controle: Je bepaalt zelf de indeling, kleuren en opmaak van je factuur.
• Flexibel: Je kunt het sjabloon aanpassen aan je specifieke situatie, of het nu gaat om producten, diensten of een combinatie.
• Vertrouwd: De meeste ondernemers kennen Excel en kunnen er zonder cursus mee overweg.

Excel is vooral geschikt als je net begint met ondernemen en nog maar een paar facturen per maand verstuurt. Het is een prima manier om te leren welke gegevens op een factuur moeten staan en hoe BTW-berekeningen werken. Maar zoals we verderop bespreken, heeft Excel ook serieuze beperkingen bij groeiende verkopen.

Gebruik je liever Google Sheets? De stappen en formules in dit artikel werken vrijwel identiek in Google Sheets. Het enige verschil is dat je het document online opent in plaats van op je computer.

Stap-voor-stap: factuur maken in Excel

Laten we samen een factuur opbouwen in Excel. Open een nieuw, leeg werkblad en volg de onderstaande stappen.

Stap 1: De kop van je factuur
Voeg bovenaan je bedrijfsgegevens toe. Gebruik de eerste rijen voor:
• Bedrijfsnaam (eventueel met logo als afbeelding)
• Vestigingsadres
• KvK-nummer en BTW-identificatienummer
• Telefoon en e-mailadres
Rechts daarvan plaats je het woord 'FACTUUR' in een groot lettertype, het factuurnummer en de factuurdatum.

Stap 2: Klantgegevens
Onder de kop reserveer je een blok voor de gegevens van je klant:
• Bedrijfsnaam of naam van de particulier
• Adres
• Eventueel BTW-nummer (bij zakelijke klanten)
Laat een lege rij tussen de kop en de klantgegevens voor een overzichtelijke indeling.

Stap 3: Factuurregels aanmaken
Maak een tabel met de volgende kolommen:
• Kolom A: Omschrijving (bijv. 'Draadloze muis model Z500')
• Kolom B: Aantal
• Kolom C: Prijs per stuk (excl. BTW)
• Kolom D: BTW-tarief (21% of 9%)
• Kolom E: Totaal excl. BTW (formule: =B2*C2)
Maak de kopteksten van de kolommen vetgedrukt en gebruik een lichte achtergrondkleur voor de koprij.

Stap 4: Subtotaal, BTW en totaal
Onder de factuurregels voeg je drie samenvattingsrijen toe:
• Subtotaal excl. BTW: De som van alle regels in kolom E.
• BTW-bedrag: Het berekende BTW-bedrag op basis van de tarieven.
• Totaal incl. BTW: Subtotaal plus BTW-bedrag. Dit is het bedrag dat je klant moet betalen.

Stap 5: Betalingsgegevens
Voeg onderaan de factuur een sectie toe met:
• IBAN-bankrekeningnummer en tenaamstelling
• Betalingstermijn (bijv. 'Betalen binnen 14 dagen')
• Betalingskenmerk (het factuurnummer)
Sla het bestand op als Excel-bestand (.xlsx) zodat je het als sjabloon kunt hergebruiken, en exporteer het als PDF om naar je klant te sturen.

Handige Excel-formules voor facturen

De kracht van Excel zit in de formules. Met een paar eenvoudige formules automatiseer je de berekeningen op je factuur, zodat je geen rekenfouten maakt.

Regeltotaal berekenen:
In kolom E bereken je het totaal per factuurregel. Als het aantal in cel B5 staat en de stuksprijs in C5, gebruik je:
=B5*C5
Kopieer deze formule naar beneden voor elke factuurregel.

Subtotaal berekenen:
Het subtotaal is de som van alle regeltotalen. Als je factuurregels in E5 tot en met E15 staan:
=SOM(E5:E15)
Deze formule telt automatisch alle bedragen op, ook als je later regels toevoegt.

