Factuur Maken in Word: Sjablonen en Praktische Tips

Wanneer is Word geschikt voor facturen?

Microsoft Word is een prima hulpmiddel als je net begint met ondernemen of maar af en toe een factuur hoeft te sturen. Het is laagdrempelig, gratis beschikbaar via veel computerbundels en je hebt geen technische kennis nodig om ermee te werken.

Word is vooral geschikt in de volgende situaties:

• Je stuurt minder dan 10 facturen per maand: Bij een laag volume is handmatig factureren nog goed te doen. Je hebt geen complexe automatisering nodig en kunt elke factuur individueel opmaken.

• Je verkoopt diensten aan een klein aantal klanten: Als freelancer of ZZP'er met een beperkt klantenbestand houd je gemakkelijk overzicht. Je kunt per klant een map aanmaken en daar je Word-facturen opslaan.

• Je hebt geen webshop of online verkoopkanaal: Zodra je online verkoopt via platforms als Shopify, WooCommerce of bol.com, heb je geautomatiseerde facturatie nodig. Maar als je lokaal of op projectbasis werkt, volstaat Word prima.

• Je wilt volledige controle over de opmaak: Word biedt maximale flexibiliteit qua lay-out. Je kunt alles precies naar wens aanpassen, van lettertype tot kleurgebruik. Dat kan bij sommige facturatieprogramma's beperkter zijn.

Stap-voor-stap: factuur maken in Word

Hieronder leggen we uit hoe je vanaf nul een factuur maakt in Word. Volg deze stappen en je hebt binnen een kwartier een bruikbare factuur.

Stap 1: Open een nieuw document
Start Word en open een leeg document. Stel de pagina in op A4-formaat (Indeling > Formaat > A4). Kies marges van 2 cm aan alle zijden voor een nette opmaak.

Stap 2: Plaats je logo en bedrijfsgegevens
Voeg bovenaan je bedrijfslogo in via Invoegen > Afbeeldingen. Plaats daarnaast of eronder je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN. Gebruik een iets groter lettertype voor je bedrijfsnaam (bijv. 16pt) en een kleiner lettertype voor de overige gegevens (10pt).

Stap 3: Voeg de klantgegevens en factuurdatum toe
Maak een sectie onder je eigen gegevens met de naam en het adres van de klant. Rechts daarvan of eronder zet je de factuurdatum, het factuurnummer en de leverdatum. Gebruik een tabel met onzichtbare randen om alles netjes uit te lijnen.

Stap 4: Maak een tabel voor de factuurregels
Ga naar Invoegen > Tabel en maak een tabel met de volgende kolommen:
• Omschrijving: Beschrijving van het product of de dienst
• Aantal: Het aantal geleverde eenheden
• Prijs per stuk: De prijs exclusief BTW per eenheid
• BTW-tarief: Het toepasselijke BTW-percentage
• Totaal: Het totaalbedrag per regel

Stap 5: Bereken de totalen
Onder de tabel voeg je drie regels toe: het subtotaal (exclusief BTW), het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW. Let op: Word rekent niet automatisch, dus je moet deze bedragen zelf berekenen en invullen. Controleer altijd of de optelling klopt.

Stap 6: Voeg betalingsgegevens en voettekst toe
Onderaan de factuur vermeld je de betalingstermijn (bijvoorbeeld '14 dagen'), je IBAN en eventueel een vriendelijke betalingsherinnering. In de voettekst kun je je KvK-nummer en BTW-nummer herhalen.

Je eigen factuursjabloon opslaan

Als je eenmaal een mooie factuur hebt gemaakt in Word, wil je die niet elke keer opnieuw maken. Door het op te slaan als sjabloon bespaar je veel tijd bij toekomstige facturen.