BTW berekenen:
Voor het BTW-bedrag bij 21% gebruik je:
=E160,21
Waarbij E16 de cel met het subtotaal is. Bij 9% BTW gebruik je uiteraard =E160,09. Heb je producten met verschillende tarieven? Dan moet je per tarief een apart subtotaal en BTW-berekening maken.

Totaal inclusief BTW:
=E16+E17
Waarbij E16 het subtotaal is en E17 het BTW-bedrag. Dit is het eindbedrag op je factuur.

Afronden op centen:
Om bedragen netjes op twee decimalen af te ronden, gebruik je de AFRONDEN-functie:
=AFRONDEN(B5*C5;2)
Dit voorkomt dat je bedragen krijgt met drie of meer decimalen, wat onprofessioneel oogt en tot afrondingsverschillen kan leiden.

Gratis Excel factuursjabloon

Je hoeft niet per se zelf een factuur vanaf nul op te bouwen. Er zijn veel gratis Excel-sjablonen beschikbaar die je als startpunt kunt gebruiken. Maar niet elk sjabloon is geschikt voor de Nederlandse markt.

Waar moet een goed sjabloon aan voldoen?
• Nederlandse taal: Veel gratis sjablonen zijn in het Engels. Zorg dat alle teksten in het Nederlands zijn, inclusief 'Factuurnummer', 'BTW', en 'Totaal inclusief BTW'.
• Alle verplichte velden: Controleer of er velden zijn voor KvK-nummer, BTW-nummer, factuurnummer, factuurdatum, klantgegevens en BTW-specificatie.
• BTW-berekening: Het sjabloon moet de BTW automatisch berekenen op basis van het toegepaste tarief.
• Professionele opmaak: Een nette indeling met duidelijke koppen, tabellijnen en voldoende witruimte.

Indeling van een goed sjabloon:
• Bovenste gedeelte: Ruimte voor je bedrijfslogo, naam, adres, KvK en BTW-nummer. Aan de rechterkant het factuurnummer, de datum en betalingstermijn.
• Middengedeelte: Klantgegevens links, eventueel een referentienummer rechts.
• Tabel: Kolommen voor omschrijving, aantal, prijs per eenheid, BTW-tarief en regeltotaal.
• Onderste gedeelte: Subtotaal, BTW-bedrag, totaal inclusief BTW, en daaronder de betalingsinstructies met IBAN.

Tip: Sla je sjabloon op als apart bestand dat je niet overschrijft. Maak voor elke nieuwe factuur een kopie van het sjabloon. Zo houd je het origineel intact en kun je altijd terugvallen op een schone versie. Geef elke factuur een duidelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld 'Factuur-2026-001-Klantnaam.xlsx'.

De beperkingen van Excel voor facturatie

Excel is een goed startpunt, maar heeft serieuze beperkingen als je facturatie serieus wilt aanpakken. Naarmate je meer facturen maakt, worden deze nadelen steeds duidelijker.

Geen automatische nummering:
In Excel moet je zelf bijhouden welk factuurnummer aan de beurt is. Vergeet je een nummer bij te werken, dan heb je een dubbel nummer of een gat in je reeks. Beide zijn niet toegestaan volgens de Belastingdienst. Bij tientallen facturen per maand is dit een bron van fouten.

Geen betalingsstatus:
Excel vertelt je niet welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Je moet handmatig een overzicht bijhouden of je bankafschriften controleren. Dit maakt het lastig om openstaande facturen op te volgen en herinneringen te sturen.

Foutgevoelig:
Een tikfout in een formule, een per ongeluk verwijderde cel of een verkeerde celverwijzing: het is zo gebeurd. En het vervelende is dat je de fout vaak pas ontdekt als je klant klaagt of de Belastingdienst vragen stelt. Er is geen automatische controle op volledigheid of correctheid.

Geen PDF-automatisering:
Elke factuur moet je handmatig exporteren naar PDF en per e-mail versturen. Bij 5 facturen is dat te doen, bij 50 per maand ben je er uren mee bezig. Bovendien moet je de PDF's apart opslaan voor je administratie.