Opslaan als Word-sjabloon (.dotx)
Ga naar Bestand > Opslaan als en kies als bestandstype 'Word-sjabloon (*.dotx)'. Word slaat dit bestand op in je sjablonenmap. De volgende keer dat je een factuur wilt maken, ga je naar Bestand > Nieuw > Persoonlijk en selecteer je jouw sjabloon. Er opent dan een nieuw document gebaseerd op je sjabloon, zonder dat het origineel wordt overschreven.

Tips voor slim sjabloongebruik:

• Gebruik tijdelijke aanduidingen: Zet op plekken die je elke keer invult een duidelijke aanduiding, zoals [KLANTNAAM], [FACTUURNUMMER] of [DATUM]. Zo vergeet je niets in te vullen.

• Houd versiebeheer bij: Sla je sjabloon op met een versienummer, bijvoorbeeld 'factuur-sjabloon-v2.dotx'. Zo weet je altijd welke versie de meest recente is als je aanpassingen doorvoert.

• Maak varianten voor verschillende situaties: Heb je klanten in het buitenland? Maak een apart sjabloon met Engelstalige teksten en de juiste BTW-vermelding. Zo hoef je niet elke keer dezelfde aanpassingen te doen.

Word vs. Excel voor facturen

Een veelgestelde vraag is: moet ik mijn facturen maken in Word of in Excel? Beide hebben voor- en nadelen. Hieronder een vergelijking om je te helpen kiezen.

Word is beter voor:
• Visueel aantrekkelijke facturen met veel opmaak en logo's
• Facturen met langere beschrijvingen of projectomschrijvingen
• Situaties waarin je de factuur ook als brief wilt versturen
• Ondernemers die gewend zijn aan tekstverwerking

Excel is beter voor:
• Facturen met veel rekenwerk (automatische formules voor subtotaal, BTW, korting)
• Situaties waarin je een facturatieoverzicht wilt bijhouden in hetzelfde bestand
• Ondernemers die met grote aantallen factuurregels werken
• Wie graag met cellen, kolommen en berekeningen werkt

Vergelijking op een rij:

• Opmaak en lay-out: Word wint. In Word heb je volledige controle over het ontwerp. Excel is beperkter qua visuele mogelijkheden.

• Berekeningen: Excel wint. Formules berekenen automatisch het subtotaal, BTW-bedrag en eindtotaal. In Word moet je alles handmatig uitrekenen.

• Herbruikbaarheid: Gelijkspel. Beide programma's ondersteunen sjablonen die je kunt hergebruiken.

• PDF-export: Word wint. Word-documenten zien er na export naar PDF nagenoeg identiek uit. Bij Excel kunnen kolommen verschuiven of afgesneden worden bij het printen.

De conclusie? Gebruik Word als de presentatie belangrijk is en je weinig rekenwerk hebt. Gebruik Excel als je veel factuurregels hebt en automatische berekeningen wilt.

De beperkingen van Word

Hoewel Word een prima startpunt is, heeft het als facturatietool serieuze beperkingen. Naarmate je bedrijf groeit, loop je hier steeds vaker tegenaan.

• Geen automatische berekeningen: Word kan niet optellen. Elke berekening (subtotaal, BTW, eindtotaal) moet je handmatig doen. Dit is een bron van fouten, vooral bij facturen met veel regels of meerdere BTW-tarieven.

• Handmatige factuurnummering: Je moet zelf bijhouden welk factuurnummer aan de beurt is. Vergeet je het te verhogen? Dan heb je dubbele nummers. Sla je een nummer over? Dan heb je gaten in je nummering. Beide zijn problematisch bij een controle door de Belastingdienst.

• Geen betalingsstatus bijhouden: In Word heb je geen overzicht van welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan. Je moet apart een lijst bijhouden of vertrouwen op je bankafschriften.

• Geen koppelingen met andere software: Word kan niet automatisch klantgegevens ophalen uit een CRM, bestellingen importeren uit je webshop of facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware. Alles is handmatig overtypen.