Geen koppeling met webshop of boekhouding:
Excel staat op zichzelf. Het kan niet automatisch bestellingen uit je webshop ophalen, facturen doorsturen naar je boekhoudprogramma, of BTW-aangiftes voorbereiden. Alles moet je handmatig overnemen, wat extra tijd kost en de kans op fouten vergroot.

Excel vs. facturatiesoftware

Wanneer is Excel nog goed genoeg, en wanneer is het tijd om over te stappen naar facturatiesoftware? De keuze hangt af van je situatie.

Excel is geschikt als:
• Je minder dan 10 facturen per maand maakt.
• Je geen webshop hebt en handmatig factureert aan een beperkt aantal klanten.
• Je net begint met ondernemen en wilt leren hoe facturatie werkt.
• Je budget beperkt is en je nog geen software wilt aanschaffen.

Facturatiesoftware is beter als:
• Je meer dan 10 facturen per maand verstuurt.
• Je producten verkoopt via een webshop of marktplaats.
• Je behoefte hebt aan automatische BTW-berekening en factuurnummering.
• Je een koppeling wilt met je boekhoudprogramma (Exact, Moneybird, e-Boekhouden).
• Je inzicht wilt in openstaande facturen en betalingsstatussen.

Vergelijking op een rij:
• Kosten: Excel is gratis (als je Office hebt), facturatiesoftware kost vaak een klein maandbedrag.
• Snelheid: In Excel maak je elke factuur handmatig. Software genereert facturen automatisch in seconden.
• Fouten: Excel biedt geen controle op volledigheid. Software controleert automatisch of alle verplichte velden zijn ingevuld.
• Schaalbaarheid: Excel wordt onwerkbaar bij grote aantallen. Software schaalt moeiteloos mee.
• Integraties: Excel staat los van je andere systemen. Software koppelt met je webshop, boekhouding en bank.

De kosten van facturatiesoftware verdien je al snel terug door de tijdwinst. Als je 30 minuten per factuur bespaart en 20 facturen per maand maakt, bespaar je 10 uur per maand. Dat is tijd die je kunt besteden aan het laten groeien van je onderneming.

Overstappen naar automatische facturatie

De overstap van Excel naar facturatiesoftware hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt stap voor stap overschakelen zonder dat je huidige werkwijze direct hoeft te stoppen.

Zo maak je de overstap:
• Stap 1: Kies facturatiesoftware die past bij je situatie. Verkoop je via een webshop? Kies dan software die direct koppelt met je verkoopkanaal.
• Stap 2: Stel je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer, logo en bankgegevens.
• Stap 3: Configureer je factuurnummering. De software telt automatisch door vanaf het nummer dat je opgeeft.
• Stap 4: Koppel je webshop of marktplaats. Nieuwe bestellingen genereren automatisch een factuur.
• Stap 5: Test de eerste facturen en controleer of alles correct is. Pas de opmaak aan naar je huisstijl.

Waarom Winkel Factuur voor webshophouders?
Winkel Factuur is speciaal ontwikkeld voor webshophouders en online verkopers. De software koppelt direct met je webshop en genereert automatisch een factuur bij elke bestelling. Alle verplichte gegevens worden ingevuld, de BTW wordt correct berekend en de factuur wordt als PDF verstuurd naar je klant.

Wat je wint door over te stappen:
• Uren per week: Geen handmatig factuurtjes maken meer in Excel.
• Nul fouten: Automatische controle op alle verplichte velden en correcte BTW-berekening.
• Overzicht: Zie in een oogopslag welke facturen verstuurd, betaald of openstaand zijn.
• Boekhoudkoppeling: Facturen worden automatisch doorgestuurd naar je boekhoudprogramma.
• Gemoedsrust: Bij een controle van de Belastingdienst is je administratie altijd op orde.

Je Excel-sjabloon heeft je goed geholpen als startpunt. Maar als je bedrijf groeit, groeit ook je facturatiebehoefte. Automatisering is dan geen luxe maar een noodzaak om efficient en foutloos te blijven werken.