• Opmaakproblemen bij PDF-export: Hoewel Word-documenten er meestal goed uitzien als PDF, kunnen er soms problemen optreden met lettertypen, tabellen of afbeeldingen die anders worden weergegeven. Dit kan onprofessioneel overkomen.

• Geen digitale betaallink: Moderne facturen bevatten vaak een iDEAL- of Mollie-betaallink waarmee je klant direct kan betalen. In Word kun je hooguit een URL typen, maar een echte geintegreerde betaalknop is niet mogelijk.

Tips voor een professionele Word-factuur

Als je toch kiest voor Word, zorg er dan voor dat je factuur er zo professioneel mogelijk uitziet. Met deze tips maak je een factuur die vertrouwen wekt bij je klanten.

• Logo bovenaan: Plaats je logo linksboven of gecentreerd bovenaan. Gebruik een afbeelding van goede kwaliteit (PNG of SVG) en zorg dat het niet te groot is. Een logo van ongeveer 3 bij 3 cm is vaak voldoende.

• Consistent lettertype: Kies maximaal twee lettertypen: een voor koppen (bijvoorbeeld Calibri Bold) en een voor de lopende tekst (bijvoorbeeld Calibri Regular). Vermijd decoratieve lettertypen; ze zien er onprofessioneel uit.

• Nette uitlijning: Gebruik tabstops of onzichtbare tabellen om gegevens netjes naast elkaar te plaatsen. Klantgegevens links, factuurnummer en datum rechts. Zorg dat alles op dezelfde lijn staat.

• Kleuraccenten: Gebruik je huiskleuren spaarzaam, bijvoorbeeld voor de koptekst of de tabelkoppen. Gebruik nooit meer dan twee of drie kleuren. Een subtiel kleuraccent maakt je factuur herkenbaar zonder afleidend te zijn.

• Bankgegevens in de footer: Plaats je IBAN, BIC en eventueel je betaaltermijn onderaan de pagina in een voettekst. Zo staan ze op elke pagina van je factuur en hoeft de klant er niet naar te zoeken.

• Duidelijke scheidingslijnen: Gebruik dunne lijnen om secties visueel te scheiden. Bijvoorbeeld een lijn tussen de factuurkoppen en de factuurregels, en een lijn boven het totaalbedrag. Dit verbetert de leesbaarheid.

Wanneer is het tijd voor facturatiesoftware?

Word is een prima startpunt, maar op een gegeven moment groei je eruit. Dit zijn de signalen dat het tijd is om over te stappen op professionele facturatiesoftware:

• Je stuurt meer dan 10 facturen per maand: Bij dit volume kost handmatig factureren in Word te veel tijd. Het risico op fouten neemt toe en je besteedt uren aan werk dat geautomatiseerd kan worden.

• Je hebt een webshop: Zodra je online verkoopt via Shopify, WooCommerce of een ander platform, heb je geautomatiseerde facturatie nodig. Het is praktisch onmogelijk om voor elke online bestelling handmatig een Word-factuur te maken.

• Je verkoopt op meerdere kanalen: Verkoop je zowel via je eigen webshop als via bol.com of Amazon? Dan heb je een systeem nodig dat alle verkoopkanalen samenvoegt en centraal facturen genereert.

• Je wilt betalingen bijhouden: Als je regelmatig moet uitzoeken welke facturen nog openstaan, is een debiteurenoverzicht onmisbaar. Facturatiesoftware biedt dit standaard, inclusief automatische herinneringen.

• Je boekhouder vraagt om UBL-bestanden: Steeds meer boekhouders en boekhoudprogramma's werken met UBL (Universal Business Language), een gestandaardiseerd factuurformaat. Word kan dit niet genereren.

Met Winkel Factuur automatiseer je het volledige facturatieproces. Facturen worden automatisch aangemaakt bij elke bestelling, voorzien van het juiste factuurnummer, BTW-tarief en klantgegevens. Je hoeft nooit meer een Word-document te openen voor je facturen.